Що відноситься до кадрових наказів, а що до наказів по особовому складу, питання передплатників, журнал

Що відноситься до кадрових наказів, а що до наказів по особовому складу?

Як організувати документообіг в кадровій службі. Порядок роботи з документами

Порядок роботи з документами в організації закріпіть на локальному рівні. Основи діловодства. як правило, закладаються в положеннях про відділи. Більш детально схему документообігу опишіть в інструкції з діловодства організації.

При цьому оборот документів в кадровій службі розглядається як складова загального документообігу організації. Порядок роботи з документами встановлено в розділі 3 ГСДОУ, затвердженої наказом Головархіву СРСР від 25 травня 1988 р № 33.

Види кадрових документів

На практиці документи, з якими працює кадрова служба, можна розділити на три групи:

Кадрова служба здійснює діловодство шляхом підготовки проектів, узгодження і видання організаційних, розпорядчих та інформаційно-довідкових документів, їх реєстрації, обліку і зберігання. Як інструмент для виконання цього завдання можна використовувати номенклатуру справ.

Організаційні та розпорядчі документи є внутрішніми документами організації.

До організаційних документів, зокрема, відносяться:

До розпорядчих документів відносяться:

• накази і розпорядження, в яких відображаються питання роботи з кадрами;
• документи з особового складу, що відображають рух і облік кадрів (особові картки. особисті справи).

Підготовка організаційних і розпорядчих документів

Ситуація: Які накази відносяться до наказів по особовому складу, а які - до наказів по основній діяльності

До наказам з особового складу потрібно віднести накази, за допомогою яких документують трудові відносини - прийом, переклад, переміщення, звільнення, відпустки, відрядження і т. П.

Ніна Ковязіна,
заступник директора департаменту освіти і кадрових ресурсів МінздраваУкаіни

Наказ по особовому складу: від створення до архіву

Робота з наказами по особовому складу - одне з найпоширеніших напрямків в діяльності кадрових служб. Разом з тим на практиці виникає ще багато питань щодо процедури створення цього документа. Сьогодні ми розповімо про те, як підготувати проект наказу по особовому складу, як надати йому юридичну силу, як правильно організувати поточне і архівне зберігання цього документа.

Будь-який наказ - це розпорядчий документ, що видається одноосібно керівником організації і містить обов'язкові для виконання приписи. У діловодстві виділяють два види наказів: з основної діяльності та з особового складу.

Накази по особовому складу регулюють правовідносини між працівником і роботодавцем. Цим видом документів оформляють такі процедури, як прийом на роботу, переведення на іншу роботу, звільнення, надання відпусток, відрядження, зміна прізвища, заохочення і стягнення.

Накази з особового складу відносяться до найбільш важливих документів, що утворюється в кадровому діловодстві, і є основними в діяльності кадрової служби будь-якої організації, незалежно від форми власності. Відповідно до трудового законодавства, а також законодавства про бухгалтерський облік на підставі наказів здійснюються практично всі дії, що здійснюються роботодавцем у сфері роботи з кадрами. Ведуться облікові форми, особисті справи, трудові книжки та інші документи працівників. Документи-підстави до наказів по особовому складу або включаються до особової справи працівника, або утворюють самостійне справу додатків до наказів по особовому складу.

Що служить підставою для наказу?

Популярні питання

Створення проекту наказу

Накази з особового складу оформляються на загальному бланку організації і включають з себе такі реквізити *:

• назва виду документа;
• дата;
• порядковий номер наказу;
• місце видання наказу;
• індекс документа;
• заголовок до тексту наказу;
• сам текст наказу;
• підпис керівника організації;
• віза про погодження;
• дані виконавця.

Текст наказу слід викладати коротко в наказовій формі. Текст розпорядчої частини наказу по особовому складу розбивається на розділи і пункти, які оформляються арабськими цифрами з крапкою. Він складається з двох частин - констатуючої та розпорядчої. У констатуючій частині повинні бути визначені завдання і причини видання наказу. В розпорядчої - перераховані конкретні завдання, виконавці та терміни виконання. Крім того, обов'язково повинні бути перераховані підстави для видання наказу. Зверніть увагу, що дата наказу та реєстраційний номер пишуться від руки після завершення процедури оформлення наказу. Адже як можна заздалегідь присвоїти номер і дату документа, який ще не підписаний? Цілком можливо, що проект наказу буде перероблятися, а за цей час в книзі реєстрації нумерація піде далеко вперед.

Узгодження і підпис проекту наказу

Проекти наказів по особовому складу найчастіше готуються кадровою службою за поданням (наприклад, в доповідній або службовій записці) керівників структурних підрозділів та узгоджуються із зацікавленими посадовими особами. Вони представляються на підпис директору, особі, яка виконує його обов'язки, або заступнику директора відповідно до розподілу обов'язків та посадовими інструкціями. При цьому обов'язково вказується фактична посада особи, яка підписала документ, і його прізвище. Не допускається підписувати документи з прийменником «за» або проставленням косої риски перед найменуванням посади.

Узгодження проектів наказів в структурних підрозділах організації здійснюється в термін, визначений локальними актами, наприклад до п'яти днів з моменту їх надходження, і оформляється візами керівників структурних підрозділів або посадових осіб, офіційно їх заміщають. У разі внесення в проект наказу на стадії узгодження істотних змін він подле¬жіт переоформленню і повторному погодженню.

• організаційні;
• розпорядчі (накази по основній діяльності та особовому складу, розпорядження, вказівки, рішення);
• інформаційно-довідкові.

Отже, накази бувають по особовому складу і по основній діяльності. До наказам з особового складу потрібно віднести накази, за допомогою яких документують трудові відносини - прийом, переклад, переміщення, звільнення, відпустки, відрядження і т. П. Відповідно до законодавства накази по особовому складу мають два терміни зберігання: 75 років і 5 років . Отже, доцільніше їх зберігати в окремих папках. Перша група - накази, які оформляють трудові відносини і істотні факти реалізації трудової функції працівника (стосуються умов трудового договору) і мають довготривалий термін зберігання (75 років):

• Про прийом на роботу;
• Про припинення дії трудового договору;
• Про переведення на іншу роботу;
• Про надання відпустки без збереження заробітної плати;
• Про надання відпустки по догляду за дитиною до трьох років;
• Про достроковий вихід з відпустки по догляду за дитиною;
• Про направлення в закордонне відрядження;
• Про заохочення працівника;
• Про зміну прізвища;
• Про призначення на посаду;
• Про суміщення посад / професій;
• Про виконання обов'язків (на час відпустки);
• Про встановлення надбавки до посадового окладу.

Також необхідно відзначити, що накази про призначення на посади перших осіб підприємства, тих посадових осіб, які згадуються в статуті (наприклад, генеральний директор, його заступники, головний бухгалтер, керівник служби внутрішнього контролю), є наказами з основної діяльності, а не за власним складом. Друга група - накази, оперативно регулюють виконання трудової функції працівником і мають термін зберігання 5 років:

Петиція від всіх кадровіковУкаіни

У Трудовому кодексі є прикрі прогалини, які ускладнюють роботу кадровикам, хоча нічого не варто їх усунути.