Робота з підрядниками - чудові заходи
Робота з підрядниками
В ході підготовки заходу вам може знадобитися допомога безлічі різних постачальників і партнерів.
У країнах Західної Європи і США досить поширені Celebrity Speakers Bureau. На момент написання цієї книги вУкаіни цей бізнес не дуже помітний.
1. Оцінити свої ресурси і потреби.
2. Визначити бюджет.
3. Відібрати потенційних постачальників.
4. Надіслати цінової запит.
5. Розглянути пропозиції і вибрати постачальників.
6. Обговорити остаточну вартість і підписати контракти.
7. Проконтролювати виконання контрактів.
8. Працювати тільки з кращими.
Спочатку оцініть, що у вас є і що (послуги, техніка, персонал) може знадобитися. Оцініть, у скільки вам обійдеться рішення діяти власними силами. Для цього згадайте, що у вашого часу і часу ваших колег (у кожної години, дні, тижні) є ціна: ваша зарплата і гроші, які ви могли б заробити за цей час, якби передали якусь роботу субпідряднику. Краще, якщо ця ціна - дня або години - заздалегідь вам відома, щоб ви, вислухавши пропозицію підрядника, могли легко порівняти їх за вартістю.
В іншому випадку обладнання може коштувати надто дорого, або потреба в його використанні виникає рідко, або воно вимагає професійного обслуговування, а це означає, що разом з покупкою устаткування вам доведеться взяти на роботу ще й додаткового висококваліфікованого працівника. В такому випадку обладнання краще орендувати.
Залежно від параметрів, закладених в кошторис заходу, чесно визначте, скільки грошей ви можете на це виділити.
Складіть базу потенційних підрядників для виконання цікавить вас роботи. Якщо ви часто проводите заходи, то бажано, щоб така база у вас була постійно і ви лише час від часу її поповнювали (див. Вище списки, хто може бути вашим підрядником).
Відзначте в своєму списку підрядників, які надають необхідну вам в даний момент послугу, і розішліть цінової запит. У ньому можна опустити деякі несуттєві деталі, щоб сконцентруватися на найбільш важливих для вас моментах.
Наприклад, нам потрібно терміново відправити ряд посилок до деяких городаУкаіни. У період підготовки проекту такі відправлення будуть регулярні, а згодом кількість міст буде розширюватися.
Таким чином, нам знадобляться послуги кур'єрських компаній, що надають послуги з експрес-доставки в ці міста. І ми пишемо цінової запит:
«Шановна кур'єрська компанія!
Нам необхідно виконати відправку посилок вагою 1-1,2 кг в наступні міста: Полтава, Житомир, Ростов, Сєвєродонецьк.
Будь ласка, повідомте вартість ваших послуг і терміни доставки.
Той же принцип може працювати для будь-яких постачальників:
- поліграфічна компанія: «Нам потрібно надрукувати 3000 буклетів, 4 + 4, два фальца, папір 200 г, терміни - чотири робочих дня»;
- туристична компанія: «Нам потрібно оформити візи для ста чоловік з Канади, США та Європи. Які ваші умови, необхідні документи, терміни і скільки це коштує? »
Оцініть реакцію на ваш запит. Захотіла компанія поговорити з вами або обмежилася письмовою відповіддю? Якщо письмово, подивіться, наскільки особистісним був цей відповідь: зі зверненням і відповіддю на питання чи просто безликий прайс-лист. Оцініть, наскільки грамотно складено пропозицію, наскільки швидко вам відповіли. Все це покаже, чи зацікавлений підрядник в роботі з вами.
Відповідно, якщо компанія відреагувала швидко і чітко, значить, і бізнес-процеси в ній добре налагоджені, вони зацікавлені в вас як в Клієнта і з вашим замовленням все буде в порядку.
Звичайно, потрібно враховувати і ціну. Однак співвідношення ціна / якість рідко буває кращим у найдешевших і найдорожчих постачальників. Найкраще просто ігнорувати 20% найдорожчих і найдешевших пропозицій.
Після отримання відгуку від підрядників потрібно розглянути і вибрати кількох постачальників (півфінал), поговорити з ними докладніше, може бути, запитати рекомендації і вибрати одного-двох, найкращих на ваш погляд.
Тільки після цього можна обговорити остаточні умови, вартість послуг, укласти договір і почати працювати.
Наступного разу у вас не буде необхідності вибирати постачальника і розсилати запити. Можна буде просто зателефонувати саме в цю компанію.
Вибирайте: постійні тендери або робота as-long-as-they-fault (поки постачальник не проколе).
Якщо виникають якісь складнощі, все повторюється і вибирається новий постачальник / підрядник. У деяких компаніях це роблять регулярно, щоб тримати в тонусі постачальника і отримувати кращі цінові пропозиції ринку. У цьому є сенс, однак знову ж слід пам'ятати, що ваш час має вартість. Якщо ви витрачаєте робочий день, отримуючи виграш в $ 10, то це погана практика. Крім того, якщо ви співпрацюєте з однією компанією кілька років (або хоча б протягом декількох проектів), то ви можете їй довіряти. Нової ж компанії тільки належить заробити вашу довіру.
Як вибирати event - агентства?
Існують різні думки щодо того, як трансформується галузь event-менеджменту. Я чув думку, що попереду нас чекає загальна інтегрованість маркетингових комунікацій. Я вважаю, що в галузі організації заходів поступово відбуваються ті ж процеси, що і в комп'ютерній індустрії. Час, коли в одній компанії ви могли замовити і корпоративне свято, і зустріч з інвесторами, і дилерський форум, і семінар, проходить. Потрібно бути кращим, але не можна бути кращим у всьому. А час монстрів, які будуть консолідувати цілі сегменти галузі, ще не настав.
Було: вертикальний ринок - універсальні агентства, фахівці широкого профілю, «все в одному». Якщо ви бачите пропозицію якоїсь компанії, в якому говориться, що ви можете замовити різні типи заходів, поставтеся до цього обережно. Як мінімум дізнайтеся, скільки співробітників в цій організації. Може, вам пощастить і ви отримаєте непогане захід. Але майже напевно не блискуче. Швидше за все пропозиція зробити «все» означає «все потроху».
У разі якщо у вас високі вимоги до заходу, краще звертайтеся в компанію, що спеціалізується на проведенні саме потрібного вам виду заходу.
Прочитайте книгу Джима Коллінза [5] «Від хорошого до великого». Підкресліть слова «концепція їжака».
Стає: горизонтальний ринок - спеціалізовані агентства, експерти в одній області, альянси конкурентів, концентрація і професіоналізм.
Виникають все більш спеціалізовані компанії, що пропонують дедалі вужчі послуги. Проте саме вони досягають професіоналізму в своїй вузькій сфері діяльності. Ви можете бути впевнені, що свою вузьку область вони знають від і до. Не можна робити чудово все. Приходить час чіткої концентрації.
Таким чином, при виборі event-компанії приділіть особливу увагу попереднім досвідом претендентів. Подивіться, чи є у них в портфоліо заходи, схожі на те, що ви плануєте зараз.
Якось раз на семінарі Ігор Манн запропонував цікаве інтелектуальне вправу. Уявіть, що на ваш ринок виходить якась компанія-Термінатор, новий гравець, що має низку властивостей, які дозволяють йому протягом короткого часу зайняти весь ринок або дуже значну його частину - тобто начисто перемогти всіх конкурентів. Тільки не кажіть, що це неможливо на вашому ринку! Все можливо на будь-якому ринку, вся сіль у тому, якими властивостями володіє ця грізна компанія. І коли ви записуєте її передбачувані властивості - ву-аля! - перед вами план того, до чого повинна прагнути ваша фірма тут і зараз.
Я виконав це завдання - написав властивості, якими повинна володіти ідеальна компанія, що пропонує послуги з організації заходів. Якщо ви займаєтеся цим бізнесом, можливо, вам буде цікаво поглянути на результати, щоб попрацювати над своєю конкурентоспроможністю. Якщо ж ви замовник заходи, можливо, ви за допомогою мого списку оціните, наскільки хороша обрана вами event-компанія.
Якою має бути найкраща event-компанія (далі ЛЕК)?
- У ЛЕК повинні працювати кращі люди ринку: талановиті, з великим досвідом, яскраві, відомі. Крім фахівців у компанії повинні бути відомі, шановні керівники.
- У ЛЕК має бути вражаюче портфоліо. Я маю на увазі відкритий список великих, складних, красивих проектів з явним результатом. Проекти говорять краще за слова.
- У ЛЕК повинен бути вражаючий список Клієнтів. Це список з дуже відомих організацій. Інші компанії-замовники хотіли б потрапити в коло таких Клієнтів, як в елітний клуб.
- ЛЕК відрізняє нестандартність, вміння виділятися в дрібницях. Краса рішень привертає увагу, запам'ятовується і приносить задоволення як Клієнтам, так і самим організаторам.
- ЛЕК швидко стає відомою. «Невідоме агентство» апріорі підозріло. Про ЛЕК говорять і пишуть, її обговорюють, цитують, лають. При цьому у ЛЕК чудова репутація. Про неї можуть розповісти багато. І якщо вони будуть говорити правду, то скажуть тільки хороше.
- ЛЕК відрізняє універсальність. Будь-яке завдання може бути вирішена, незалежно від термінів і місця проведення заходу. Ми всі любимо чарівників.
- ЛЕК зрозуміла і для Клієнтів, і для конкурентів. Вона використовує прозорі методи роботи, зрозумілі технології організації, сповідує чіткі принципи, правила, терміни, ціноутворення, етичні норми. Вона просвічує, задає стандарти, визначає тенденції і норми, будучи ідеологічним лідером ринку. Конкуренти змушені на неї орієнтуватися.
- ЛЕК агресивна. Вона забирає чужих Клієнтів і не віддає своїх.
- ЛЕК стабільно лідирує в рейтингах і умах Клієнтів (фактор визнання).
- Зрозуміло, що послуги ЛЕК бездоганні. У якості немає конкуренції.
Як працювати з агентствами
Повторюся: типові функції HR - наймати, розвивати, організовувати, мотивувати, утримувати або звільняти. Агентства - теж люди. І тому для управління роботою агентства характерні абсолютно ті ж принципи.
Уявіть, що найнята вами агентство - це якийсь своєрідний event-менеджер. Такий собі Супермен, багаторукий і багатоголовий суперработнік, який може знаходитися одночасно в багатьох місцях і вирішувати безліч завдань відразу. Але його теж потрібно мотивувати, стимулювати, заохочувати і конструктивно критикувати. Розуміння, що агентство схоже на працівника вашої компанії, допоможе вам досягти взаєморозуміння і отримати від агентства максимум.
За якими параметрами можна оцінити яку вони надають послугу?
Послуга може бути надана якісно, швидко, дешево. Але тут працює цікаве правило: поєднати можна тільки два цих чинника, а одним доведеться пожертвувати.
Уявіть, що у вас є три величезних апельсина. Ви не удержите їх все, оскільки у вас тільки дві руки; максимум, що ви зможете зробити, - це віртуозно жонглювати ними. Так само і з підрядниками. У вас всього три варіанти.
- Ваше замовлення можуть бути якісними і дешевими, але отримаєте ви їх не скоро. Вас не будуть обслуговувати в пріоритетному порядку, ви опинитеся в кінці черги, після інших, більш рентабельних Клієнтів. Або, наприклад, таку якісну і недорогу послугу ви зможете замовити в період сезонного спаду.
- Ваше замовлення можуть бути дуже якісними, і вони будуть надані швидко, точно в термін, але в цьому випадку доведеться заплатити максимальну ціну.
- Ваше замовлення можуть бути надані швидко і дешево, але не питайте про те, чи добре все було зроблено. Будьте готові до сюрпризів.
На жаль, таке життя!