Посадова інструкція особистого помічника керівництва

Особистий помічник має право:

2. Запитувати й одержувати необхідні матеріали, документи, інформацію від співробітників інших підрозділів для виконання розпорядження керівництва Товариства і безпосереднього керівника.

3. В межах своїх посадових обов'язків підписувати і візувати документи, а саме: супровідні листи для вихідних факсів, заявок; заявки на разові перепустки для проходу в адміністративну будівлю.

4. Самостійно вести листування / переговори із зовнішніми організаціями з питань, пов'язаних з дозволом поточних питань, які не потребують рішення вищого керівництва і згоди інших співробітників, а саме уточнюючого характеру - для вирішення поточних, пов'язаних з робочим графіком керівництва або виконанням розпоряджень, які не накладають ніяких зобов'язань.

III.Должностние обов'язки

До обов'язків Особистого помічника керівництва Товариства відносяться:

1. Виконання завдань, поставлених керівництвом і безпосереднім керівником.

2. Забезпечення вхідних і вихідних дзвінків керівництва, організація конференц (багатосторонніх) дзвінків керівництва.

3. Облік і розподіл інформації, що надходить, що стосується керівництва, своєчасна передача документів, повідомлень і інформації керівництву (письмово або усно).

7. Організація прийому відвідувачів керівництва: замовлення перепусток і супровід відвідувачів, відстеження стану переговорних кімнат до і після прийому клієнтів (чистота, відсутність зайвих документів, наявність канцелярського приладдя і їх функціональність).

8. Стеження за своїм розкладом переговорних кімнат.

9. Відстеження надходження документів, кореспонденції і друкованих видань для керівництва, своєчасна їх передача. Контроль і координація отримання і відправки вхідної та вихідної кореспонденції керівництва (документи, листи, факси, листи по електронній пошті).

10. Складання та редагування ділових листів для керівництва.

11. Контроль збереження документів в приймальній керівництва.

12. Дотримання конфіденційності вхідної та вихідної інформації.

13. Координація роботи водіїв керівництва (координація маршрутів, оповіщення водіїв про вихід керівництва з будівлі, координація заміщення водіїв).

14. Організація поїздок і відряджень керівництва (здійснення візової підтримки, бронювання готелів, організація трансферу, програми поїздок і т.п.)

15. Організація приїзду іноземних партнерів і клієнтів (здійснення візової підтримки, бронювання готелів, організація трансферу, програми заходів і поїздок і т.п.)

16. Координація роботи щодо керівництва з секретарем-референтом.

17. Заміщення секретаря-референта офісу.

18. Виконання інших доручень безпосереднього керівництва.