Порядок укладення договорів, візування - пережиток або необхідна процедура організація

Далі слід розробити і затвердити основні принципи порядку укладення договорів - або суб'єкт господарювання твердо дотримується власних шаблонних форм, або користується чужими проектами, які надходять від постачальників і клієнтів. У згаданій організації використовується комплексний підхід.

Так, договори по порядку укладення підрозділяються на наступні групи:

- договори, первинні умови яких пропонуються ВАТ "Б";

- договори, первинні умови яких пропонуються контрагентами ВАТ "Б";

- договори, умови яких пропонуються державними органами, типові і зразкові договори, затверджені нормативними актами.

Як відомо, договори можуть укладатися: шляхом складання єдиного документа, підписаного сторонами; за допомогою факсимільного зв'язку; шляхом обміну документами за допомогою поштового, телеграфного, телетайпного, електронного чи іншого зв'язку, що дозволяє достовірно встановити, що документ виходить від сторони за договором.

За загальним правилом договори, укладені ВАТ "Б", полягають в простій письмовій формі. Зовнішньоекономічні договори укладаються в письмовій формі в обов'язковому порядку. Проста письмова форма договору вважається дотриманою також і в разі направлення рахунку-фактури, рахунки (як оферти) і товарною накладною на відпуск та оприбуткування товарно-матеріальних цінностей (товарно-транспортної накладної), що містять суттєві умови досягнутої між сторонами договору.

У локальних актах розглянутого підприємства закріплено, що при оформленні та укладенні договорів, початкові умови яких пропонуються ВАТ "Б", за загальним правилом слід керуватися стандартними зразками договорів. При оформленні та укладенні договорів, початкові умови яких пропонуються контрагентами ВАТ "Б" або викладені в нормативних актах або локальних актах контрагентів, необхідно керуватися редакцією контрагента з урахуванням дотримання принципів симетричності щодо прав і обов'язків сторін, а також добровільності укладення договору і вибору його умов .

Наступним етапом побудови договірної роботи є оформлення процедури візування. Це внутрішня процедура, яка полягає в проставленні уповноваженим працівником організації підписи на договорі на підтвердження того, що відповідна функціональна служба ознайомлена з договором і він відповідає інтересам організації в частині умов, перевірка відповідності яким покладено на даного працівника. Будучи внутрішньою процедурою, візування не впливає на висновок або неукладення договорів, так само як і на права і обов'язки відповідного підприємства щодо третіх осіб.

Підкреслимо, що візування не є обов'язковою процедурою, але його введення дозволяє досягти як мінімум наступних цілей:

- ознайомити ключових учасників бізнес-процесів з виникаючими у підприємства зобов'язаннями;

- зменшити ризики в діяльності суб'єкта господарювання шляхом попередньої перевірки законності і доцільності здійснюваних господарських операцій.

Очевидно, що введення процедури візування призводить до невеликого уповільнення звернення внутрішньофірмової бізнесінформаціі. Тому необхідність її введення кожен суб'єкт господарювання визначає самостійно в залежності від обсягів виробництва, зовнішніх і внутрішніх ризиків та чисельності персоналу.

У ВАТ "Б" візування проектів договорів здійснюється в наступному порядку:

- договори з поставщікамінерезідентамі і покупателямінерезідентамі візуються виконавцем, його начальником, начальником фінансово-економічного відділу (далі - Фео), головним бухгалтером, начальником відділу організації зовнішньоекономічної діяльності (далі - ООВЕД), начальником юридичного відділу;

- договори з поставщікамірезідентамі візуються виконавцем, його начальником, начальником Фео, головним бухгалтером, начальником юридичного відділу;

- договори зі споживачами візуються виконавцем, його начальником, начальником Фео і начальником юридичного відділу. Допускається тиражування стандартних бланків договорів з одного разу проставленими візами;

- договори оренди і зберігання візуються начальником юридичного відділу, начальником Фео і головним бухгалтером;

- інші договори, пов'язані з основною діяльністю із закупівлі і реалізації товарів, візуються виконавцем, його начальником, начальником Фео, головним бухгалтером та начальником юридичного відділу;

- договори, що опосередковують здійснення допоміжної діяльності ВАТ "Б", візуються виконавцем, його начальником, начальниками функціональних служб в залежності від наявності в договорах умов, які перевіряються відповідними службами, і начальником юридичного відділу.

У виняткових випадках допускається підписання договору без дотримання процедури візування або з дотриманням процедури візування не в повному обсязі, якщо прострочення в укладенні договору завдасть шкоди інтересам ВАТ "Б".

У свою чергу, візуванням договору такі посадові особи підтверджують:

- начальник ООВЕД - що всі умови договору в частині дотримання зовнішньоекономічного законодавства дотримані;

- головний бухгалтер - що договір відповідає вимогам бухобліку і в ньому присутні всі умови, необхідні для здійснення бухгалтерського і податкового обліку при виконанні договору;

- начальник Фео - що умови договору в частині економічного обґрунтування вибору постачальника, умови про порядок розрахунків відповідають інтересам ВАТ "Б", укладення договору економічно доцільно;

- начальник юридичного відділу - що умови договору в частині порядку, термінів розгляду і вирішення спорів і претензій відповідають інтересам ВАТ "Б", проект договору не порушує чинне законодавство Республіки Білорусь і локальні акти ВАТ "Б", договір оформлений без порушень.