Порядок обліку робочого часу

Порядок обліку використання робочого часу

Даний «Порядок обліку використання робочого часу» співробітників ТОВ вводиться з метою регламентування порядку і послідовності дій при обліку використання робочого часу співробітників підприємства.

1. Терміни, визначення та скорочення, що використовуються в документі:

Табель - затверджена форма документа, що містить інформацію про облік використання робочого часу із зазначенням П. І. Б. співробітника, посади, табельного номера і кількості відпрацьованих годин. Окремо в табелі зазначається час понаднормової роботи, роботи у вихідні та святкові дні.

Табелювання - процес формування, звірки і підтвердження табеля

Робочий час - норма часу, протягом якого працівник відповідно до розпорядку робочого дня і графіка змінності повинен виконувати обов'язки, покладені посадовою інструкцією.

Прогул - відсутність працівника без поважних причин на роботі більше 3-х годин, а також відсутність через хворобу, непідтвердженою лікарняним листом.

Коригування табеля - внесення змін до табель минулого періоду, за яким розрахована заробітна плата.

Відповідальний за ведення табеля - працівник підрозділу, на якого покладено обов'язок ведення табеля в підрозділі:

- в магазинах - керуючий магазином;

- по службам офісу - уповноважені директорами служб співробітники (секретарі);

- на РЦ - начальники змін;

- на автобазі - технік з обліку.

Облік використання робочого часу - важлива функція системи контролю дисципліни і координації діяльність колективу, формування вихідних даних для нарахування заробітної плати.

Табель обліку робочого часу формується по кожному підрозділу в програмі 1С «Кадри і зарплата» на підставі графіків змінності, наказів про прийом, переведення, звільнення, надання відпустки та обліку всіх існуючих видів відпрацьованого часу (нічні, святкові, понаднормові і т. Д.)

Облік використання робочого часу проводитися методом реєстрації відхилень (прогулів, зміни графіка змінності, лікарняних листів і т. П.)

При реалізації кожного етапу обов'язково виконання вимог, викладених у цьому документі.

Терміни здачі табелів підрозділів встановлюються щомісячно окремим розпорядженням служби управління персоналом.

3. Перелік документів необхідних для внесення відхилень в табель

Відмітки про відхилення - невихід на роботу (прогул, хвороби) або інші відхилення від нормальних умов роботи робляться тільки на підставі оформлених належним чином документів:

- розпорядження про зміну графіка роботи, яка направляється відповідальною особою закріпленому за підрозділом табельнику кожного 1-го числа поточного місяця;

- службової записки про відсутність співробітника на роботі-прогул, яка направляється табельнику щодня до 12-00 поточного дня;

- лікарняних листів, заповнених відповідно до інструкції, які передаються табельнику в міру надходження.

4. Облік використання робочого часу

Відповідальний за ведення табеля:

- спрямовує табельнику розпорядження про зміну працівникам графіка змінності кожного 1-го числа поточного місяця;

- направляє щодня до 12-00 поточного дня, на підставі даних «Журналу виходу на роботу», закріпленому табельнику службову записку про відсутність працівників на роботі - прогул або про відсутність прогулів.

- передає заповнені, згідно з інструкцією, лікарняні листи табельнику в міру їх надходження, але до 27 числа кожного місяця;

дні хвороби, непідтверджені документом (лікарняним листом) відображаються в табелі як прогул.

Напередодні дня здачі табеля, згідно розпорядження про терміни здачі табелів -

- отримує по електронній пошті від закріпленого табельщика первинний табель обліку робочого часу;

- отримує від інспектора з кадрів списковий склад персоналу підрозділу, станом на день здачі табеля, і звіт про «рух персоналу в підрозділі», в якому відображені всі рух персоналу за поточний місяць (прийом, переклад, звільнення, відпустки);

- звіряє табель з журналом виходу на роботу, який щодня ведеться в магазині, з виписками з наказів про прийом, звільнення, переведення, наданими працівниками, з лікарняними листами.

- погоджує із закріпленим табельщиком в електронному вигляді остаточний табель (в день здачі табеля за розпорядженням);

- роздруковує і підписує остаточний табель, розпорядження і службову записку, передає кур'єрською поштою оригінал табеля в відділ кадрів до 5-го числа місяця, наступного за звітним.

- формує первинний табель, в який внесено відхилення - лікарняні листи і прогули;

- відправляє первинний табель по електронній пошті відповідального за ведення табеля в підрозділі;

- отримує документи про відхилення, на підставі яких додатково вносить зміну в табель;

- направляє остаточний табель відповідального за ведення табеля на узгодження по електронній пошті;

- узгоджений по електронній пошті табель роздруковує, підписує, передає на підпис інспектора з кадрів;

- передає остаточний табель з додатками (розпорядженням, службовою запискою, звітом про рух в підрозділі) в ОНЗП;

- отримує від відповідального за ведення табеля оригінал табеля, розпорядження і службової записки і здає в архів до 5-го числа місяця, наступного за звітним.

Інспектор відділу кадрів

- направляє звіт «Рух персоналу в підрозділі», в якому відображені всі кадрові переміщення в магазині (прийом на роботу, переведення, звільнення, відпустки), і списковий склад магазину по електронній пошті відповідального за ведення табеля в підрозділі;

- перевіряє табель на відповідність відображеної інформації фактичному руху персоналу в підрозділі;

- підписує остаточний табель підрозділу, узгоджений відповідальним за ведення табеля;

- повертає табель зі звітом про рух персоналу табельнику для передачі в ОНЗП.

Коригування табеля минулого періоду проводиться в разі виявлення неправильно відображених даних з обліку робочого часу (повернення лікарняного листа, надання лікарняного листа минулого періоду і т. П).

Відповідальний за ведення табеля:

- складає коригуючий табель на співробітника (ків) і службову записку, згідно Додатку №4, до 5-го числа місяця, поточного за звітним.

Якщо в структурному підрозділі в табелі невірно відображена інформація про кількох співробітникам, то коригуючий табель і службова записка надаються окремо на кожного співробітника.

- передає коригувальний табель з усіма необхідними оригінальними підписами, табельнику.

- отримує підписаний, коригувальний табель (оригінал) - від відповідального за ведення табеля;

- перевіряє правильність внесення змін, обліку годин і підсумки;

- створює електронний документ коректування табеля в програмі 1С;

- надсилає копію коректування табеля в економічну службу;

- передає оригінал коректування табеля в архів.

6. Контроль за виконанням

Вимоги до дотримання Порядку, наведені в даному документі, є обов'язковими для всіх осіб, причетних до обліку використання робочого часу.

Контроль за дотриманням Порядку здійснюють директор по персоналу, начальник відділу кадрів, табельщики.

Відповідальність за достовірність та своєчасність наданих даних з обліку використання робочого часу лежить на керівнику підрозділу. Накладення дисциплінарних та адміністративних стягнень за порушення порядку обліку робочого часу проводиться на підставі наказу Генерального директора підприємства.

Порядок обліку робочого часу - 2.5 out of 5 based on 2 votes