Поняття і основні елементи організації

Організація (від позднелат. Organize - повідомляю стрункий вигляд, влаштовую) - це група людей, діяльність яких свідомо координується для досягнення загальної мети або цілей.

Група повинна відповідати вимогам:

наявність не менше двох осіб, які вважають себе частиною групи; наявність мети, яка приймається як загальна для всіх членів організації; наявність членів групи, які працюють разом для досягнення спільних цілей.

Організації бувають формальні і неформальні. Формальні організації - це організації, які офіційно зареєстровані і діють на підставі існуючого законодавства і встановлених регламентів.

Неформальні організації - організації, які діють поза рамками законодавства, при цьому групи виникають спонтанно, але люди взаємодіють один з одним досить регулярно. Неформальні організації існують у кожної формальної організації.

Основними складовими будь-якої організації є: Люди. що входять в дану організацію; Завдання, Для вирішення яких дана організація існує; Управління, Яке формує, мобілізує і приводить в рух потенціал організації для вирішення поставлених перед нею завдань.

Місія організації - вираз її філософії і сенсу існування. Місія зазвичай декларує статус підприємства, принципи його роботи, наміри керівництва, спрямована в майбутнє і не повинна залежати від поточного стану організації. Місія формується вищим керівництвом організації, яка несе повну відповідальність за її втілення в життя шляхом постановки і реалізації цілей організації. Місія кожної компанії визначається п'ятьма елементами: історія, існуючі переваги власників і керуючих, ринкове середовище, ресурси, певні ділові здібності і можливості.

Кінцеві стану, до яких прагне організація, фіксуються у вигляді її цілей - окремих характеристик організації, на досягнення яких спрямована її діяльність. Існує два типи: довгострокові і короткострокові. Для короткострокових цілей характерна значно більша, ніж для довгострокових, конкретизація і деталізація в питаннях досягнення. Якщо виникає необхідність, між довгостроковими і короткостроковими цілями встановлюються ще й проміжні цілі, які називаються середньостроковими.

Під Структурою управління розуміється упорядкована сукупність стійко взаємопов'язаних елементів, що забезпечують функціонування і розвиток організації як єдиного цілого.

Загальні характеристики організації:

Ресурси організації. До них відносяться: кадри організації, капітал, матеріали, технологія, інформація, які складають внутрішнє середовище організації. Мета кожної організації припускає перетворення різних ресурсів для досягнення встановленої мети. Залежність організації від зовнішнього середовища. Організація повністю залежить від навколишнього світу, тобто зовнішнього середовища як щодо ресурсів, так і по відношенню до своїх клієнтів або споживачів. Зовнішнє середовище включає економічні умови в даній країні, урядові акти, профспілки, конкуруючі організації, споживачів, а також громадські погляди, техніку і технологію в цілому. Поділ праці в організації. Розрізняють горизонтальний і вертикальний розподіл праці. Горизонтальний розподіл праці - це поділ на паралельно функціонуючі підрозділи усередині організації. Складні великі організації здійснюють горизонтальний поділ за рахунок утворення підрозділів, що виконують специфічні конкретні завдання і домагаються конкретних специфічних цілей. Такі підрозділи часто називають відділами або службами. Вертикальний розподіл праці - це координація роботи складових частин організації: відділів, служб, різних підрозділів. Діяльність з координування роботи інших людей і складає сутність управління. Необхідність управління в організації. Щоб організація могла домогтися своїх цілей, завдання її підрозділів повинні бути скоординовані шляхом вертикального поділу праці, тому управління є істотно важливою діяльністю для організації. У зв'язку з цим організація повинна призначати керівників і визначати коло їхніх обов'язків і відповідальності.

Будь-яка організація має своє внутрішнє середовище і середовище зовнішню, в якій здійснюються її операції. Внутрішні змінні - це Цілі, структура, завдання, технологія, люди. Всі внутрішні змінні взаємозв'язані. Зміна однієї з них певною мірою впливає на всі інші.

Завдання - запропонована праця, серія або частина роботи, яка повинна бути виконана заздалегідь встановленим способом в заздалегідь обумовлені терміни. Завдання визначається на основі цілей і структури організації, і наказує не працівникові, а його посаді.

Технологія - поєднання кваліфікаційних навичок, устаткування, інфраструктури, інструментів і відповідних технічних знань, необхідних для здійснення бажаних перетворень.

Організація як відкрита система.

Організації взаємодіє із зовнішнім середовищем, повинна пристосовуватися до змін у ній, щоб нормально функціонувати, і в силу цього повинна розглядатися як "відкрита система". Відкрита система залежить від енергії, інформації, матеріалів, які надходять із зовнішнього середовища. Будь-яка організація є відкритою системою, так як завжди залежить від зовнішнього середовища.

З точки зору системного підходу, організація як відкрита система - це механізм перетворення вхідної інформації або ресурсів в кінцеву продукцію (в відповідності зі своїми цілями). Основні різновиди ресурсів входу: матеріали, обладнання, капітал, робоча сила. Ситуаційний підхід дозволив розширити теорію систем за рахунок розробки концепції, згідно з якою рішення в будь-якій ситуації визначається зовнішніми і внутрішніми факторами і обставинами. Таким чином, менеджер до прийняття рішення повинен обов'язково проаналізувати всі наявні фактори, що впливають на дану проблему, для успішного її вирішення.

Зовнішні фактори поділяються на фактори прямого впливу і непрямого впливу.

Зовнішня і внутрішнє середовище організації.

Середовище прямого впливу включає фактори, що безпосередньо впливають на діяльність організації:

А) Постачальники. Постачальниками капіталу в основному є банки, акціонери і приватні особи. Чим краще йдуть справи у даній організації, тим більше шансів отримати кредит на пільгових умовах у постачальників капіталу.

Б) Трудові ресурси. Без потрібних фахівців належної кваліфікації не можна ефективно використовувати складну техніку та обладнання.

В) Закони держави. Організації зобов'язані виконувати не тільки федеральні, але і регіональні закони. Державні органи забезпечують примусове виконання законів у сфері своєї компетенції.

Г) Споживачі. Споживачі вирішують, які товари і послуги для них бажані, тобто вони визначають напрямки і можливості зростання організації. У ринковій економіці діє принцип: "Споживач - король ринку".

Д) Конкуренти. Керівництво підприємства повинно розуміти, що незадоволені потреби споживачів створюють вільні ніші на ринку для конкуруючих організацій.

Середовище непрямого впливу складається з факторів, що не мають прямого і негайного впливу на діяльність організації:

А) Стан економіки країни. Керівництво організації, особливо при виході на міжнародний ринок, має враховувати економічну ситуацію в тій країні, в яку постачає свій товар, або з якої організація має ділові відносини. Стан світової економіки впливає на вартість ресурсів і здатність покупців придбати товари і послуги. Якщо в економіці прогнозується спад, то необхідно зменшити запаси готової продукції, щоб подолати труднощі збуту, крім цього слід врахувати збільшення або зменшення ставки відсотка на позики, можливе коливання курсу долара або інших твердих валют.

Б) Технології прогрес. Технічні нововведення підвищують продуктивність праці, сприяють поліпшенню якості продукції, а також розширюють можливі області застосування товарів. Поява таких високих технологій, як комп'ютерна, лазерна, мікрохвильова, напівпровідникова, а також використання атомної енергії, синтетичних матеріалів, мініатюризація приладів і виробничого обладнання істотно впливають на розвиток і діяльність організації.

В) Соціокультурні фактори. Це, перш за все, життєві цінності і традиції, звичаї, установки, які мають істотний вплив на діяльність організації.

Г) Політичні фактори. До них відносяться: економічна політика адміністративних органів держави, т. Е. Система оподаткування, пільгові торгові мита, законодавство про захист споживачів, стандарти на безпеку продукції і стандарти по екології. Для організації, що здійснює міжнародну діяльність, істотне значення має політична стабільність цієї держави, а також установка з його боку спеціальних мит на імпорт товарів, експортних квот і т. Д.

Е) Події міжнародної сфери. Менеджмент на міжнародному рівні охоплює найрізноманітніші види діяльності, включаючи переміщення ресурсів, товарів, послуг і кваліфікованої робочої сили з одного боку в іншу. Переміщатися можуть такі ресурси, як сировину, капітал, люди і технології.

Рухливість середовища - Це швидкість, з якою відбуваються зміни в навколишньому середовищі організації. У деяких галузях, наприклад, у фармацевтичній, електронної, хімічної, космічної та ін. Зміни відбуваються відносно швидко. В інших галузях процеси зміни середовища більш уповільнені.