планування дій

А що ж функціональні структури? Функціональна діяльність виконується в них послідовно або в процесі взаємообміну. Це означає, що поставити конкретні організаційні цілі перед тією чи іншою одиницею надзвичайно важко. Тому системи контролю над виконанням не в змозі впоратися з взаємозалежностями функціональних одиниць. Організації доводиться використовувати інші засоби.

Чинний через надструктур прямий контроль і стандартизація робочих процесів (за допомогою формалізації поведінки) є ключовими механізмами координації праці в функціональних структурах. Даний вибір обумовлений властивою цим координаційним механізмам найвищої жорсткістю. Але часом і вони виявляються не в змозі охопити всі залежності. Тоді організація змушена звернутися до систем планування і контролю, спрямованим на стандартизацію випуску, зокрема до планування діяльності. Г. Саймон наводить переконливий приклад того, що трапляється, коли планування дій не справляється з координацією залишкових залежностей робочого потоку.

Під час битви при Ватерлоо наполеонівська армія спочатку ділилася на дві частини. Правий фланг, яким командував сам імператор, зіткнувся з Блюхером в Ліньі; лівий фланг під командуванням маршала Нея зійшовся з Велінгтоном в Катр-Бра. І Ней, і імператор готувалися до атаки, обидва розробили блискучі плани. На жаль, і той і інший припускали, що честь нанесення завершального удару буде надана військам Ерлона. Оскільки плани не були узгоджені, а накази, віддавати в день битви, не відрізнялися чіткістю, загони Ерлона весь день крокували між двома флангами, так і не вступивши в бій ні на одному з них. Трохи менш блискучі, але узгоджені тактичні плани забезпечили б перемогу французам.

Відносно планування дій слід зробити два зауваження. По-перше, на відміну від контролю над виконанням, планування дій не завжди визнає автономію організаційної одиниці і не завжди відбивається на принципах групування. Плани дій визначають рішення, необхідні для здійснення конкретних кроків, таких як пошук ринків збуту для нового продукту, будівництво нової фабрики, продаж старого обладнання. Деякі з необхідних дій можуть плануватися в рамках окремих одиниць, інші виходять за межі підрозділів.

По-друге . оскільки планування дій передбачає вибір конкретних рішень, воно перестає бути чистою формою стандартизації випуску; скоріше, це щось середнє між стандартизацією випуску і робочих процесів. Цю особливість можна висловити, виходячи з континууму посилення регулювання.

• Контроль над виконанням встановлює загальні стандарти результатів на якийсь період часу, без прив'язки до конкретних дій.

• Планування дій встановлює конкретні рішення і дії, які повинні бути прийняті і виконані в певні моменти часу.

• Формалізація поведінки встановлює засоби, за допомогою яких повинні бути виконані рішення і здійснені намічені дії.

Таким чином, якщо контроль над виконанням наказує "збільшити збут в цьому році на 10% (байдуже, яким способом)", то планування дій велить "зробити це шляхом виведення на ринок синіх пристосувань". Безумовно, випуск також повинен був конкретизований, але у вигляді специфікації коштів. В результаті планування дій обертається формалізацією поведінки - а саме, специфікацією робочого потоку: "план може до найдрібніших деталей контролювати складні поведінкові аспекти. Докладний план корабля може визначати е про конструкцію аж до останньої заклепки. Завдання команди будівельників детально розписані самим його дизайном ".

Планування дій виявляється засобом, за допомогою якого не є рутинними рішення і дії цілої організації, зазвичай структурованої за функціональним принципом, можуть проектуватися як інтегрована система. Все це робиться завчасно, на папері. Формалізація поведінки теж трактує організацію як інтегровану систему, але тільки в тому, що стосується її рутинної діяльності. До планування дій вдаються у випадках, коли йдеться про незвичайні кроки, про зміни або перебудові. З його допомогою визначають, хто, що, коли і де повинен робити так, щоб зміни здійснювалися в бажаному руслі.