Письмові форми ділового спілкування - культура ділового спілкування менеджера

Письмові форми ділового спілкування

Вчені з менеджменту завжди відзначали, що менеджери спілкуються і отримують інформацію в основному завдяки усним формам спілкування. Вони наголошували на тому, що "менеджмент є вербальним світом, жителі якого отримують інструкції, допомогу і переконання швидше завдяки особистим контактам, ніж написаним на папері словами [355]. Однак і письмові форми відіграють чималу роль в спілкуванні менеджера. До них можна віднести ділові листи, доповіді, замітки, візитки та ін.

Ділове листування відбирає у менеджера достатньо часу. До кожного отриманого і лист, написаний слід ставитися з великою серйозністю, так як від листування можуть залежати репутація організації та самого менеджера, а також бізнес в цілому.

З появою і стрімким поширенням сучасних технологій люди розучилися писати так, як раніше. Тому в окремих вищих навчальних закладах, зокрема у французькій Сорбонні, зараз майбутніх фахівців вчать професійно писати листи.

Є три види листів, менеджеру завжди слід писати від руки: листи з висловленням співчуття, подяки, запрошення і відповіді на них. Інші ділові листи складають в друкованому вигляді.

У діловому світі певну роль відіграють рекомендаційні листи. Вони можуть бути свідченням повноважень осіб, що беруть участь в переговорах, а також містити в собі інформацію, яку передає однією особою іншій у відношенні третьої особи. На підставі такої інформації може прийматися рішення, наприклад, про прийняття на роботу або надання кредиту. Згідно з правилами по написанню рекомендаційний лист, він повинен складатися з наступних розділів:

• заключній частині, де висловлюється подяка за увагу до висловленої рекомендації.

Ділова візитна картка, звичайно, друкується державною мовою тієї країни, яку представляє її власник. Для ділових відносин з іноземними партнерами, можна з іншого боку візитки продублювати текст на їх мові, що полегшить знайомство і встановлення ділових відносин. Однак краще мати для цього односторонні візитки, зроблені на мові своїх іноземних партнерів.

На візитках в нижньому лівому кутку можна робити позначки, які прийняті в діловому світі, зокрема [217]:

Р.Р. - З метою представлення, установки знайомства (картку вкладають в конверт з рекомендаційним листом)

PFC - як виявлення задоволення і зацікавленості в довгострокових відносинах, при цьому картка направляється після знайомства;

Р.Р.С. - З метою повідомлення про від'їзд і відсутність можливості попрощатися особисто;

PJ. FJf. - Для вітання з приводу національного свята;

PFAT.A. - Для вітання з приводу Нового року;

PJL - для висловлення подяки;

Р.С. - З приводу висловлення співчуття;

PRV - візитку з такими буквами надсилають разом з відповіддю про те, що запрошення прийнято.

Протоколісти вважають, що не відповісти на запрошення - це серйозна помилка в ділових відносинах [217, с. 180-189].

Візитна картка подається повернутою текстом до співрозмовника, завдяки чому він відразу зможе її прочитати.

Завдяки можливості спілкування в Інтернеті виникла навіть дистанційна форма навчання. Ефективними при цьому є такі форми занять, як лабораторні роботи і практикуми, віртуальні екскурсії, ділові ігри. Окремою формою спілкування в Інтернеті є рольові ігри, в яких багато користувачів об'єднані в одному віртуальному просторі і бажанням виграти, а комунікація відбувається в режимі on-line [85]. Спілкування, як правило, тут відбувається у формі діалогу.

З викладеного вище видно, що менеджеру для успішного вирішення ділових проблем треба знати особливості тієї чи іншої форми спілкування і свідомо підбирати її "і методи обговорення відповідно до конкретних ситуацій, а також ретельно готуватися за змістом і не ігнорувати певні етапи спілкування.

Питання для обговорення

1. Що таке стиль спілкування і стилі спілкування Ви знаєте?

2. Необхідно розробляти стратегію і тактику, готуючись до спілкування?

3.3 яких етапів складається будь-який акт спілкування?

4. Що таке психологічний контакт?

б. Які особливості має індивідуальна ділова розмова?

6. Які особливості мають такі форми колективного обговорення, як нарада і збори, і в чому полягають відмінності між ними?

7. Які особливості має презентація?

8. Охарактеризуйте переговори як форму спілкування. Які Ви знаєте стратегії переговорів?

9. Які особливості має публічний виступ перед аудиторією?

10. Які особливості мають методи "мозкового штурму" і дискусії?

11. Що таке суперечка і як її уникнути при обговоренні проблеми?

12. Які письмові форми ділового спілкування використовує менеджер?

Для розгляду на практичному занятті

Провести заняття з елементами ділової та рольової гри за такими темами:

а) бесіда менеджера з кандидатом на посаду;

б) бесіда менеджера з підлеглим, що заслуговує на звільнення.