Оплата проживання у відрядженні - в бюджетній організації, що підтверджують документи, норма
У поняття «відрядження» входить певний вид витрат, в які включена і компенсація найму житлового приміщення. Допустимі норми, умови та перелік супроводжуючих документів регламентовані в законодавчих актах Уряду та листах Мінфіну Укаїни.
Що говорить закон?
Трудовий кодекс України свідчить, що в виробничу діяльність відрядження входять такі обов'язки:
- своєчасне прибуття на місце призначення;
- результативне виконання завдання на відрядження;
- від'їзд в призначений час;
- надання авансового звіту по поверненню на постійне місце роботи.
Нормативна база
Ще зовсім недавно готельні рахунки ставилися до документів суворої звітності.
Оформлені бланки за формою № 3-Г однозначно підтверджували надання послуг з надання житлових приміщень у встановлений період.
Де можна зупинятися?
Відрядженим працівникам надається кілька варіантів розміщення для проживання:
- готельний номер;
- службові квартири;
- самостійна оренда кімнати;
- проживання у родичів.
Вибір місця розташування залежить від об'єктивних і суб'єктивних причин і носить чисто індивідуальний характер.
Готельний номер
Займаючи необхідний номер, відрядження має право користуватися всім спектром побутових і комунальних послуг, пропонованих сервісом готелю.
службові квартири
Наявність житлової площі, яка значиться на балансі організацій, які змушені постійно запрошувати фахівців з боку, економічно обгрунтовано.
Крім того, відрядженим працівникам (наприклад, викладачам вищих навчальних закладів) набагато комфортніше і зручніше існувати в житлових умовах, максимально наближеним до домашніх.
Якщо приймаюча сторона має в своєму розпорядженні службовими або орендованими квартирами, то питання проживання в готелі не виникає.
У родичів
Багато відрядження воліють зупинятися у рідних і близьких.
В цьому випадку, позитивно вирішуються два питання:
- оптимальне рішення побутових проблем,
- близьке спілкування з родичами, з якими не дуже часто зустрічаються.
Як оформляється відрядження за рахунок приймаючої сторони? Дізнайтеся тут.
Які документи потребують роботодавець?
Економічні служби підприємств ведуть детальний облік витрат на відрядження.
Співробітник, який повернувся з поїздки, зобов'язаний у триденний термін оформити авансовий звіт, докласти всі наявні чеки і квитанції, що підтверджують зроблені витрати, а потім весь комплект документів здати в бухгалтерію підприємства.
Бланк рахунок-розписки розроблений в кожному готелі індивідуально і обов'язково включає такі реквізити:
- статутні та банківські реквізити готелю;
- паспортні дані проживає;
- розмір оплати за номер, з виділенням податку ПДВ;
- термін перебування;
- печатка і підпис керівника готелю.
Факт оплати готелю підтверджується касовим чеком або прибутковим касовим ордером.
Оплата за тимчасове проживання в службових або орендованих квартирах зазвичай здійснюється безготівковим способом, грунтуючись на даних укладеного договору на надання житла.
З дозволу роботодавця співробітник може самостійно укласти договір найму житлового приміщення безпосередньо з власником - фізичною особою.
Договір оренди житлової площі і розписка в отриманні оплати документально підтвердять факт найму місця проживання на час відрядження.
У загальному вигляді документи для оформлення представлені в таблиці:
У Податковому Кодексі України не уточнюється перелік документів, які повинні підтверджувати витрати на відрядження.
І якщо документ складений згідно з правилами бухгалтерського обліку, податкові органи зобов'язані приймати їх до уваги.
Як рахувати?
Згідно рахунку на оплату готельного номера, витрати по найму житлового приміщення приймаються до відшкодування повністю.
У Податковому Кодексі не міститься обмежень по оплаті витрат на проживання.
Норми, умови, ліміти
При перевірці податкові органи можуть зацікавитися витратами на компенсування вартості готельного номера особливої комфортабельності.
Щоб подібних спірних питань не виникало, необхідно в Положенні про відрядження окремо прописати якими умовами в готелі можуть користуватися:
- прості співробітники;
- адміністративно-управлінський персонал підприємства.
Рахунки за відрядження на житло рядових співробітників, виписані на суму понад покладену норму, згідно з Положенням про відрядження на підприємстві, приймаються до бухгалтерського обліку в повному розмірі.
У податковому обліку відображаються витрати в межах норми.
Маркетолог В. І. Іванов був направлений у відрядження терміном на три дня, метою якої було укладення договору поставки виробничого обладнання. До авансового звіту по відрядженню Іванов В.І. доклав документи на оплату готельного номера «Люкс» в розмірі 5600 руб. на добу. При цьому, згідно з Положенням про відрядження, штатні співробітники середньої ланки можуть проживати в готелях, вартість яких не повинна перевищувати 3500 руб. на добу.
Після затвердження авансового звіту співробітнику була відшкодована вартість проживання в розмірі 16 800 руб. 5 600 руб / сут. * 3 дня = 16 800 руб.
Крім того, був нарахований ПДФО і страхові внески з суми перевищення:
- 3 500 руб / сут * 3 дня = 10500 руб. - максимально дозволений розмір витрат на проживання;
- 16 800 - 10500 = 6 300 руб. - оподатковуваний база для розрахунку ПДФО і страхових внесків;
- 6 300 * 13% = 819 руб. - нарахований ПДФО;
- 6 300 * 22% = 1 386 руб. - страхові внески ПФР;
- 6 300 * 5,1% = 321,30 руб. - страхові внески ФФОМС;
- 6 300 * 2,9% = 182,70 руб. - страхові внески ФСС;
- 6 300 * 0,7% = 44,10 руб. - страхові внески від нещасних випадків на виробництві.
Чи потрібно оформляти відрядження на 4 години? Дізнайтеся тут.
Для чого потрібна службова записка на відрядження? Дивіться тут.
Податковий облік
Бухгалтерський облік характеризує витрати на відрядження як від звичайних видів діяльності.
Податковий облік відносить їх до групи інших витрат, при цьому вони повинні бути економічно обгрунтованими.
Прийняті до обліку «квартирні» знижують базу оподаткування при розрахунку податку на прибуток.
ПДВ, зазначений окремим рядком в готельному рахунку, правомірно приймається до відрахування при розрахунку податку.
Якщо є підтверджуючі документи
Якщо до авансового звіту додано весь комплект документів, що підтверджують правомірність проживання, відрядження компенсуються в повному розмірі без будь-яких обмежень.
Компенсація без підтверджуючих документів
Загублений готельний рахунок не може бути прикладений до авансового звіту по відрядженню.
Фахівці економічних служб повинні докладно відповісти на питання працівника: «Як оплатити без документів?».
Без квитанції організація має право провести відшкодування проживання відрядженому працівникові за рахунок чистого прибутку, що залишається в розпорядженні підприємства. Але зменшити оподатковувану базу при розрахунку податку на прибуток на величину компенсуються сум без підтвердження проживання фірма не має права.
Крім того, на суму компенсації необхідно нарахувати ПДФО та страхові внески.
Нюанси розрахунків у бюджетній організації
Установи бюджетного напрямку, в основному, мають некомерційний характер виробничої діяльності та фінансуються з бюджетів різного рівня.
Тому в наказі на майбутню відрядження співробітника в бюджетній установі, необхідно відзначити джерело фінансування поїздки. В іншому контроль оплати проживання у відрядженні в бюджетній організації не відрізняється від постановки обліку в комерційних фірмах.
У Податковому Кодексі України не відображені кордону відшкодування витрат на відрядження за наймом житлового приміщення.
Тому дана група витрат, необхідна для поліпшення умов проживання відряджених працівників, повністю компенсується організацією.
Відрядження керівника →