Облік залізничних квитків бухгалтерський облік, проводки, заповнення книги покупок

Перелік витрат на відрядження включає оплату ж / д квитків, придбаних для проїзду до місця виконання службового завдання і назад. Форма квитка встановлена Міністерством, в чиєму відомстві знаходиться транспорт. Документ є бланком суворої звітності (БСЗ), має унікальну нумерацію, вартісну оцінку і дає право на отримання одноразової послуги. В обороті використовуються поряд з паперовими електронні носії. У статті розповімо про облік залізничних квитків, дамо приклади проводок.

Бухгалтерський облік операцій з ж / д квитками

Приклад стандартних проводок в обліку

Працівник П. отримав службове завдання, для реалізації якого потрібна була відрядження. На покриття витрат були видані кошти під звіт в розмірі 5 000 рублів. Після закінчення відрядження працівник надав звіт за видатками, загальна сума яких склала 6 200 рублів, у тому числі ПДВ в сумі вартості ж / д квитків 320 рублів. В обліку підприємства робляться записи:

Облік документів і витрат по ним здійснюється на підставі авансових звітів. Документ підлягає перевірці працівником бухгалтерії, стверджується керівником і представляється в касу для проведення розрахунків. В організаціях наказами встановлюються терміни звітності. Відлік терміну для відряджень обчислюється з дня прибуття.

Включення оплати проїзду до складу витрат

НК Україна встановлює право внесення до складу витрат витрат на відрядження, включаючи оплату проїзду (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Суми приймаються в складі інших витрат. Однією з основних завдань при списанні витрат є підтвердження необхідності відрядження, для чого розробляється і затверджується службове завдання. З урахуванням витрат для зменшення оподатковуваної бази з податку на прибуток витрати повинні бути:

Підтверджено документальними формами.
Економічно обгрунтовані - здійснені в рамках діяльності, спрямованої на отримання прибутку.
Оформлено формами, дозволеними законодавством.

У документообігу допускається застосування бездокументального форми - електронних квитків (БСО). Документи купуються шляхом безготівкового онлайн розрахунку. Наявність документа недостатньо для підтвердження витрат і факту проїзду. Для посвідчення фактичного отримання послуг на залізничному транспорті необхідно мати маршрут / квитанцію, посадковий талон.

Факт оплати засвідчує виписка з електронної системи - контрольний купон.

Порівняння оформлення квитків документальної і бездокументального форм

При використанні ж / д квитків різних видів мають відмінні риси, що враховуються при використанні їх в документообігу.

Прямої вказівки на перелік форм за електронними квитками в НК Україна відсутній, необхідно орієнтуватися на пояснення про документообіг, представлені РЖД.

Відображення у витратах при втраті документів

Особи, які направляються у відрядження, здійснюють придбання ж / д квитків як фізична особа з подальшим відображенням витрат в авансових звітах. В окремих випадках квитки купуються підприємством за безготівковим розрахунком з відображенням БСО в окремому журналі. Списання витрат оплати квитків на відрядження можливо після виконання службового завдання.

Покриття витрат при втраті або псуванні БСО, посадкового талона здійснюється на підставі дублікатів документів, виданих за запитом особи. При відсутності можливості пред'явити дублікати документів:

Підстави для звітності відсутні.
Сума, видана раніше під звіт, включається до складу доходів працівника і обкладається ПДФО.
Працівник має право звернутися до керівництва для компенсації витрат.
Виплата проводиться за мінімальною вартістю проїзду. Для ж / д перевезень сума встановлюється за вартістю квитка в загальному вагоні, або плацкартного при його відсутності на маршруті.

Компенсації витрат працівника при загублені документи не можуть бути віднесені до витрат підприємства, що зменшують оподатковуваний базу (п. 1 ст. 252 НК РФ). У зв'язку з відсутністю документально підтверджених витрат суми покривається за рахунок прибутку після оподаткування.

Облік ПДВ за квитками, книга покупок

ПДВ враховується в складі відрахувань в періоді затвердження авансового звіту. Згідно п. 7 ст. 171 НК РФ, якщо витрати по відрядженню, включаючи вартість квитків, враховуються при оподаткуванні прибутком, ПДВ приймається до відрахування. Умови реалізації вирахування:

Наявність документа в оригінальній формі.
Виділення суми податку в документі.
Запис документа в книзі покупок.
Внесення даних до книги покупок в періоді затвердження витрат.

Наявність рахунку-фактури для застосування вирахування не потрібно. При внесенні запису в книгу покупок необхідно враховувати, що вартість квитка складається з декількох складових частин, серед яких є суми, що обкладаються ПДВ за різними ставками. До складу вартості включаються оплата проїзду за ставкою 10% і можуть входити послуги, що оподатковуються за ставкою 18%.

Для включення податку до складу відрахувань не потрібно поділ сум за ставками.

Придбання квитків через посередника

У разі придбання ж / д квитків через посередника у підприємства виникає кілька варіантів обліку. При покупці квитків в суму входить вартість проїзду, відповідна ціною перевізника і сума, що виплачується за посередницькі послуги. Особливості обліку при прямій покупці і через посередника:

У момент визнання витрат

У практиці виникають випадки, коли посередник виписує документи від свого імені на вартість квитка та сервісного збору. В даному випадку посередницькими послугами особи є тільки сума винагороди, сплачена сторонній організації. При обліку БСО в книзі покупок дані посередника не відображаються, вказується тільки перевізник.

Дії при поверненні квитка

Скасування відрядження або її перенесення викликає необхідність повернення придбаного квитка. Про скасування поїздки для виконання службового завдання видається наказ з розпорядженням щодо сум підзвіту. У стандартному варіанті суми, отримані працівником, надходять після повернення придбаного квитка в касу підприємства. При здачі документа перевізник не повертає збір, який сплачується при купівлі квитка.

Приклад 1. Працівник М. був направлений у відрядження за завданням підприємства. З каси працівникові був видана сума 3 000 рублів. Вартість придбаного квитка становила 2 300 рублів. На прохання приймаючої сторони відрядження була перенесена на більш пізній період. М. змушений був здати придбаний заздалегідь квиток в касу ж / д з втратою суми збору в розмірі 150 рублів. В обліку підприємства зроблені записи:

Враховано сума, видана під звіт: Дт 71 Кт 50 на суму 3 000 рублів;
Відображено суму звіту на розмір збору: Дт 91 Кт 71 на суму 150 рублів;
Залишок суми підзвіту прийнятий в касу: Дт 50 Кт 71 на суму 2 850 рублів.

Іноземна мова квитків

Для прийняття витрат переклад другорядної інформації документа не потрібно. У разі використання даних для вирахування по ПДВ переклад є обов'язковим за відомостями про постачальника послуг, покупця, описі суми документа і податку. Особливих умов до форми перекладу не пред'являється. Нотаріально завіряти текст не потрібно.

Рубрика «Питання і відповіді»

Питання №1. Як надходять у випадках прострочення надання працівником звітності за витратами на відрядження?

Підзвітна сума при затримці звіту за отриманими коштами підлягає утриманню з заробітної плати працівника в розмірі, що не перевищує 20% величини місячного доходу (ст. 138 ТК РФ).

Питання №2. Яка дата ж / д квитків електронної форми враховується при записі в книзі покупок?

У формах документів, створених в електронному вигляді, є дати придбання і відправлення. Датою документа є день відправлення. Дата покупки, зазначена на квитку, в обліку не відображається.

Питання №3. Як врахувати курсову різницю з вартості ж / д квитків по закордонному відрядженні?

Датою визнання витрат на відрядження є день затвердження авансового звіту. Різниця курсів валют уточнюється не на день оплати, а на дату затвердження звіту.

Питання №4. Як відобразити в книзі покупок квиток в електронній формі, якщо в маршрутної квитанції відсутня ІПН / КПП перевізника?

Електронні форми ж / д квитків не мають усіх реквізитів, обов'язкових для документів на паперових носіях. При записи в книзі покупок в графах про ІПН / КПП ставиться прочерк.

Питання №5. Як здійснюється повернення квитків, куплених через електронну систему розрахунків?

Для повернення квитка потрібно мати обґрунтування - подача заяви в формі претензії на повернення коштів. Термін подання заяви становить півроку, який визначається від дати відправлення поїзда. Протягом місяця перевізник приймає рішення, про що повідомляється заявнику. Залежно від підстави і часу звернення визначається величина суми, яка повертається безготівковим переказом на реквізити платника.