Написання службових листів - загальне діловодство

Написання службових листів

Службовий лист - це узагальнена назва різних за змістом документів, які служать засобом обміну інформацією і оперативного управління найрізноманітнішими процесами. Службовий лист є не тільки носієм певної інформації і правовим документом.

Оформляється службовий лист на спеціальному для листів бланку формату А4 (210 х 297 міліметрів). Якщо текст листа не перевищує семи рядків, то використовують бланк формату А5 (210 х 148 міліметрів).

Основним реквізитом службового листа є текст, який, як правило, складається з двох частин. У першій частині вказується причина, підстава або обґрунтування підготовки листа чи наводяться посилання на документи, які були підставою для його складання. Друга частина включає висновки, пропозиції, прохання, рішення і т. П. Які розміщуються з абзацу.

Як правило, в листі порушується одне питання.

Текст листа викладається від першої особи множини з використанням слів: "просимо повідомити." "Роз'яснюємо, що." Або від третьої особи однини - "міністерство інформує.", "Управління вважає за доцільне".

Службове лист повинен бути оформлено бездоганно. Навіть невелике недотримання вимог до нього може перетворити лист на дефектний з юридичної точки зору. Всі дані і факти, про які йдеться в листі, повинні бути перевірені.

підписаного листа не дозволяється вносити ніяких виправлень або доповнень. При складанні службових листів слід пам'ятати наступні правила етикету:

1. Чітко дотримуватися вимог оформлення.

2. При зверненні використовувати слова: пан, добродій, шановний, вельмишановний. Звернення пишеться окремим рядком, після нього ставиться знак оклику.

Потрібно пам'ятати, що при безпосередньому зверненні нормою української мови є клічній відмінок. наприклад:

шановний Петро Юрійович, вельмишановний Ярослав Анатолійович.

3. Займенники Ви, Ваш, Вас пишуться з великої літери.

4. Виклад змісту повинен бути аргументованим, тому обов'язковими є посилання на інші документи.

Ми передаємо Вашу справу в суд.

Ваша справа буде передана до суду.

6. Підписуючи лист, можна використовувати словосполучення: З повагою, З глибокою повагою.

Службове листування ведеться від імені установи, а не від імені посадової особи, яка підписала документ. Особистий момент в таких листах повинен бути зведений до мінімуму. Якщо лист складено на бланку посадової особи, то текст викладається від першої особи однини - "прошу.", "Пропоную.".

Службовий лист візує працівник, який створив документ, керівник структурного підрозділу установи, в якому він створений, в разі необхідності (якщо в листі порушуються важливі та принципові питання) - керівники заінтересованих структурних підрозділів установи, а також заступник керівника установи відповідно до функціональних обов'язків (якщо лист повинен підписувати керівник установи).

Класифікація службових листів.

В основу загальної класифікації службових листів покладено блоки ознак, які будуються за різними характеристиками документа.

Кожен з блоків є критерієм для побудови класифікаційного ряду. Усередині ряду передбачається наявність одного переважаючого ознаки, на основі якої відбувається поділ службових листів на підвиди і різновиди. Всі ці ряди створюють багаторівневу структуру класифікаційної схеми, що складається з підсистем.

Так, з метою складання службові листи поділяються на:

o відповіді про виконання завдань, визначених в актах органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим, дорученнях вищих посадових осіб;

o відповіді на запити, звернення, а також кореспонденцію Верховної Ради України;

o відповіді на виконання доручень установ вищого рівня;

o відповіді на запити інших установ;

o відповіді на звернення громадян;

o відповіді на запити на інформацію;

o ініціативні листи;

o супровідні листи.

За ступенем формалізації ділові листи поділяються на формальні і неформальні.

Формальні листи - це листи, підготовлені одним підприємством (організацією) до іншого.

Неформальні листи складають працівники одного рівня (скажімо, менеджер кадрової служби однієї фірми менеджеру кадрової служби іншої) з пропозицією про особисту зустріч з метою обговорення деяких питань, обміну інформаційними матеріалами тощо.

За функціональною ознакою всі ділові листи можна розділити на такі, які вимагають відповіді, і такі, які її не потребують.

Серед перших - лист-прохання, лист-вимога, лист-звернення, лист-запит. Відповіді на них оформляють залежно від змісту вхідного листа.

До другої групи належать лист-попередження, лист-відмова, лист-нагадування, лист-повідомлення, лист-подяку, лист-нагадування, лист-підтвердження, лист-розпорядження, інформаційний лист, супровідний лист.

За тематичною ознакою листи бувають адміністративно-господарські, постачальницько-побутові, виробничі, пропагандистські та інші. За цією ознакою розрізняють також ділову та комерційну кореспонденцію.

Вважається, що листування, яка стосується економічної, правової, фінансової та інших форм діяльності підприємства, є діловою кореспонденцією, а листування з питань матеріально-технічного постачання і збуту - комерційною.

Листування може стосуватися виробничої діяльності підприємств і організацій та відносин між громадськими, профспілковими та культовими установами.

За структурними ознаками ділову кореспонденцію можна поділити на стандартну (регламентовану) та нестандартну.

Особистими є листи, якими обмінюються знайомі або родичі. Така кореспонденція має приватний характер.

Пишуть особисті листи, як правило, від руки. І якщо іноді їх можна надрукувати, то запрошення, відповіді, привітання та співчуття завжди складають від руки, що підкреслює щирість того, хто пише, краще висловлює особисте ставлення до людини і події в її житті.

У багатьох країнах вважають, що в окремих випадках обов'язково потрібно відправляти листи. Наприклад, висловити подяку господарям, якщо ви гостювали в їх будинку понад лобі. Обов'язковими є також листи, в яких дякують за подарунки, якщо не було можливості подякувати особисто.

Рекомендаційними € листи, які заочно представляють людину. Такі листи допомагають їй швидко заручитися підтримкою за місцем тимчасового перебування. Вони означають: "Пред'явник цього має право на вашу увагу і гостинність: (3 з огляду на це незручно просити кого-небудь дати такий лист.)

Разом з рекомендаційним листом можна вкласти в конверт свою візитну картку

Зразки ділових листів приведені в додатку 4.34.