Класифікація орд організаційні, розпорядчі та довідково-інформаційні документи

а) До організаційних документів відносяться: статути, положення, інструкції, договір.

Статут - це зведення правил, які регулюють діяльність організацій, установ, товариств і громадян, їх взаємини з іншими організаціями та громадянами.

Наприклад: Статут добровільного спортивного товариства, статут залізниць, ветеринарний статут і т.д. Загальні статути затверджуються вищими органами державної влади і управління, а статути громадських організацій приймаються і затверджуються їх з'їздами. Статути підприємств, установ і організацій затверджуються вищестоящими органами (міністерствами і підлягають державній реєстрації в установленому порядку.

Положення - це нормативний акт, який визначає порядок утворення, структуру, функції, компетенцію, обов'язки та організацію роботи системи органів держави.

Наприклад: Загальний стан речей про міністерства, структурного підрозділу. Положення регламентують діяльність посадових осіб. Індивідуальні положення створюються на основі типових, вони розробляються ми затверджуються вищестоящими органами управління. Положення і статути є складними документами.

Інструкції - це правовий акт, що видається або затверджується з метою встановлення правил, що регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності установ, організацій, підприємств, посадових осіб і громадян. Інструкції видаються для роз'яснення і визначення порядку застосування законодавчих актів і розпорядчих документів (наприклад наказів).

До інструкцій пред'являються підвищені вимоги чіткості і ясності викладу тексту. Текст поділяється на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Починається інструкція розділом «Загальні положення», в якому зазначаються цілі її загального характеру. Інструкція є документом постійного або тривалої дії (до заміни нової). Текст інструкції носить вказівний характер, в ній використовуються розпорядчі слова: «повинен», «слід», «необхідно», «не допускається», «рекомендується». Текст інструкції викладається від 3-ї особи. На кожного працівника установи (організації), в тому числі і на працівника служби діловодства, складається посадова інструкція. Інструкція оформляється на загальному бланку і підписується керівником

Договір - це угода двох або більше сторін, спрямована на встановлення зміну або припинення цивільних прав та обов'язків. Він полягає як між окремими громадянами, між громадянами і організаціями, так і між організаціями.

б) До найбільш поширених видів розпорядчих документів. видаються в організаціях, відносяться: постанови, рішення, накази, розпорядження, вказівки.

Постанова - правовий акт, що приймається вищими і центральними органами колегіального управління з метою розв'язання найбільш важливих і принципових завдань, що стоять перед даними органами.

Рішення - правовий акт, що приймається колегіальними і дорадчими органами установ, організацій, підприємств з метою розв'язання найбільш важливих питань їх діяльності.

Наказ - правовий акт, що видається керівником організації, що діють на основі єдиноначальності для вирішення основних та оперативних питань, що стоять перед даним підприємством. Види наказу: з основної діяльності (вони реєструються окремо від наказів по особовому складу). Накази з основної діяльності видаються для виконання. В якості виконавців можуть бути вказані організації, структурні підрозділи, посадові особи. У наказі необхідно вказати терміни (дату) виконання дій.

Текст наказу складається з 2-х частин. констатуючій і розпорядчої. У констатуючій частині викладають цілі та завдання запропонованих дій і причини видання наказу.

Текст розпорядчої частини має наказову форму викладу і починається словами «наказую».

Розпорядча частина поділяється на пункти, які нумерують арабськими цифрами. У наказах по особовому складу відображаються питання прийому, переміщення, звільнення працівників, надання відпусток, присвоєння розрядів, винесення стягнень і заохочення працівників. Оформляються накази на спеціальному бланку або загальному бланку організації і вступає в силу з моменту його підписання. Проект наказу по особовому складу, як правило, узгоджується з головним бухгалтером, юристом, з керівниками структурних підрозділів.

Розпорядження - правовий акт, що видається одноосібно керівником колегіального органу управління з метою розв'язання оперативних питань.

Розпорядження видають керівники з питань приватного характеру, складаються і оформляються за тими ж правилами, що і накази.

Вказівка ​​- правовий акт, що видається одноосібно керівником організації або його заступниками з питань інформаційно-методичного характеру.

Ключовими словами в тексті вказівки можуть бути: «зобов'язую» або «пропоную».

Довідка - документ, в якому дається опис і підтвердження тих чи інших фактів і подій.

Довідки поділяються на 2 групи: з інформацією про факти та події службового характеру і довідки видаються зацікавленим громадянам і установам, які засвідчують будь-якої юридичний факт. Це довідки про підтвердження займаної посади, заробітної плати, місці проживання і т.п.

Довідки інформаційного характеру відображають індивідуальні ситуації. Вони складаються за запитом і представляються у встановлені терміни.

Довідки, що направляються за межі установи, оформляються на загальному бланку, а подаються всередині установи - оформляються на чистому аркуші паперу, але мають ті ж реквізити.

Акт - документ, складений декількома особами для підтвердження встановленого факту, події, дії.

Головне при складанні акта - встановити фактичний стан справ і об'єктивно їх відобразити в документі. Оформляється на загальному бланку. Текст акту ділиться на 3 частини: введення, констатуюча частина і висновки. У вступі вказується підстава для складання акту, перераховуються особи, складові акт. Прізвища членів комісії і присутніх розташовуються в алфавітному порядку. У назву посади входить і назва установи.

Реєстрація розірвання починається з абзацу. У ній викладаються цілі, завдання, істота роботи, виконаної укладачами акту, встановлені факти, результати.

У заключній частині акта робляться висновки або даються рекомендації. Ця частина тексту не обов'язкова. Акт може закінчуватися і констатацією Фактів. Якщо хто-небудь з укладачів не згоден з актом, він підписує його із застереженням про свою незгоду. Його особлива думка оформляється на окремому аркуші і додається до акта.

Лист - узагальнена назва великої групи управлінських документів, які служать засобом спілкування з установами та приватними особами.

Види: прості і складні.

Протокол - документ, що містить запис ходу обговорення питань та прийняття рішень на зборах, засіданнях, нарадах.

Види: прості (короткі), складні (повні).

Простий протокол складається з 2-х частин: «Слухали», «Ухвалили».

Текст складного протоколу складається з 3-х частин: «Слухали», «Виступили», «Постановили».

Текст протоколу складається з 2-х частин: вступної та основної.

У вступній частині вказується: прізвище присутніх, відсутніх, прізвища запрошених, а також порядок денний з усіма питаннями на порядку денному.

Основна частина протоколу складається з розділів, які відповідають пунктам порядку денного. Протокол підписується головою і секретарем.