Як знайти архів організації в якій раніше працював

Як знайти архів організації, в якій раніше працював - це питання, яким часто переймаються новоспечені пенсіонери. Зараз тільки починається ера модернізації кадрового документообігу, і в майбутньому довідки для оформлення пенсії вже не знадобляться. А поки кадрову документацію потрібно зберігати відповідно до термінів, встановлених Федеральною службою з праці. Ви запитаєте - де зберігати документи цілих 75 років? Відповідь однозначна - в архіві фірми вашої! А для цього потрібно знати - як організувати архів і вести його.

Що таке архів організації

[Wpsm_titlebox title = "Що таке архів організації» style = »3"]
Архів організації - це відділ компанії, який комплектує, зберігає і веде облік документів, що стали вже неактуальними.
[/ Wpsm_titlebox]

[Wpsm_titlebox title = "Увага!» Style = »3"]
На вимогу 13 статті закону про архівну справу комерційні фірми не зобов'язані створювати архіви, але зберігати документи повинні.
[/ Wpsm_titlebox]

Тому і не обов'язково під архівне зберігання документів вам заводити цілий відділ, особливо, якщо фірма невелика. Досить виділити якесь окреме приміщення і обладнати його стелажами.

Можна, звичайно, домовитися і зі сторонніми фірмами, які за договором будуть зобов'язані ваші документи зберігати, але ви за це будете платити. Якщо документів небагато, можна обійтися і своїми силами. Навіть архіваріуса можна не брати на роботу, кадровик цілком впорається з цим самостійно.

Як створити архів

Для початку потрібно, звичайно, обладнати приміщення. Можна спеціальні металеві шафи придбати, а можна просто полки змонтувати, на яких будуть розташовуватися папки з документами.

Важливо: в приміщенні не повинно бути сиро - грибок швидко з'їсть ваші справи! І не можна допустити пожежі або потопу, адже 27 статтею закону про архівну справу за незбереження передбачена і адміністративна, і навіть кримінальна відповідальність!

Після того, як приміщення обладнане, потрібно прийняти архіваріуса - можна і сумісника. У великій компанії доцільно все-таки найняти окрему одиницю і внести її до штатного розпису.

Обов'язки архіваріуса можна прописати прямо в трудовому договорі або в посадовій інструкції. (Ось зразок інструкції).

Ось ваш архів і створений. Тепер будемо його комплектувати.

Комплектація архіву

За основу будемо брати номенклатуру справ ОК. ідентично їй складемо і номенклатуру архіву (номенклатура докладно описана в попередній статті).

Для початку архівні шафи або полки розділимо:

• де будуть зберігатися документи з терміном меншим, ніж 10 років;
• де з 10-річним терміном зберігання;
• а де з 75-річним.

Кожна шафа для зручності пронумеруйте за індексом номенклатури.

На полиці будемо поміщати закриті справи - папки, в яких накопичилося вже 250 аркушів. І, звичайно, особисті справи звільнених працівників.

Оформляємо справи для архіву

За правилами справи в архіві оформляються так:

• справа обов'язково нумерується і прошивається (тобто, якщо ваше закрите справа перебувала в папці-швидкозшивачі, всі документи потрібно вийняти, прошити та пронумерувати. Журнал реєстрації до справи можна пришити сюди ж);
• обкладинка повинна бути з твердої паперу, скріпки все видаліть;
• прикладіть до справи опис - по порядку всі документи в справі (це буде лист-засвідчувач);
• власна нумерація не має значення, нумерувати потрібно спочатку кожну сторінку;
• опис підпишіть і поставте дату;
• на обкладинці залиште місце для випадку, якщо фірма реорганізується або ліквідується, адже справи будуть передані або в фірму-правонаступниці, або в міський архів.

Всі затверджені бланки документів можна знайти ось тут: www.consultant.ru/document/cons_doc_law_40984

Куди передати архів

Поки ваша фірма існує, повинен і архів існувати. Якщо реорганізуетесь, всі ваші документи, в тому числі і архів, перейдуть до правонаступника. Окремий випадок - ліквідація!

Якщо фірма збанкрутувала або ліквідується, при цьому немає ніякого правонаступництва, то відповідно до пункту 9.7.1 Правил ведення архіву, архівні документи повинні бути передані до державного архіву. Він є в кожному місті і районі.

І не забудьте - при передачі справ складайте опис і складайте акт про передачу!

Ось реальний досвід архівування документів: