Як відновити і консервувати пошкоджені документи

Кожен архівіст рано чи пізно замислюється про те, як продовжити життя документів і врятувати від, здавалося б, неминучої «смерті» паперу, постраждалі в результаті неправильного зберігання або форс-мажорних обставин. Пропонуємо вам кілька прийомів невідкладної допомоги, які допоможуть зберегти важливі документи і відреставрувати їх в разі намокання або атаки пліснявими грибами.

Відомо, що документи необхідно оберігати від впливу найрізноманітніших факторів: води, вогню, світла і в рідкісних випадках крадіжки. Якщо спочатку вони перебували в доброму стані, то з часом папір неминуче втрачає свій первозданний вигляд під впливом різноманітних факторів середовища.

Чому папір руйнується

З цього моменту за основу стали брати деревну масу, до складу якої входили кислотообразующие компоненти. Згодом кислота руйнує волокна целюлози, роблячи папір тендітної і ламкою. У підсумку документ швидко приходить в непридатність і руйнується, що посилюється впливом факторів зовнішнього середовища.

Аналогічна ситуація склалася і в українській практиці. Великий обсяг історично цінних паперів і документів з малим терміном життя на підприємствах состарівается раніше відведеного їм часу. У деяких випадках виною стають непередбачені ситуації, як наприклад, недотримання вологісного та температурного режиму, затоплення архівних приміщень, пожежа та ін. Однак навіть якщо вам здається, що документи зберігаються у відповідності з усіма нормативними вимогами, не зайвим буде провести уважний огляд паперів.

Під час експертизи збереження документів слід звернути увагу на наступні ознаки пошкодження документів:

кольорові плями на листах; випали ділянки паперу; зцементовані листи; стара папір; розриви; тріщини; пухнасті колонії грибів; наліт грибних спор і ін.

Як відновити намоклі документи

Причиною намокання документів може стати як затоплення приміщення або відключення опалення в зимову пору року, що приводить до критичного підвищення вологості і порушення гідроізоляції стін, так і непередбачені обставини (протікання даху, прорив каналізаційної системи та ін.). У таких випадках важливо оперативно вжити заходів не тільки щодо усунення причин зволоження, але і сушінні намоклих документів.

Перше правило, про який слід пам'ятати в цій ситуації, заходи по сушці необхідно почати не пізніше 48 годин після намокання.

Чим раніше це станеться, тим більше ймовірності врятувати постраждалий документ.

Серед найбільш популярних методів відновлення намоклих документів можна виділити наступні види сушіння:

Дифузійна сушка - витратний метод, що вимагає цілодобової роботи з намоклі документами. Його суть полягає в прокладці намоклих листів газетним папером або серветками, які вбирають в себе надлишкову вологу. Однак необхідність часто міняти папір робить диффузионную сушку дуже трудомістким процесом.

Повітряна сушка - недорогий спосіб сушіння документів, який підходить для злегка зволожених документів. За рахунок застосування побутових вентиляторів в приміщенні забезпечується вільна циркуляція повітря.

Осушення повітря не вимагає багато простору, але для його реалізації необхідно спеціальне устаткування. У деяких випадках організації не закуповують, а орендують пристрої для сушки документів.

Сушка заморожуванням - дуже ефективний, але в той же час дорогий метод, який може зайняти від двох тижнів до кількох місяців. Глибоке і швидке заморожування документів і подальша сушка у вакуумній камері випаровує лід з паперу, минаючи стадію води. Використовуючи цей спосіб, можна врятувати навіть рукописні тексти, написані чорнилом. Він є порятунком для документів в тих випадках, коли оперативне застосування інших видів сушіння неможливо.

Сушка документів у вакуумній камері дозволяє сушити до 3500 стандартних архівних справ одночасно. Режим сушіння підбирається в кожному випадку індивідуально. При виборі режиму враховується ступінь зволоженості, сорт паперу і тип палітурки. Все це дозволяє звести до мінімуму наслідки намокання (деформацію палітурки і паперу) і уникнути можливих витрат на повторний халепу. Це, мабуть, найшвидший спосіб, який в середньому займає від 8 до 12 годин. Він дозволяє усунути наслідки намокання і зберегти архів організації в цілості й схоронності.

Як врятувати документи від цвілі

У приміщеннях, які не мають вентиляції та опалення, в підвальних і горищних поверхах ніхто не застрахований від протікання опалювальних труб або пожеж, в результаті яких, документи страждають не тільки від підвищеної вологості, здатної привести до появи цвілевих грибів.

Спори грибків ушкоджують документи механічно, проростаючи крізь волокна паперу і хімічно розкладаючи целюлозу і клей, викликаючи слизеобразование, злипання і розпад листів. Найбільш часто зараження піддаються місця проклеєні клеєм (корінці справ) з природних продуктів (желатин, борошно, крохмаль).

В даний час відомо більше 200 видів грибів, які можуть вражати папір, з них 40 видів мешкають в місцях зберігання документів постійно! Розвиток грибних спор стає можливим при підвищенні рівня вологості понад 65-68%. Швидкість ураження документів залежить від рівня вологості в приміщенні.

З підвищенням рівня вологості час, необхідний для розвитку цвілі, скорочується від 120-150 днів (при рівні вологості 70-75%) до 5-30 днів (при рівні вологості 85-100%). При сприятливих умовах (підвищена вологість, погана вентиляція, підмоклі документи) гриби здатні за 2 місяці зруйнувати до 50% целюлози в папері. Однак зараження документів - не єдиний шкоду, яку можуть нанести колонії цвілевих грибів. Вони також становлять загрозу для здоров'я людини, так як є збудниками багатьох захворювань.

Найпоширеніші методи обробки заражених документів - обробка парами формаліну або за допомогою високочастотного струму. Але вони мають істотні недоліки.

Формалін погано проникає всередину паперу і залишається ймовірність розмноження залишкових суперечка. Крім того, така дезінфекція вимагає поаркушної очищення документів після обробки. І не можна забувати про те, що формалін є канцерогеном і становить небезпеку для людини.

Обробка високочастотним струмом вимагає вилучення із справ усіх металевих кріплень (скріпок і скоб) і не підходить для документів склеєних ПВА і силікатним клеєм.

Фумігація - обробка документів отрутохімікатами, що знаходяться в газоподібному стані. Це найбільш раціональний і щадний для документів спосіб обробки. Його перевагами є:

висока здатність газоподібних речовин проникати всередину оброблюваних документів і легко випаровуватися при провітрюванні; можливість не проводити попередню підготовку документів (вилучення скріпок і скоб); можливість обробляти будь-які документи незалежно від способу плетіння і сорти паперу; можливість обробити до 3500 справ стандартного розміру одночасно; в результаті обробки корінці і обкладинки справ не деформується; газова обробка не завдає шкоди тексту незалежно від способу відтворення (рукописний, машинописний, чорнильний або олівцем); оброблені документи не зберігають запаху хімікатів.

Інший спосіб, який застосовується в практиці архівних компаній, це обробка документів на спеціалізованому обладнанні імпортного виробництва сумішшю окису етилен оксиду. Вона здатна знищити найстійкіші види грибів: хетоміум, пеніцілініум, альтернарія, хрізоспоріум, мукор і ін.). Обробка заражених документів проводиться в кілька етапів:

Підготовчий етап включають в себе:

вивантаження упакованих архівних справ і укладку на піддони; переміщення справ в приміщення дільниці попередньої підготовки до дезінфекції; розпакування справ і огляд з метою виявлення вогнища зараження; розкладку расширителей в справи з урахуванням ступеня вологості документів, товщини справи, сорти паперу; формування зв'язок справ, підготовлених до обробки.

Проведення камерної дезінфекції включає в себе:

розміщення зв'язок справ на палетах автоматичного транспортера; розміщення біологічних індикаторів зі спорами, найбільш стійких грибів; обробка хімічним складом; в разі необхідності локальна обробка документів антисептиками нового покоління; вивантаження зв'язок справ і розміщення документів в спеціалізованій камері для провітрювання і видалення залишків суміші етилен оксиду.

Заключний етап включають в себе:

вивантаження зв'язок справ, розпакування, вилучення біологічних індикаторів зі спорами грибів; вилучення расширителей; механічну очистку документів від видимих ​​залишків мертвих грибів і слідів їх життєдіяльності; обеспиліваніе справ; упаковку справ в щільний папір, зв'язування; оформлення етикетки про проведену обробку.

Після проведення дезінфекції проводиться біологічний контроль якості за допомогою спеціальних тестів.

Консервація документів

Щоб уберегти документи від можливого псування, слід виконати комплекс заходів з консервації (збереження) існуючих документів. Серед них можна виділити електронне архівування, ламінування, покриття прозорим лаком і ін.

Електронної архівування дозволяє створити цифрові образи документів і таким чином забезпечити збереження інформації. Однак це не рятує від фізичного псування оригінали документів.

Ламінування являє собою покриття паперу спеціальною плівкою, яка захищає від впливів середовища.

Покриття прозорим лаком - нестандартний спосіб збереження документів, який тим не менше застосовується в архівній практиці. Для цього на документ наноситься трохи лаку, і в такому вигляді він може зберігатися довше стандартних термінів зберігання. Звичайно, вікового зберігання лак не забезпечить, однак він збереже документ, захистивши його від руйнування.

Якщо документ сильно пошкоджений, то застосовуються більш складні і багаторівневі процеси, що вимагають професійного технічного оснащення архівного відділу.

етапи консервації

Машинна консервація. За новою технологією все сторінки можна консервувати машинним способом. При цьому спочатку листи поміщаються в спеціальну ванну для консервування, а далі проходять сушку. Особливо чутливі або сильно пошкоджені листи проходять ручну консервацію.

Ручна реставрація. У разі якщо сторінки сильно пошкоджені, додатково проводиться дрібна реставрація - усунення тріщин і порожнеч. Пошкоджені сторінки заповнюються за допомогою надтонкою плівки або японського паперу (японський папір міцніший, ніж папір з деревної целюлози і її практично неможливо порвати - прим. Ред.).

Розгладження і упаковка. Після машинного і ручного консервування документи сортуються разом в правильній черговості. Виниклий після водних процедур обсяг листів забирається за допомогою розгладження. В кінці всі папери ще раз проходять контроль і упаковуються. Супровідна документація з покрокової звітністю про виконану роботу гарантує надійність і якість робіт з консервації.

Німецькі технології консервування документів

Технології, розроблені дослідниками Бюкебурга, сьогодні успішно використовуються для запобігання процесу розпаду паперу. Застосовується машинний лише однієї сторінки принцип, який дозволяє не тільки нейтралізувати папір, але і досягти міцності паперового волокна і захистити документи від механічних пошкоджень.

Для консервування машинним методом використовується суміш з гидроксикарбонат магнію і метилцелюлози, а також деякі закріплювачі. В результаті наявна в папері кислота нейтралізується, а луг забезпечує тривале зберігання. Одночасно з цим підвищується міцність паперу.

На початковому етапі документи очищаються і розбираються на окремі листи, при цьому віддаляються скріпки, металеві частини та склейки, в разі потреби закриваються дрібні тріщини.

Сторінки нумерують, привласнюючи їм уніфікований цифровий і літерний код, щоб в подальшому їх можна було правильно інтегрувати в архів. Нумерація наноситься за допомогою лазерного принтера стійкими чорнилом. Потім листи класифікуються залежно від типу необхідних робіт по консервації.

Сучасні технології дозволяють збільшувати швидкість процесу обробки і консервації документів. Компактні пристрої з консервації з оборотом від 400 до 1000 сторінок формату А4 на годину забезпечують річну продуктивність в кількості від 700 000 до 1 700 000 аркушів. Крім цього, техніка дозволяє обробляти документи великих форматів.

Анна Данилова
Заступник начальника відділу архівної обробки
"Деліс Архів"