Як правильно задавати питання, щоб отримати на них відповідь, запитання передплатників, журнал

На мої питання співробітники зазвичай відповідають занадто лаконічно або навпаки детально інформують про ситуацію. Ні те, ні інше мене, звичайно, влаштувати не може. Я не просто так ставлю питання, а за дорученням керівника. Підкажіть, як правильно ставити запитання, щоб отримати на них відповідь?

Секретарю необхідно вміти правильно ставити запитання і чітко відповідати на них. Існує дві великі групи питань.

Відкриті питання, які починаються зі слів «де», «як», «яким чином», «що», «хто», «коли» і припускають розгорнуту відповідь.

«Коли можна вас чекати? - «Я буду завтра о п'ятій годині».

Потрібно обережно використовувати питальне слово «чому?». Керівник може запитати: «Чому ви не підготували договір?». Секретар ж навряд чи запитає керівника: «А чому ви його мені не поклали на стіл?».

До другої групи питань відносяться закриті (їх ще називають негативними). Такі питання припускають лаконічну відповідь «так» або «ні».

«Чи правильно я зрозуміла вас: ви будете завтра о п'ятій годині?» - «Так».

Дуже важливо вміти вчасно ставити ті чи інші питання.

Балакучість, надмірно товариському співрозмовнику краще ставити закриті запитання. Людині ж стриманому, небагатослівність краще ставити відкриті питання, щоб отримати конкретну відповідь.

При цьому серйозним моментом є правильна інтонація, вміння шанобливо питати. У цьому можуть допомогти три маленьких слова: дієслово «могти», частки «чи» і «б».

Наприклад, «можу запропонувати вам кави?». «Ви могли б завтра приїхати в офіс?» І т.п.

Відповідати на питання слід також доброзичливо, як і задавати їх, при цьому потрібно пам'ятати про обережність. Неакуратним відповіддю можна теж багато зіпсувати. Наприклад, «Начальник обідає з партнерами», «Він поїхав до податкової інспекції, у нього там якісь проблеми». Чи не вітаються невизначені, неконкретні відповіді: «Він буде десь у другій половині дня».

Однак за погодженням з керівником з яких-небудь причин небажаним співрозмовникам доводиться відповідати і таким чином.

Анонси майбутніх номерів