Як правильно підготуватися до ділової бесіди

Готовність до діловій розмові, навіть якщо ця бесіда має оперативний характер, дає вам значну перевагу. При цьому чим менше часу займає сама бесіда, тим важливіше забезпечити це психологічна перевага. На жаль, настільки очевидний факт на практиці часто ігнорується. Пропоновані далі питання і готові мовні конструкції дозволять вам підготуватися до ділової бесіди, витративши на це мінімум часу.

Ділова бесіда, безсумнівно, є одним з найбільш часто використовуваних видів комунікативної взаємодії в діловому (управлінському) спілкуванні. Поняття «ділова розмова» вельми широко: це і просто ділова розмова зацікавлених осіб, і усний контакт між партнерами, пов'язаними діловими відносинами.

Під діловою бесідою розуміють мовне спілкування між співрозмовниками, які мають необхідні повноваження від своїх організацій і фірм для встановлення ділових відносин, дозволу ділових проблем або вироблення конструктивного підходу до їх вирішення.

Ділова бесіда виконує ряд найважливіших функцій:

взаємне спілкування працівників з однієї ділової сфери;
спільний пошук, висування і оперативна розробка ідей і задумів;
контроль і координація вже розпочатих заходів;
підтримання ділових контактів;
стимулювання ділової активності.

Підготовка до ділової бесіди

Готовність до діловій розмові, навіть якщо ця бесіда має оперативний характер, дає вам значну перевагу. При цьому чим менше часу займає сама бесіда, тим важливіше забезпечити це психологічна перевага. На жаль, настільки очевидний факт на практиці часто ігнорується. Пропоновані нижче питання дозволять вам підготуватися до ділової бесіди, витративши на це мінімум часу.

Чи чітко ви уявляєте мети бесіди? Чи бачите конкретний результат?
Як можна буде оцінити цей результат? Як ви дізнаєтеся, досягли ви бажаного чи ні?
Якими можуть бути цілі і мотиви вашого співрозмовника?
Які засоби ви маєте для досягнення поставленої мети?
Яку позицію по відношенню до співрозмовника ви займете в ході бесіди? Чи буде вона оптимальною для досягнення мети?
Як, якими засобами ви донесете до співрозмовника свою позицію?
Як, за допомогою яких засобів ви дізнаєтеся установки і позицію партнера по спілкуванню?
З якими комунікативними бар'єрами можете зіткнутися?
Як підстрахувати себе і знизити ймовірність прояви цих бар'єрів?
Якщо в ході бесіди виникнуть суперечності, як ви їх будете знімати?
Якщо співрозмовник вам неприємний, як ви налаштуєте себе на терпимість до нього?
Які способи психологічного впливу ви будете застосовувати?
Яку аргументацію запропонуйте співрозмовникові?
Що ви будете робити, якщо виникне конфронтація, партнер вдасться до маніпуляції або використовує нечесні прийоми?
Як забезпечите узгодження думок?
Наскільки (в якій мірі) будете розкривати свою позицію?
Як ви будете керувати атмосферою розмови?
Як ви будете керувати собою, якщо партнер своїми репліками (або поведінкою) викличе у вас роздратування?
Які інтереси вашого партнера?
Чого ні в якому разі не можна допускати в цій бесіді?

При підготовці до бесіди далеко не завжди можна дати відповіді на всі поставлені запитання. Однак якщо ви відповісте хоча б на деякі з них, це забезпечить вам значне психологічне перевага:

Дуже важливо пам'ятати про індивідуальний підхід до бесіди. Основне правило полягає в тому, що бесіда повинна починатися з так званого «ви-підходу». «Ви-підхід» - це вміння людини, яка веде бесіду, поставити себе на місце співрозмовника, щоб краще його зрозуміти. Задамо собі наступні питання: «Що б нас цікавило, чи ми на місці нашого співрозмовника?»; «Як би ми реагували на його місці?». Це вже перші кроки в напрямку «ви-підходу». Ми даємо співрозмовникові відчути, що ми його поважаємо і цінуємо як фахівця.

Мовні стандарти, які допомагають провести ділову бесіду

Вважаю, що нашу розмову найкраще почати з обговорення.
Сьогодні я пропоную обговорити.
Думаю, вам добре відомі причини, що спонукали мене зустрітися з вами, і тому мені хотілося відразу перейти до обговорення.
Мені хотілося б почати нашу розмову з.
Вважаю, що нам перш за все слід обговорити.
Думаю, що ми можемо почати нашу розмову з.
Нашу бесіду відповідно до раніше досягнутої домовленості доцільно, на мій погляд, почати с.

Вираз схвалення і згоди

Ваші умови нас цілком влаштовують.
Думаю, що ми можемо домовитися і про.
Я цілком поділяю вашу точку зору на.
Ми нічого не маємо проти.
Це, на наш погляд, дуже хороша ідея.
Я повністю згоден (а) з вашою думкою о.
Моє уявлення. повністю збігається з вашим.
Ваші умови в цілому для нас (мене) є прийнятними.
Можна вважати, що в основному ми домовилися.

Вираз бажання відстоювати свою точку зору

Пропоную повернутися до обговорення цього пункту з дещо інших позицій.
Давайте розглянемо і інші сторони цього рішення.
Мені б хотілося отримати від вас додаткову інформацію з цього питання.
Мені здається, що ми кілька відхилилися від теми нашої розмови. Тому пропоную повернутися до обговорення попереднього пункту нашої угоди.
Я бачу вирішення цього питання по-іншому. У зв'язку з цим я хотів (ла) би пояснити.
Вважаю, що ви погодитеся з наявністю і іншого варіанту вирішення цього питання, який мені хотілося б зараз з вами обговорити.
Хотілося б, щоб ви уточнили питання про.
Думаю, що слід обговорити і інші сторони цього питання.
Мені хотілося б ще раз повернутися до обговорення питання про.
Може бути, вам буде цікаво дізнатися висновок експертів з цього питання.

Ви нас буду вам дуже вдячний, якщо погодитеся.
Чи могли б ви.
Ми хочемо звернутися до вас з проханням про.
Якщо вас не обтяжить (утруднить).
Я буду дуже вдячний (а) (вдячний (а)) вам, якщо.
Ми дуже розраховуємо на вашу допомогу в.
Я хотів (ла) би просити вас о.
З вашого боку буде дуже люб'язно, якщо.

Приносимо наші вибачення за.
Ще раз прошу вибачити мене за.
Прийміть наші вибачення за.
Ми щиро шкодуємо, що.
Я повинен (а) вибачитися перед вами за.

Вираз сумніву і невизначеності

У мене поки не склалося остаточної думки з цього приводу.
Мене трохи бентежить наявність.
Я б дуже просив (а) вас уточнити. оскільки за цим фактом у мене є протилежна інформація.
Мені не зовсім зрозуміло ваше бажання, пов'язане з.
У мене виникають сумніви в необхідності.
Мені здається, що цей варіант вирішення кілька передчасний.
Я б вважав за краще (а) інше рішення цього питання.

Вираз несхвалення, незгоди і відмови

В цілому ваша пропозиція прийнятно, але.
Наша точка зору виникає певна розбіжність з вашої.
Тут ми виходимо з дещо іншого розуміння ситуації.
Ми дотримуємося іншої точки зору.
В принципі ми згодні з більшістю ваших пропозицій, але у нас є ряд заперечень і зауважень.
Погодитися з вашим варіантом важко, оскільки його реалізація може викликати певні труднощі.
Нас не цілком влаштовують запропоновані вами умови.
Ми бачимо вирішення цієї проблеми в дещо іншому світлі.
На жаль, наше фінансове становище не дозволяє задовольнити ваше прохання.
На жаль, прийняти ваші умови ми не можемо.
Ми високо цінуємо ваші зусилля, але, на жаль, змушені відповісти відмовою.

Вираз бажання піти від відповіді

На ваше запитання важко дати однозначну відповідь. Справа в тому що.
На це можна відповісти тільки в узагальненому вигляді.
Я бачу це тільки в найзагальніших рисах.
Мені важко судити про це.
Мені важко дати вам зараз точну відповідь.
На жаль, точної інформації про це ми не маємо в своєму розпорядженні.
Нам про це невідомо, тому нічого певного сказати ми не можемо.

Фрази, які свідчать про завершення бесіди

Отже, ми підходимо до кінця нашої бесіди.
Давайте підіб'ємо підсумки наших домовленостей.
На закінчення бесіди я хотів (ла) би.
Я вважаю, що сьогодні ми обговорили всі наші запитання.
Я вважаю, що проблему / завдання. можна вважати вирішеною.
Дозвольте мені від імені нашої організації подякувати вам за участь в сьогоднішньому обговоренні та висловити надію на подальшу співпрацю з вами.
Я хочу висловити щиру подяку за те, що ви знайшли час взяти участь в нашому обговоренні.