Як правильно написати бізнес емейл англійською мовою

Поради про те, як грамотно написати бізнес емейл англійською мовою

Сучасна ділова переписка відбувається переважно онлайн, особливо якщо ваші колеги або партнери працюють в інших часових поясах. Комунікація за допомогою бізнес емейлів є невід'ємною частиною світового бізнес-процесу. Тому дуже важливо знати не тільки загальні правила написання ділових листів, але також їхні культурні та стильові особливості. Сьогодні ми поділимося з вами досвідом написання ділових емейлів англійською мовою і обговоримо їх відмінності від українських варіантів.

Відразу слід зауважити, що для українських електронних листів, як і для особистого спілкування, характерні стислість і навіть сухість. Російська ділова переписка дуже прямолінійна, прозора і містить тільки факти, що стосуються теми обговорення. У той же час емейл англійською мовою виглядає набагато м'якше і повинен включати пропозиції, безпосередньо не пов'язані з темою переговорів. Якщо пропустіть їх, ваш англомовний співрозмовник подумає, що ви занадто різкі або навіть грубі в листуванні.

Тому дуже важливо пам'ятати про ввічливі відступу від головної теми на початку і в кінці листа.

Кого включати в лист:

NB: В англійських і американських компаніях включення декількох людей в переписку дуже традиційно і використовується частіше, ніж вУкаіни. Але все-таки намагайтеся використовувати варіант відповіді на групове лист "Відповісти всім" (Reply All) лише в тих випадках, коли це дійсно необхідно. Так як часто це призводить до перевантаження одержувачів непотрібною інформацією і часто дратує людей.

Тема емейла

Дуже важливо, щоб тема електронного повідомлення було сформульовано чітко і коротко. Не пишіть довгі речення в цій графі. При цьому переконайтесь, що тема ясна і зрозуміла Новомосковсктелю, особливо якщо англійська для нього також не є рідною мовою.

Якщо для вас важливо, щоб на лист відповіли швидко або звернули на нього особливу увагу, використовуйте слово URGENT або фразу PLEASE READ на початку теми вашого листа.

Також для підкреслення важливості листи можна використовувати значок High Importance, який додасть червоний знак оклику в рядок теми вашого листа.

початок емейла

Якщо ви пишете емейл комусь незнайомому, найкращим способом почати ваш лист буде використання наступних фраз:

Якщо ви пишете листа колезі чи людині, з яким ви вже вели переписку в минулому, тоді найкращим варіантом вітання буде:

Як ми вже помітили, після звернення в англійський емейл дуже важливо додати ввічливе вступне слово, подякувати за щось або просто проявити інтерес до співрозмовника:

• Hope you are well!
• Hope everything is fine on your side.
• How was your holiday? Hope you are feeling better.
• Thank you for getting back to me so soon / Thank you for your prompt response.

Якщо ви пишете людині в перший раз, або вперше обговорюєте цю тему в листуванні, після привітального слова важливо включити пропозицію, що описує причину, по якій ви пишете лист:

• I am writing to you with regards to ... / I am writing to you regarding ...
• Following our previous conversation / Following last week's presentation, I have decided to write to you ...
• My name is Tom Smith, I am a Marketing Executive at ABC, and I am writing to you concerning ...

Головна частина емейла

Довжина емейла, звичайно, залежить від його теми. Однак загальні правилом написання головної частини такі:

При поділі тексту за допомогою параграфів корисно знати, що в англійській мові не використовується правило "нового рядка". Всі параграфи починаються на початку сторінки, і розділяти їх радять подвійним пропуском. Крім того, на відміну від українського, речення в англійській мові короткі і практично не містять другорядних членів пропозицій. Це важливо пам'ятати в написанні бізнес-емейлів. Золотим правилом тут буде розбивати складні речення на окремі частини і дотримуватися просту структуру в написанні.

кінець емейла

Перед тим, як написати прощальну фразу в англійських електронних повідомленнях, прийнято вставляти ще одну версію важливого пропозиції. Тут ви можете підкреслити, що або чекаєте відповіді від одержувача листа, або сподіваєтеся, що все викладене зрозуміло Новомосковсктелю.

• Thank you for your time and attention. I look forward to hearing from you.
• Do not hesitate to contact me back if you have any questions.
• I hope my points are clear and make sense. Please let me know if you have any questions.

Будь-яке із запропонованих нижче закінчень повідомлення вважається допустимим і професійним:

• Sincerely yours,
• Best wishes,
• Best regards,
• Kind regards,

Якщо ви посилаєте лист працівнику вашої компанії, тоді можна вжити наступну форму прощання:

NB: після кожної з цих фраз з нового рядка вказується ваше ім'я (або автоматична підпис з ім'ям, прізвищем, посадою і назвою компанії).

Сподіваємося, що ці поради стануть в нагоді вам в написанні майбутніх блізнес-емейлів. Ви можете дізнатися набагато більше про бізнес і особливості ділових відносин в англомовних країнах, пройшовши один з курсів бізнес-англійської в школах Kaplan!

Якщо вам цікаво дізнатися про самих популярних абревіатурах англійською мовою, які найчастіше зустрічаються в бізнес-листуванні, почитайте нашу статтю на цю тему.