Як працювати з централізованою бухгалтерією

Заступник головного бухгалтера Централізованої бухгалтерії Південно-Західного округу міста Москви

Для чого потрібна «централізація»

Згідно ст. 162 Бюджетногокодекса Україна казенне установа як одержувач бюджетних коштів, помімопрочіх, володіє такими повноваженнями, як ведення бюджетного обліку іформірованіе на його основі бюджетної звітності. А також можливістю передачіна підставі угоди цих повноважень іншому державному (муніципальному) установі - централізованої бухгалтерії (ЦБ).

Централізовані бухгалтерії можуть бути створені органами влади або муніципальними органами у вигляді казенних або бюджетних установ.

У керівників установ часто виникають побоювання, що з переходом на бухгалтерське обслуговування в ЦБ вони втратять самостійність у розпорядженні фінансовими коштами. Однак така думка не має підстав, оскільки керівники інформовані про виділених бюджетних коштах відповідно до кошторису доходів і витрат.

Кошторис затверджується незалежно від того, де ведеться бухгалтерський облік - в централізованої бухгалтерії або в установі. Будь-які витрати можуть бути зроблені тільки за розпорядженням керівника.

Звичайно, є некотороенеудобство в віддаленості бухгалтерського працівника, з яким періодіческінеобходімо консультуватися, а також давати вказівки. Але з развітіемтелекоммунікаціонних зв'язків відстані зменшуються, а економія по содержаніюсвоей бухгалтерії скрасить цю віддаленість.

Важливим аспектом в пользуобслужіванія в ЦБ є кадрове питання. Професіоналів в сфері бюджетногоучета знайти вкрай складно: інститути таких фахівців не готують, аработнікі, що мають високий рівень за рахунок тривалого стажу в бюджеті, зазвичай неохоче переходять з одного місця роботи на інше, посколькупрівикают, та й важко кинути налагоджений тобою механізм.

Автоматизація обліку такжетребует значних витрат не тільки на придбання техніки, програмного супроводу, а й на оплату витрат з передачі бухгалтерської та податкової звітності потелекоммунікаціонним каналах зв'язку до відповідних організацій. З огляду на, що останнім часом «електронна звітність» набирає обертів, без такіхзатрат казенному установі не обійтися.

Основною метою організації бюджетного обліку в ЦБ є:

1 мінімізація управлінських витрат по здійсненню облікових і звітних процедур;

2 уніфікація порядку ведення обліку та проведення контрольних заходів;

3 забезпечення керівництва органу влади достовірної та оперативної інформації;

4 підвищення якості бюджетної звітності.

Обов'язкові умови взаємодії

Важливим моментом дляорганізованной роботи ЦБ є розробка регламенту документооборота.Регламент передбачає отримання від установ первинних документів і другіхматеріалов, необхідних для бухгалтерського обліку і контролю, і, в свою чергу, надання звітних даних керівникові з метою управління установою.

ЦБ не замінює функції керівника

Для забезпечення достовірного учетахозяйственной діяльності установи централізована бухгалтерія должнаосуществлять:

організацію та ведення бухгалтерського та податкового учетаі звітності, обов'язкових і господарських операцій шляхом їх відображення в бухгалтерскіхрегістрах;
попередній контроль над відповідністю заключаемихдоговоров обсягами асигнувань, передбачених кошторисом доходів і витрат;
контроль над правильним і економним расходованіемсредств відповідно до цільового призначення за затвердженими кошторисами доходів івитрат за бюджетними коштами і коштами, отриманими за рахунок внебюджетнихісточніков;
контроль над наявністю і рухом майна, використанням матеріальних, трудових і фінансових ресурсів відповідно снорматівамі і кошторисами;
нарахування та виплату в установлені терміни заробітноїплати працівникам;
своєчасне проведення розрахунків, що виникають упроцесі виконання в межах санкціонованих витрат бюджетного кошторису, З організацією та окремими фізичними особами;
бухгалтерське обеспеченіевнебюджетной діяльності установ;
інвентаризацію будівель, споруд, основних засобів, розрахунків та ін .;
облік нарахування і сплати страхових і накопітельнихвзносов в зв'язку з впровадженням індивідуального (персоніфікованого) обліку;
подання звітності засновнику установи, Уподатковому органи, позабюджетні фонди, органи статистики та інші органи;
консультірованіеруководітелей установ з питань оподаткування, бухгалтерського обліку іотчетності;
зберігання документів (як набумажних, так і на електронних носіях інформації) відповідно до правіламіорганізаціі державного архівної справи;
представлення інтересів обслуговуваних установ подоверенності в різних організаціях;
іншу діяльність, передбачену действующімзаконодательством, що регулює фінансово-господарську діяльність установ.

Як видно, спектр деятельностіЦБ дуже різноманітний, а тому вимагає фахівців різного рівня інаправленія бухгалтерської справи.

Однак руководітельекономіческого суб'єкта не повинен по усіх фінансових питань полностьюполагаться на працівників ЦБ. Норми, що містяться в Законі № 402-ФЗ, навпаки, посилюють його відповідальність в частині організації та ведення бухгалтерськогообліку.

Найважливішим показником високого рівня керівника є його юридична та фінансова грамотність. Проблема полягає в тому, що на посаду керівників часто призначають фахівців цієї ж установи: вчителів, лікарів і т. Д. Маючи високі професійні навички в своїй сфері діяльності, вони мають значний пробіл в таких важливих для управлінця знаннях, як трудове, цивільне, бюджетне , податкове право.

У договорі на бухгалтерське обслуговування слід передбачити відповідальність ЦБ за порушення строків перерахування податків і внесків, затримки подання звітності, що може спричинити накладення штрафів і нарахування пені. В цьому випадку тягар оплати повинна взяти на себе централізована бухгалтерія.

Якщо виникла суперечка

Закон № 402-ФЗ пояснює, що повинен робити головний бухгалтер в случаеспора з керівником. А саме - прийняти дані, що містяться в первинному обліковому документі, або відобразити (не відіб'ється) в обліку об'єкт наосновании письмового розпорядження керівника економічного суб'єкта. Всю відповідальність за достовірність інформації, інформації, содержащейсяв регістрах бухгалтерського обліку і в бухгалтерській звітності, прінімаетна себе керівник, який віддав таке письмове розпорядження. Однакоопит показує, що керівники обслуговуваних установ прислухаються до думки працівників ЦБ ще на стадії формленія документації, і до конфлікту ситуація не доходить.

Фінансовий контроль

В умовах нового закону обухгалтерском обліку більш значущим стає система контролю, внутрішнього івнешнего, над фінансово-господарською діяльністю казенного установи.

Говорячи про внутрішній контроль, необхідно підкреслити значимість облікової політики установи. На жаль, керівник установи не завжди розуміє, навіщо потрібен цей документ, хто іяк його повинен скласти, його роль у фінансовій діяльності економіческогосуб'екта. Тим часом саме він згідно з Інструкцією № 157н повинен цей документутверждать.

Облікова політика включає в себе робочий план рахунків; методи оцінки окремих видів майна та зобов'язань; порядок проведеніяінвентарізаціі; правила документообігу і технологію обробки облікової інформації; форми первинних (зведених) облікових документів, застосовуваних для оформленіяхозяйственних операцій; порядок організації і забезпечення (здійснення) суб'єктом обліку внутрішнього фінансового контролю та ін.

Сформована і утвержденнаяучетная політика повинна застосовуватися послідовно з року в рік. Ось почемуруководітелю необхідно добре орієнтуватися в даному документі і поніматьсвоі повноваження в рамках його застосування.

Розберемося, хто долженразрабативать облікову політику казенного установи, що обслуговується вцентралізованной бухгалтерії.

Виходячи з цього, учетнуюполітіку розробляє ЦБ. А затверджується вона наказом керівника установи, як правило, в кінці фінансового року.

Якщо установа протягом календарного року розірве договір бухгалтерського обслуговування з ЦБ і перейде на самостійне ведення бюджетного обліку, прийнята раніше облікова політика повинна застосовуватися до кінця фінансового року. І тільки з нового фінансового року головний бухгалтер установи може внести зміни, якщо вони допустимі нормативною базою.

Ще одним з нововведень Закону №402-ФЗ є обов'язок всіх організацій, в т. Ч. І казенних установ, здійснювати внутрішній контроль здійснюються фактів господарського життя. Сетой метою установа повинна розробити і затвердити положення про внутреннемфінансовом контролі, яке може бути додатком до облікової політики івключать в себе наступні розділи:

мети, завдання і принципи функціонування внутреннегоконтроля;
порядок організації внутрішнього контролю;
вимоги, що пред'являються до учасників сістемивнутреннего контролю;
права і обов'язки контролюючих і контроліруемихліц;
звітність щодо дотримання положення про внутреннемконтроле і ін.

звітність

У Законі № 402-ФЗ вперше чітко сформульований момент, коли звітність вважається складеною. Так, відповідно до п. 8 ст. 13 цього документа бухгалтерська (фінансова) звітність вважається складеною послеподпісанія її примірника на паперовому носії керівником економічного суб'єкта. Таким чином, керівник завершує роботу ЦБ посоставленію всіх видів звітності.

зберігання документів

Ще одінважний аспект - зберігання документів бухгалтерського обліку. Згідно п. 1 ст. 29Закона № 402-ФЗ первинні облікові документи, регі-Стрий бухгалтерського обліку, бухгалтерська (фінансова) звітність підлягають зберіганню установою в теченіесроков, що встановлюються відповідно до правил організації державного архівної справи, але не менш п'яти років після звітного року.

Для довідки

Документи облікової політики, стандарти економічного суб'єкта, інші документи, пов'язані з організацією і веденням бухгалтерського обліку, в т. Ч. Кошти, що забезпечують відтворення електронних документів, а також перевірку справжності електронного підпису, підлягають зберіганню установою не менше п'яти років після року, в якому вони використовувалися для складання бухгалтерської (фінансової) звітності в останній раз (п. 2 ст. 29 Закону № 402-ФЗ).

Керівник установи зобов'язаний організувати зберігання фінансових документів (п. 1 ст. 7 Закону № 402-ФЗ), забезпечити безпечні умови і їх захист від змін.

Обов'язок збереження бухгалтерської документації також необхідно відобразити в договорі бухгалтерського супроводу. Доцільно зберігати всі бухгалтерські документи і звітність в ЦБ, а при розірванні договору передати їх в установу, оформивши відповідний акт.

Які ще права і обов'язки у керівника

Крім Закону № 402-ФЗ права иобязанности керівника установи регламентуються Інструкцією № 157н. Так, в відповідність до п. 16 Інструкції № 157н за ним зберігається обязанностьназначать комісію з розслідування причин в разі пропажі, знищення або порчіпервічних (зведених) облікових документів і (або) регістрів бухгалтерського обліку, а також вживати заходів щодо відновлення первинних (зведених) облікових документів чи регістрів бухгалтерського обліку.

Керівник установи (егозаместітель) присутній при маркуванні предметів м'якого інвентарю. При етомсамі маркувальні штампи повинні зберігатися у керівника або його заступника (п. 118 Інструкції № 157н). Існують певні вимоги і по організацііработи з готівкою і оформлення первинних документів.

Керівнику важливо поніматьнеобходімость уявлення в ЦБ всіх правовстановлюючих документів, чтобивесті бюджетний облік відповідно до законодавства і своевременнопредставлять потрібну звітність.