Я знаю, як правильно ... організувати кабінет відділу кадрів

Робота служби персоналу пов'язана зі створенням, обробкою, використанням та зберіганням значної кількості документів. Ці документи, як правило, містять відомості, що відносяться до персональних даних співробітників, і повинні бути захищені від несанкціонованого доступу.

Цілком очевидно, що все це накладає серйозні зобов'язання на керівників організацій та посадових осіб, відповідальних за забезпечення схоронності документів з особового складу. А значить, кожен роботодавець повинен розробити комплекс правових, організаційних і практичних заходів, що забезпечують умови зберігання і використання подібних документів. Про те, як організувати «ідеальний» кабінет відділу кадрів, нам розповість той, хто точно знає, як це зробити правильно.

Розмова про те, як правильно організувати простір для зберігання документів з особового складу, ми почнемо з нагадування про те, що в кадровій службі фактично існують дві самостійні частини документального фонду.

Частина 1. Що створюються в організації і що надходять з інших організацій і структурних підрозділів оригінали і копії документів з усіх питань діяльності організації, положення про відділ, його підрозділи, посадові інструкції працівників. Велике місце в роботі кадрової служби також відводиться листуванні з організаціями та громадянами з різних питань, матеріалами перевірок стану документів, що містять персональні дані, в структурних підрозділах організації.

Частина 2. Особові справи співробітників і інші облікові документи, документи по атестації працівників тощо.

Документи кадрової служби після завершення виконання підшиваються в справи відповідно до їх номенклатури. Справи протягом певних термінів (зазвичай це два-три роки) зберігаються в шафах у відділі кадрів. Після закінчення цього терміну справи постійного і довготривалого (понад 10 років) зберігання передаються в архів організації, а справи тимчасових термінів зберігання можуть залишатися в кадровій службі до закінчення встановлених термінів зберігання, після чого виділяються для знищення зі складанням спеціального акта.

Терміни зберігання документів, зазначені в Переліку, поширюються на всі організації незалежно від форм власності (ст. 1.2 Переліку).

А ЩО ЗА ЦЕ БУДЕ?

Відповідальність за збереження кадрових документів несе керівник кадрової служби, а там, де кадрової служби немає, -кадровий працівник. Тому в його завдання входить не тільки правильна організація роботи з документами, а й, перш за все, створення умов, що забезпечують їх збереження.

Особливості зберігання кадрової документації в організації обумовлені завданнями обмеження несанкціонованого доступу до документів, що містять персональні дані працівників, і ефективного пошуку потрібної інформації.

Організація приміщення служби кадрів

Якщо така організація простору неможлива, то слід виконати хоча б основні умови.

Умова 1. Приміщення кадрової служби має бути обладнане пожежною і охоронною сигналізацією.

Умова 2. Бажано, щоб вхідні двері кадрової служби була подвійною металевою, а вікна захищені металевими ґратами.

Умова 3. Приміщення повинно бути досить просторим, щоб, по-перше, забезпечувалися умови для роботи персоналу служби, а по-друге, було місце для розміщення шаф і сейфів для поточного зберігання документів.

Після закінчення робочого дня всі двері (в тому числі внутрішні) необхідно замикати на надійні замки і опечатувати особистою печаткою керівника кадрової служби. Ключі від дверей здаються під розпис у спеціальному журналі. Одночасно включається і перевіряється надійність засобів охоронної сигналізації.

Здає на охорону і знімає з охорони приміщення відділу кадрів керівник служби (інша посадова особа, відповідальна за ведення кадрової роботи). Прибирання приміщень допускається тільки в присутності цих осіб. Справи, папки з документами, картотеки, машинозчитувані документи, облікові журнали і книги обліку, трудові книжки зберігаються в кадровій службі в робочий і неробочий час в металевих постійно замкнених шафах. Бажано, щоб у кожного працівника був свій шафа для зберігання закріплених за ним масивів документів. При цьому печатки, штампи, бланки документів та ключі від робочих шаф працівників, як правило, зберігаються в сейфі керівника кадрової служби.

Правила роботи з документами

Щоб забезпечити збереження персональних даних при роботі з документами, необхідно дотримуватися таких правил.

Правило 1. На робочому столі тримайте тільки ті документи, з якими в даний момент працюєте.

Правило 2. Інші документи зберігайте в замкненому шафі.

Правило 3. Виконувані документи розміщуйте в папки, на яких вказуйте вид вироблених з ними дій, наприклад «Для підшивки в особисті справи», «Для відправки» і т. П. Або прізвища співробітників, до роботи з якими відносяться дані документи. Добре, якщо в кожній теці буде опис що знаходяться в ній документів.

Правило 4. Документи, з якими закінчено роботу, негайно підшиваються в відповідну справу.

Правило 5. У кінці робочого дня всі документи, справи, листи паперу і блокноти з робочими записами, інструктивні та довідкові матеріали прибирайте в металеві шафи, сейфи, замикайте і опечатують печаткою.

Правило 6. У кінці робочого дня на робочому столі не повинно залишатися жодного паперу. Перевірте також урну для паперів і переконайтеся у відсутності там документів, які можуть представляти інтерес для сторонньої особи.

Правило 7. Печатки, штампи, бланки документів, ключі від робочих шаф зберігайте тільки в сейфі начальника отелення кадрів.

Правило 9. Комп'ютери в кінці робочого дня блокуйте і відключайте від мережі.

Правило 10. Не залишайте будь-які документи або службові записи на робочому столі, не залишайте шафи незамкненими, а комп'ютер - незаблокі-ванням при виході з кабінету.

Розміщувати документи на підлозі, підвіконнях, в нерозібраних стосах

Правила зберігання документів

В системі зберігання кадрових документів можна виділити дві стадії: поточне (оперативне) і подальше (архівне).

Зберігання та використання документів з моменту їх створення і до передачі справи, в яке вони згруповані, в архів називають поточним (оперативним). Поточне зберігання справ здійснюється за місцем їх формування. Так, документи, створювані в службі кадрів, в ній же і зберігаються.

Поточне зберігання ділиться на два підвиди:

зберігання документів в процесі їх виконання;
зберігання виконаних документів. Поточне зберігання документів означає їх зберігання в оригіналах. Тому в кадрових службах організацій накази по особовому складу зберігаються в оригіналах.

Умови зберігання повинні забезпечувати захист документів від пошкоджень, шкідливих впливів навколишнього середовища і виключати їх втрату. Як правило, для цього в приміщеннях відділу кадрів і архіву встановлюють металеві шафи, сейфи, шафи-стелажі і т. П. Для полегшення пошуку документів на шафах розміщують копії номенклатури справ, а на корінцях обкладинок справ - номери справ відповідно до номенклатури.

Якщо ви знаєте, що якийсь документ повинен копіюватися з певною частотою, можна зняти з нього одну копію хорошої якості і надалі працювати з нею

У приміщенні служби кадрів, в якому зберігається велика кількість документів, повинні підтримуватися стабільні значення температури і вологості повітря, так як для паперу особливо небезпечні не стільки високі і низькі показники температури і вологості, скільки часта зміна цих показників. Звичайно, документи зберігаються в спеціальних папках і за щільно зачиненими дверима шаф, щоб до мінімуму знизити вплив найлютішого ворога паперу - пилу. Також доцільно зберігати документи в шафі з непрозорими дверцятами. Справа не тільки в найбільшій безпеці зберігання, але і в тому, що для паперу шкідливо вплив світла, особливо ультрафіолету.

ВИ ПОВИННІ ЦЕ ЗНАТИ

Правила знищення документів

Одним з етапів життєвого циклу кадрових документів є їх знищення. Причини бувають різні.

Причина 1. Законне знищення в організаціях після закінчення встановленого терміну зберігання.

Причина 2. Знищення або псування з необережності, в результаті аварій і стихійних лих, природних і техногенних катастроф.

Наша довідка

Приміщення архіву організації повинно бути ізольовано, оснащено охоронною та пожежною сигналізацією. Необхідні розміри приміщення для розміщення документів, в тому числі і по особовому складу, досить легко розрахувати виходячи з розмірів (довжини) архівної полки і середньої товщини (1-1,5 см) стандартного справи з урахуванням, що стандартний архівний стелаж висотою 2 м 30 см має 12 таких полиць. Робоча відстань між стелажами повинна бути не менше 80 см, пожежні проходи між рядами стелажів - 120 см. Окремо вважається площа, яку займає металевими шафами і сейфами, а також середня кількість справ, які в них можна розмістити. Провівши всі ці розрахунки, ви можете досить точно вказати, які площі архівосховища необхідні вам для розміщення документів.

У зв'язку з цим кадровій службі доводиться вирішувати дві протилежні завдання.

Завдання 1. Знищити документи, щоб мінімізувати (а краще - повністю виключити) ймовірність відновлення міститься в них інформації.

Завдання 2. Відновити документи і міститься в них інформацію в разі псування або знищення документів. Які методи і технології для цього можна використовувати.

Перше завдання пов'язана з виконанням вимог законодавства і ділових зобов'язань по надійному знищенню документів, що стали непотрібними для організації, а також для вирішення питань, пов'язаних з інформаційною безпекою.

Другу задачу, на щастя, доводиться вирішувати набагато рідше. І бажано заздалегідь продумати і скласти плани дій по порятунку пошкоджених документів у разі виникнення пожежі або затоплення.

знищення має бути санкціонованим (т. е. забороняється самовільне знищення документації без оформлення відповідних документів);
забороняється знищувати документи, що мають відношення до що йде або майбутнього розгляду за судовими позовами або розслідування;
знищення документів має проводитися зі збереженням конфіденційності міститься в них інформації;
повинні бути знищені всі копії документів, відібраних на знищення, включаючи страхові і резервні копії та копії для тривалого зберігання.

Наша довідка

Шредірованіе - найбільш поширений і популярний на сьогодні метод знищення паперових документів. Привертають його дешевизна, «екологічність», достатня надійність.

Головне достоїнство - документи можна знищувати поетапно, крім того, не потрібно виділяти багато місця для тимчасового складування відібраних на знищення матеріалів. У цьому випадку простіше забезпечити безпеку документів і міститься в них інформації. Саме цей варіант активно використовується в роботі, і в багатьох організаціях вимога обов'язкового знищення документів в шредері включено у внутрішні регламенти.

При виборі шредера фахівці радять брати до уваги кількість щодня ліквідованих документів.

Рекомендована денна навантаження - важливий фактор, який варто враховувати при підборі агрегату. Ще один принциповий момент - наскільки конфіденційна інформація. Від цього залежать рівень секретності того, що знищує і тип порізки.

Рівень секретності, який забезпечувався б шредером, задається максимальним розміром фрагментів, на які ріжеться папір або інший носій.

Згідно з міжнародним стандартом DIN 32757-1 розрізняють п'ять рівнів секретності:

секретність першого рівня присвоюється моделям, на виході видає смуги шириною до 1,2 см. Відновити документ з такою стружки можна, хоча доведеться повозитися. Тому подібні шредери використовують переважно для прибирання робочого столу;
другий рівень секретності не набагато серйозніше. Апарат видає смужки не ширше 0,6 см. Такі пристрої завдяки своїй доступною ціною поширені досить широко;
шредери третього рівня секретності можна використовувати для знищення конфіденційних, але не секретних документів. Папір ріжеться на смуги шириною 0,2 см або фрагменти розміром до 0,4 х 6 см. Відновити вміст документа, знищеного таким способом, практично неможливо;
для секретної документації рекомендується використовувати шредери з ще більш потужним, четвертим рівнем секретності. У цьому випадку документ ріжеться на фрагменти не більш 0,2 х 1,5 см, т. Е. В дрібну стружку, придатну хіба що в якості будматеріалу;
і, нарешті, для знищення цілком таємних документів виробляються шредери, що дають на виході фрагменти формату 0,08 х 1,3 см. Фактично документ перетворюється «в пил» і не підлягає відновленню навіть в лабораторних умовах.

При виборі шредера потрібно спиратися тільки на дійсно необхідний рівень секретності, так як від цього залежать ціна і продуктивність машини.

Не будемо забувати, що оргтехніка - не тільки незамінний помічник в офісі, а й важлива деталь інтер'єру. В асортименті будь-якого виробника можна знайти темні і світлі моделі класичного або футуристичного дизайну. В обробці застосовується метал, прозорий пластик, світлові індикатори різних квітів.

Правила роботи з відвідувачами кадрової служби

Крім операцій з документами, працівники відділу кадрів значну частину часу витрачають на прийом громадян (співробітників організації, колишніх працівників, кандидатів на роботу та ін.). Цей вид роботи також повинен бути строго регламентований, т. К. Відвідувачі можуть становити певну загрозу інформаційній безпеці відділу кадрів.

Прохід сторонніх осіб в приміщення відділу краще контролювати: відвідувач ідентифікується по паспорту або службовим посвідченням.

Слідкуйте, щоб в години прийому відвідувачів на вашому столі не було зайвих документів.

Сподіваємося, що наші рекомендації допоможуть організувати приміщення кадрової служби та роботу з документами з особового складу таким чином, щоб вимоги до гарантування безпеки цих документів були виконані.