Інструкція з ведення діловодства, докіпедія

1.1. Ця інструкція (далі іменується "Інструкція") розроблена для встановлення єдиного порядку складання документів і організації роботи з ними в "_____________________" і його філіях (далі іменується "Організація") і обов'язкове для виконання всіма співробітниками Організації.

1.2. У філіях Організації діловодство ведеться самостійно з дотриманням вимог цієї Інструкції.

При розробці Інструкції використовувалися діючі нормативні акти Укаїни, які передбачають складання документів за певними правилами, ведення номенклатури (списку) справ, створення архівів в організаціях для забезпечення схоронності найбільш цінних документів, існуюча практика, а також внутрішні документи Організації.

1.3. Положення Інструкції поширюються на організацію роботи з документами незалежно від виду носія, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль виконання, здійснювані за допомогою автоматизованих (комп'ютерних) технологій.

Автоматизовані технології обробки документної інформації, що застосовуються в Організації, повинні відповідати вимогам Інструкції.

1.4. Відповідальність за організацію діловодства, дотримання встановлених Інструкцією правил і порядку роботи з документами в департаментах і відділах Організації покладається на начальників структурних підрозділів "______________".

1.5. Безпосереднє ведення діловодства в структурному підрозділі здійснюється секретарем або співробітником, призначеним начальником відповідного структурного підрозділу.

Використання в засобах масової інформації, публічних виступах і т.п. інформації, що міститься в службових документах, допускається тільки з дозволу керівництва "______________".

2. ПРИЙОМ, ОБЛІК, РЕЄСТРАЦІЯ, ПРОХОДЖЕННЯ І ВІДПРАВКА кореспонденції

2.1. Прийом документів.

2.1.1. Вся надходить в Організацію кореспонденція приймається і реєструється в Канцелярії.

2.1.2. При прийомі кореспонденції необхідно перевіряти правильність її доставки. Помилково доставлена ​​кореспонденція пересилається за належністю. Прийнята кореспонденція розкривається (за винятком кореспонденції з відміткою на конверті "Особисто").

2.2. Порядок реєстрації вхідних документів.

2.2.2. На отриманих документах проставляється реєстраційний штамп, в якому вказується дата надходження, порядковий вхідний номер. Якщо до документа є додаток, то поруч з вхідним номером робиться про це відмітка. Штамп проставляється на лицьовій стороні першого аркуша документа в правому нижньому кутку.

Порядкові номери фіксуються в журналі обліку реєстраційних порядкових номерів (Додаток N 2).

На документах, які не підлягають реєстрації, ставиться штамп і вказується тільки дата надходження документа.

2.2.3. При реєстрації повинен дотримуватися принцип однократності: кожен документ реєструється лише один раз в Канцелярії Організації.

2.3. Порядок проходження документів.

2.3.3. При направленні документа кільком виконавцям відповідальність за підготовку матеріалу несе виконавець, зазначений в резолюції першим. Решта виконавців зобов'язані подати необхідні матеріали відповідальному виконавцю в узгоджені з ним терміни.

Відповідь має бути завізований усіма виконавцями, перерахованими в резолюції.

2.3.4. Документи, що надійшли з Канцелярії в структурні підрозділи, вдруге не реєструються.

2.3.5. Документи, зареєстровані в Канцелярії, передаються з одного структурного підрозділу Організації в інше тільки через Канцелярію.

2.4. Порядок реєстрації та відправлення вихідних документів.

2.4.1. Підписані керівництвом "______________" документи в той же день повинні здаватися в Канцелярію для реєстрації та відправки.

2.4.2. Перед реєстрацією документа, що надійшов на відправку, перевіряється правильність його оформлення:

- наявність бланка, підписи, дати, необхідних віз і відомостей про виконавця;

- наявність заголовка до тексту, номера і дати документа, на який дається відповідь;