Інструкція щодо заповнення заявок на оплату витрат в програмі АЦК фінанси web
Інструкція щодо заповнення заявок на оплату витрат в програмі АЦК - Фінанси WEB.
В основному меню заходимо в Виконання - Виконання бюджету - Виконання видатків - Заявки на оплату витрат.
Спочатку вікно заявок відкривається ось таким чином:
Розглянемо основні кнопки у верхньому меню:
Примітка: Всі кнопки розглядаються в цьому розділі однаково працюють в будь-якому журналі в цій програмі.
2.1 Кнопка Обновіть- служить для оновлення. відображення та виведення записів.
Примітки. Кнопка Оновити натискається кожен раз при відкриванні нового довідника для відображення інформації.
2.2 Кнопка Відкрити - служить для відкриття виділеного документа або рядки.
2.3 Кнопка Створити - служить для відкриття чистого бланка створюваного документа.
2.5 Кнопка Скинути фільтр - служить для очищення раннє заповнених фільтрів.
Примітка. Якщо ви не бачите деякі ваші рядки, документи, довідники натискаєте кнопку Скинути фільтр і кнопку Оновити після цього всі дані повинні будуть з'явитися.
2.6 Кнопка Фільтр - служить для відображення або приховування додаткових фільтрів.
Фільтри служать для сортування, відображення даних про умови заданих в фільтрі.
2.7 Кнопка Друк документа - служить для друку документа у вигляді платіжного паплюження.
2.8 Кнопка Друк списку - служить для друку документа у вигляді Реєстру.
Примітка. Для здійснення друку кількох документів в одному Реєстрі треба їх виділити. Виділення відбувається натисканням пробілу або проставлення галочок попереду списку. Друк у вигляді реєстру можна здійснити за різними шаблонами:
Рекомендований шаблон друку в вигляді реєстру це надрукувати перелік за шаблоном.
Настроюється шаблон друку в вигляді реєстру це Друк універсального списку. Але для друку в такому вигляді треба зробити Налаштування друку універсального списку.
Примітка до пункту 2.7 і 2.8: Коли ви друкуєте документ дані відразу на принтер не виводяться, а відкриваються в Excel. Звідти вже можна роздрукувати або відредагувати!
2.9 Кнопка Налаштувати список - служить для настройки відображаються колонок в журналі документів.
Після натискання кнопки Налаштувати список виходить таблиця де в правій частині таблиці видно відображаються колонки, в лівій частині таблиці видно доступні колонки. Для того щоб відобразити колонку його треба з лівої частини перенести в праву частину таблиці за допомогою одинарної стрілки. Якщо ви хочете прибрати непотрібну колонку його треба з правої частини перенести в ліву частину таблиці за допомогою одинарної стрілки. Для перенесення колонок використовуємо кнопки - для перенесення колонки вперед. - для перенесення колонки назад.
Після настройки списку натискаємо ОК колонки які в правій частині відіб'ються в журналі документів. Малюнок нижче!
3. Робота з фільтрами.
Після натискання на кнопку Фільтр на верхній частині журналу відображаються фільтри за якими можна впорядкувати документи за власним бажанням. Якщо ми введемо дату і зробимо Оновити то він нам видасть документи на цьому проміжку який ми задали. Це потрібно для спрощення пошуку документів, так що якщо ви не поставите не один з фільтрів то він вам видасть документи за весь період з початку року до сьогоднішнього дня. Так само можна відсортувати і за іншими критеріями документ допустимо по Бланку витрат, номеру, сумі і тд. Для очищення фільтра натискаємо на кнопку Скинути фільтр після цього фільтри перейдуть в первинний вигляд. Дивіться малюнок.
У журналі заявки на оплату витрат натискаємо на кнопку Створити.
Відкривається чистий бланк заповнення заявок.
4.1 Тема - основні дані заявки (виділено червоним). Сюди входять:
- Номер документа (проставляється в ручну за бажанням оператора)
- Дата документа (проставляється автоматично поточна дата на комп'ютері можна змінити на бажану)
Примітка: інші дані не заповнюються за замовчуванням можна доповнити за бажанням оператора.
4.2 Закладка Платник (виділено червоним). У цій закладці заповнюється:
- Рахунок (в кінці поля натискаємо кнопку три точки). Дивіться малюнок.
Після натискання кнопки три точки відкривається журнал Рахунки організацій, де натискаємо на кнопку Оновити. Після чого висвітяться доступні рахунки серед яких вибираємо потрібний для вас рахунок і натискаємо кнопку Вибрати. Потрібний нам рахунок проставляється у формі заповнюючи потрібні рядки. Закладка Платник заповнена!
4.3 Призначення платежу (виділено червоним). Тут ми набираємо підставу заявки від руки в клавіатурі. Дивіться малюнок.
4.4 Закладка Одержувач (виділено червоним). У цій закладці заповнюється:
- ІПН (в кінці поля натискаємо кнопку три точки). Дивіться малюнок.
Після натискання кнопки три точки відкривається журнал Організації, де натискаємо на кнопку Фільтр і в поле ІПН вводимо потрібне значення, робимо Оновити. Додатково можна вести поле КПП. Потрібна організація висвічується його потрібно вибрати.
Після вибору організації закладка Одержувач заповнюється.
Якщо поле рахунок отримувача не заповнився значить у цієї організації багато рахунків.
- Рахунок (в кінці поля натискаємо кнопку три точки). Дивіться малюнок.
Після натискання кнопки три точки відкривається журнал Рахунки організації, де натискаємо на кнопку Оновити. Після чого висвітяться рахунку обраної нами організації серед яких вибираємо потрібний для вас рахунок і натискаємо кнопку Вибрати.
Закладка одержувач заповнений!
4.5. Закладка Розпис (виділено червоним). У цій закладці заповнюється:
- Бюджет (бюджет Республіки Татарстан або Бюджет ФОМС в залежності від бази)
- Бланк витрат (в кінці поля натискаємо кнопку три точки). Дивіться малюнок.
Після натискання кнопки три точки відкривається журнал Бланки витрат, де натискаємо на кнопку Оновити. Дивіться малюнок.
Для розкриття потрібних бланків витрат натискаємо кнопку на початку рядка.
Відкриваємо поки потрібний бланк витрат не висвітитися. Вибираємо потрібний бланк витрат і натискаємо кнопку Вибрати. Дивіться малюнок!
Далі в закладці Розпис натискаємо на кнопку Створити. Дивіться малюнок.
Після натискання на кнопку створити відкривається чистий бланк Розписи. Де заповнюються поля:
- Сума (виділено червоним) набирається з клавіатури.
Примітка: Якщо кома і копійки не проставляється переведіть розкладку клавіатури на українську мову.
- Дозвіл (в кінці поля натискаємо кнопку три точки). Дивіться малюнок.
Після натискання кнопки три точки відкривається журнал Дозволи / зміни на відкриття ЛЗ з обліку спеціальних коштів, де натискаємо на кнопку Оновити. Вибираємо потрібний дозвіл з висвітили.
- Тип зобов'язання (виділено червоним) (в кінці поля натискаємо кнопку стрілочку) і вибираємо Бюджетне зобов'язання.
- Зобов'язання (в кінці поля натискаємо кнопку три точки). Дивіться малюнок.
Після натискання кнопки три точки відкривається журнал Бюджетні зобов'язання, де натискаємо на кнопку Оновити. Далі з відображуваного списку вибираємо потрібне Бюджетне зобов'язання. І все дані проставляються. Суму треба буде змінити на ту яку ви будете платити. Тепер зберігаємо введені дані в кінці цієї сторінки натискаємо кнопку Застосувати і ОК.
Примітка: Процедура заповнення Тип зобов'язання і Зобов'язання виконується тільки в тому випадку якщо заявка до Бюджетного зобов'язанням.
Якщо у нас проста заявка без Бюджетного зобов'язання робимо наступне дію.
Після того як ми набрали Суму і Дозвіл, натискаємо на кнопку Бюджет (виділено червоним). Дивіться малюнок.
Після натискання кнопки відкривається журнал Список рядків видаткової частини бюджету, де натискаємо на кнопку Скинути фільтр і Оновити.
Серед рядків видаткової частини бюджету вибираємо потрібну. Далі в Розписи всі дані проставляються. Тепер зберігаємо введені дані в кінці цієї сторінки натискаємо кнопку Застосувати і ОК. Дивіться малюнок!
4.6 Закладка Інше (виділено червоним). У цій закладці заповнюється:
- Вид операції (проставляється значення 1)
- Черговість платежу (проставляється значення 3 або 5) Дивіться малюнок!
4.7 Закладка Відповідальні особи та чек / карта. Тут проставляється галочка Отримання готівки та потрібні поля заповнюються. Дивіться малюнок.
4.8 Закладка Ідентифікатор платежу. Тут заповнюються всі потрібні поля в ручну. Тобто поле Ідентифікатор платежу заповнюється рядками стоять нижче. Якщо в ці рядки що то набити то дані автоматично додадуться в поле Ідентифікатор платежу. Щоб проставити КБК потрібно вибрати Вид класифікації (дохідна) і у вас з'являться ще три поля це Адмін, КВД і Косгеї.
Адмін - це перші три цифри КБК
КВД - це 14 цифр середина КБК
Косгеї - це останні три цифри КБК.
Заповнення заявки закінчено. Робимо Застосувати і ОК.
У Вас Заявка зберегтися в статусі Відкладений (якщо заявка без Бюджетного зобов'язання) або Новий (якщо заявка до Бюджетного зобов'язанням).
Після збереження заявки натискаємо правою кнопкою миші на цю заявку робимо Підписати і ще раз правою кнопкою миші Зареєструвати. Після цього статус заявка ставати На санкціонуванні. Цю заявку Куратор може далі обробити.
Якщо у вас заявка автоматично ставати в статусі відмовлено то в цьому випадки треба зателефонувати з куратором і з'ясувати причину відмови!