Індексація документів - студопедія

У процесі реєстрації проводиться індексація документа і внесення вихідних відомостей про документ у реєстраційну облікову форму.

Обов'язковий елемент індексу - порядковий реєстраційний номер у межах масиву, як правило, за рік.

Наявність в індексі порядкового номера забезпечує не тільки пошук, але і збереження документів. У зв'язку з цим, необхідно відповідність обраних облікових класифікаційних груп розділах довідкової картотеки. Це дозволить розміщувати картки в картотеці за порядковими номерами. Порядковий номер необхідний також для спостереження за збереженням записів на машинному носії. Валова нумерація всього потоку документів, що надходять застосовуватися не повинна.

Індекси (номера) необхідні як для традиційних, так і для автоматизованих способів обліку, пошуку та систематизації документів. В установі повинна бути однакова і стабільна система індексації, яка має постійну розташування складових частин індексу (номера) і використовує в якості умовних позначень тільки арабські цифри.

В основі індексації документів лежить номенклатура справ установи. Найпростіший базовий індекс складається з порядкового номера документа і індексу справи за номенклатурою. Складові частини індексу відокремлюються одна від одної косою рискою.

Наприклад: індекс 127 / 05-12, де 127 - порядковий номер документа в справі, 05-12 - індекс справи за номенклатурою (05 - індекс структурного підрозділу, до якої направляється документ, або напрямки діяльності організації, а 12 - номер справи).

Для більшої інформативності, а значить, і полегшення пошуку, додатково до порядкового номера в індексі вказують інші необхідні класифікаційні позначення:

· Код місця виконання та зберігання документа,

· Приналежність до певного питання, території, періоду,

· Структурного підрозділу, в якому зареєстрований документ (при децентралізованої реєстрації) і т.д.

Наприклад: індекс 127/29 / 05-12, де 127 - порядковий номер документа в класифікаційної групи кореспондента, 29 - класифікаційне група кореспондентів, 05-12 - індекс справи за номенклатурою.

Внутрішні документи при реєстрації діляться на групи за видами документів, кожна з яких реєструється окремо, наприклад: накази з основної діяльності, накази по особовому складу, акти ревізій і т.д. Порядкові реєстраційні номери (індекси) привласнюються документам у межах кожної групи. Для внутрішніх документів звичайно застосовується проста порядкова нумерація, наприклад: наказ № 22, протокол № 5, акт № 13.

Надійшли у відповідь документам новий індекс присвоюють. Факт їх надходження фіксується в зоні «Відмітка про виконання» реєстраційної форми ініціативного документа. Однак з метою обліку цих документів дається черговий порядковий номер в класифікаційної групи, який дописується до індексу ініціативного документа.

Вхідні, вихідні та внутрішні документи реєструються окремо. Реєстраційний індекс вхідних і вихідних документів включає:

· Порядковий номер у межах масиву документів;

· Індекс по номенклатурі справ.

Наприклад: 218 / 01-15, де 218 - порядковий реєстраційний номер; 01-15 номер справи в яке буде підшитий документ або його копія (для вихідних документів).

При необхідності виділення частини документів з єдиного реєстраційного масиву можливе використання додаткового смислового літерного індексу. наприклад:

· При реєстрації додатків, заяв і скарг громадян порядковий реєстраційний номер доповнюється початковою літерою прізвища заявника, наприклад І-221, К-212, А-213 і т.д .;

· При реєстрації наказів з питань управління кадрами порядковий номер доповнюється буквою К, наприклад 18-К, 107-К і т.д .;

· При реєстрації наказів по особовому складу - л / с;

· При реєстрації рішень президій представницьких органів порядковий номер можна доповнити буквою П, наприклад 74-П;