Грошова застава, внесена Новомосковсктелем як оформити та облікувати

Статті по Бухобліку

У бібліотеках широко поширена практика видачі документів з бібліотечного фонду під грошову заставу. Які основні правила справляння такої застави? Хто встановлює його розмір і терміни повернення? Як оформити і відобразити в бухгалтерському обліку операції з прийняття та повернення грошової застави? На ці та інші питання ви знайдете відповіді в консультації.

З урахуванням загальних положень про заставу, визначених § 3 гл. 23 ГК РФ, стосовно до правовідносин між бібліотекою і її користувачами заставу слід розглядати як спосіб забезпечення зобов'язання, при якому заставодержатель (бібліотека) набуває право у разі невиконання заставодавцем (користувачем бібліотеки) зобов'язання повернути взяті в тимчасове користування документи відшкодувати свої збитки за рахунок застави.

Таким чином, в бібліотеці заставні зобов'язання вводяться з метою забезпечення збереження бібліотечного фонду. При цьому заставне обслуговування не варто розцінювати як одну з платних послуг бібліотек, метою яких є залучення додаткових коштів для розвитку бібліотеки.

Можливість стягнення з Новомосковсктелей грошової застави повинна бути прописана в її статуті, правилах користування бібліотеки. Детальні умови справляння і повернення грошової застави наводяться в локальному нормативному акті бібліотеки. Такі акти можуть називатися по-різному, наприклад положення про заставу, положення про заставне обслуговуванні, правила справляння грошової застави, правила видачі документів з бібліотечного фонду під заставу і т. Д.

Проаналізувавши декілька таких документів, розміщених на офіційних сайтах бібліотек, розглянемо, які основні положення в них зазвичай прописуються.

Випадки стягнення грошової застави

Справляння грошової застави, як правило, здійснюється в наступних випадках:

1) видачі постійним Новомосковсктелям додому в неробочі години (з моменту закінчення робочого дня до початку наступного дня, на вихідні, святкові та санітарні дні) бібліотеки документів з бібліотечного фонду, в тому числі з Новомосковскльних залів;

2) видачі документів з бібліотечного фонду Новомосковсктелям, яка не мала постійної реєстрації за місцем знаходження бібліотеки (або не мали документів для оформлення Новомосковсктельского формуляра), а також Новомосковсктелям, які мали неодноразові заборгованості перед бібліотекою;

3) видачі Новомосковсктелям документів з заставного фонду. Такий фонд створюється в бібліотеках з метою найбільш повного і оперативного задоволення попиту Новомосковсктелей на наукові, навчальні, виробничі та художні видання, літературу з мистецтва при одночасній гарантії їх збереження і своєчасного повернення.

Взяти документ під заставу може будь-який користувач бібліотеки старше 14 років.

Кількість документів, які видаються під заставу, а також для користування виданнями, визначається безпосередньо бібліотекарем, оформляють видачу, і диктується попитом на ці видання.

Забороняється виносити з бібліотеки, в тому числі видавати під заставу, антикварні видання, рідкісні твори друку, інші цінні матеріали, а також літературу, що надійшла з інших бібліотечно-інформаційних установ.

Встановлення розміру грошової застави

Підхід до визначення грошової застави у кожної бібліотеки свій, але при цьому такий розмір не повинен бути менше ринкової вартості видається видання, яка визначається виходячи з середньої ціни книги в торгових організаціях.

За новими книгами (придбаним в поточному році) сума застави встановлюється вище номінальної вартості видання в 1,5 рази, по старим виданням - в 2 - 10 разів.

Оформлення видачі документів під заставу

Видача документів з бібліотеки під грошову заставу здійснюється на підставі договору, укладеного з користувачем, і (або) на підставі відповідної заяви на ім'я директора бібліотеки.

У договорі (заяві) зазначаються найменування видається літератури, термін її повернення, сума внесеного грошової застави. У договорі проставляються підписи Новомосковсктеля і бібліотекаря. Один примірник договору залишається в бібліотеці, інший видається на руки користувачеві.

Відомості про користувача бібліотеки, виданих під заставу документах, терміни повернення, суми застави фіксуються в книзі (зошити) обліку руху грошових коштів, отриманих в якості застави. Крім того, в ній проставляються підписи Новомосковсктеля і працівника бібліотеки, а також дата внесення / прийому застави.

Спеціальна запис про видані під заставу документах із зазначенням заставної суми і терміни повернення робиться також в Новомосковсктельском формулярі.

Прийняті грошові кошти повинні зберігатися в спеціально обладнаному місці (сейфі). Варто відзначити, що на практиці існують різні варіанти прийому грошової застави:

1) коли гроші приймаються безпосередньо працівником бібліотеки, який видає літературу. У нього ж в сейфі (в зачиненій скриньці) ці кошти і зберігаються;

2) коли грошова сума приймається від Новомосковсктеля в касу бібліотеки на підставі оформленого бібліотекарем талона на послугу. В цьому випадку заставна сума зберігається в сейфі у касира.

На нашу думку, другий варіант прийому грошових коштів найбільш правильний, оскільки касир є матеріально відповідальною особою і відповідає за рух грошових коштів, що зберігаються в касі. Крім того, приміщення каси і її обладнання найбільш захищені від несанкціонованого доступу, тим самим забезпечується більш надійна збереження грошових коштів.

На підтвердження прийому грошових коштів Новомосковсктелю видається квитанція. В даному випадку може бути оформлена квитанція за уніфікованою формою (ф. 0504510), квитанція до прибуткового касового ордеру (відривна частина) або самостійно розроблена форма квитанції, за умови наявності в ній усіх обов'язкових реквізитів.

Слід зазначити: оскільки суми застави приймаються на час і при настанні певних умов підлягають поверненню, витрачати їх забороняється.

Повернення заставної суми з урахуванням штрафних відрахувань

При своєчасному поверненні Новомосковсктелем літератури в належному вигляді заставна сума віддається йому в повному обсязі.

У випадках несвоєчасного повернення документів в бібліотеку або їх псування до порушників застосовуються штрафні санкції або, як їх ще називають, штрафні відрахування (компенсаційна плата). Наприклад, згідно з положенням про грошову заставу при затримці повернення документів стягується плата в розмірі 1% від заставної суми за кожен день прострочення; при затримці повернення документів понад три дні заставна сума не повертається.

Конкретні терміни можливої ​​затримки повернення літератури, а також розміри штрафних відрахувань встановлюються в локальних нормативних актах бібліотеки.

При поверненні документів заповнюються відповідні графи в книзі обліку заставних коштів. Зокрема, вказуються дата повернення документа, сума повернутого застави, сума штрафу та причина його накладення, дата видачі бібліотекарем і отримання Новомосковсктелем застави і ставляться їхні підписи.

Повернення застави здійснюється або безпосередньо працівником бібліотеки, або касиром на підставі талона, оформленого бібліотекарем і підтверджує надходження документів від Новомосковсктеля.

Як зазначено вище, в разі тривалої затримки отриманого під заставу видання воно вважається втраченим (викуплених користувачем), при цьому заставна сума не повертається.

У день, наступний за днем ​​утворення заборгованості Новомосковсктеля, співробітниками бібліотеки складається акт в одному екземплярі про вилучення із заставної каси відповідної суми застави і встановлюється строк для придбання рівноцінної заміни втраченого видання.

Облік документів, придбаних на кошти заставних сум, ведеться в акті обліку книг, прийнятих від Новомосковсктелей замість втрачених. Копія товарного чека розміщується поруч із записом придбаного видання.

До відома: неповернені видання списуються за актом в установленому порядку.

Бухгалтерський облік заставних сум

Відповідно до п. 267 Інструкції № 157н для обліку сум коштів, що надійшли в тимчасове розпорядження установи і підлягають при настанні певних умов повернення, призначений рахунок 30401 «Розрахунки за коштами, отриманими в тимчасове розпорядження».

Аналітичний облік коштів, що надійшли в тимчасове розпорядження установи, ведеться в многографной картці по кожному одержувачу в розрізі видів надходжень (зобов'язань, в забезпечення яких вони надійшли).

Заставні суми, прийняті в касу установи, враховуються в межах встановленого ліміту. Оскільки витрачати такі кошти не можна, на нашу думку, зараховувати їх на особовий рахунок целесо-образно. Таким чином, при встановленні в бібліотеці ліміту каси потрібно серед іншого враховувати можливу суму грошових застав, яку бібліотека може прийняти від Новомосковсктелей за день.

Операції з приймання та повернення грошових застав відображаються в бухгалтерському обліку за кодом виду фінансового забезпечення (КВФО) 3 «Кошти у тимчасовому розпорядженні» (п. 21 Інструкції № 157н).

З урахуванням характеру коштів, що надходять у тимчасове розпорядження, за своєю економічною сутністю вищевказані надходження не є доходами установи. Відповідно до положень розд. V Вказівок 65н операції, що призводять до збільшення (зменшення) грошових коштів та не належать до доходів (витрат) установ, в тому числі надходження (вибуття) грошових коштів у тимчасове розпорядження автономного або бюджетної установи, відображаються із застосуванням статті 510 «Надходження на рахунки бюджетів »(статті 610« Вибуття з рахунків бюджетів ») Косгеї.

Користувач бібліотеки (бюджетна установа) взяв видання на будинок (на ніч) під заставу. В якості застави Новомосковсктель вніс в касу 300 руб. Книга була повернена в бібліотеку на наступний день. Після огляду книги бібліотекарем був здійснений повернення застави в повному обсязі.

У бухгалтерському обліку бібліотеки зазначені операції будуть відображені в такий спосіб: