Грамотна робота в word

Часто стикаюся з тим, що люди не вміють коректно працювати в програмах типу MS Word і їй подібних. Хоча зазвичай більшість з них впевнені, що все відмінно роблять.

Найчастіше це проблема всіх новачків, недавно навчилися в тій чи іншій мірі користуватися Ворд (а іноді і «старичків»). Проблема з'являється тоді, коли людина, створюючи документ, не знає основний «філософії» роботи в подібних програмах, набирає текст «аби як», вставляючи купу прогалин, де треба і не треба, і т.п. прагнучи до одного - «головне, щоб виглядало як потрібно». Часто з часом це призводить до вироблення якихось своїх «хитрощів», тобто, до винаходу досить неякісного велосипеда. З іншого боку, якщо документи створюються тільки щоб їх роздрукувати і забути про них, а також мають досить маленький розмір, то такий підхід цілком життєздатний. Але, думаю, застосування правильного підходу все ж може дуже полегшити життя навіть в таких випадках. Якщо ж ці документи зберігаються і передбачається їх подальша зміна вами або, тим більше, іншими людьми, то при «самобутньому» способі їх виготовлення може початися справжній хаос.

Всі подальші рекомендації можна і потрібно застосовувати не тільки в MS Word, а й у всіх інших програмах подібного плану (OpenOffice.org Writer, AbiWord, Google Docs, StarOffice і інші, хіба що до програми «Блокнот» далеко не все є), і навіть в більш серйозних програмах, призначених для професійної верстки текстів. Також передбачається, що людина все ж має такий-сякий досвід роботи в використовуваної їм програмою.

Отже, найголовніше, забудьте спочатку про зовнішній вигляд документа, «зриме байдуже». Потрібно виробити звичку набирати спочатку «чистий» текст, а вже потім його прикрашати. У цій статті я хочу описати принципи правильного створення чистого тексту і його структури, в наступній - способи «прикраси» такого тексту і кілька корисних «в побуті» прийомів.

В першу чергу - ніколи не використовуйте в тексті більше одного пробілу поспіль. Зокрема, це відноситься до прогалин перед кожним абзацом для того, щоб зробити новий рядок або відступ перед текстом. Іноді за допомогою пробілів вирівнюють текст по центру або по правому краю, що є «великим гріхом».

Також не дуже гарні «випадкові» вставки двох / трьох пробілів між словами замість одного.

Чому так робити погано? Аргументувати можу тільки тим, що з такими документами в подальшому жахливо незручно працювати і модифікувати їх. Уявіть собі, наприклад, «картину»: ви зробили великий документ (для згущення фарб можна уявити, що це якась книга) і все червоні рядки зробили за допомогою пробілів, але раптом несподівано вам з яких-небудь причин потрібно збільшити / зменшити всі відступи нового рядка. Перший варіант, це сидіти і руками додавати або видаляти в кожної червоною рядку потрібну кількість прогалин. Другий варіант більш просунутий, але все одно «не здоровий» - використовувати пошук і заміну по всьому документу, «сказавши» програмі «заміни все підряд йдуть 4 пробілу на 8 поспіль прогалин» (можна ще посилити умова автозаміни, щоб не замінилося щось то зайве), але це саме той випадок, коли винаходиться «незручний велосипед».

Справедливості заради варто відзначити, що бувають ситуації, де легше в якійсь ділянці тексту використовувати більше одного поспіль йде пробілу, але це лише винятки з правил, які якщо і трапляються, то дуже-дуже рідко.

Грамотність набору (розділові знаки + прогалини)

Аспект, який стосується будь-якого набору текстів, де б то не було. Це вірність набору тексту в плані доречного використання прогалин між знаками пунктуації. З цим взагалі у багатьох проблеми, хоча правил набору тексту досить мало і потрібно лише захотіти, щоб почати їх успішно застосовувати.

цілісність абзаців

Взагалі потрібно якось покарати того людини, який придумав пояснювати призначення кнопки Enter як: «Це кнопка для того, щоб текст перенести на наступний рядок».

Насправді ж кнопка Enter потрібна тільки для того, щоб зробити новий абзац, і ніяк інакше. Ще за допомогою неї можна робити «порожні абзаци» для збільшення відстані між абзацами.

Ті, хто сильно перейнявся варіантом «щоб текст перенести на наступний рядок», тиснуть Enter в кінці кожного рядка, створюючи таким чином штучний перенесення тексту на новий рядок всередині уявного абзацу (уявного тому, що за фактом це буде не один абзац, а багато маленьких абзаців).

Наприклад, спробуйте змінити формат аркуша для документа, у якого кожен рядок перенесена з допомогою Enter`а на новий рядок, і ви побачите, як текст документа «скукожітся» (якщо зменшити розмір аркуша) або ж не буде заповнювати лист на всю ширину ( якщо збільшити лист). Правильно ж набраний текст (в сенсі абзаців) в який формат листа не помісти - він всюди буде добре виглядати, так як він буде постійно заповнювати лист на всю ширину (як вода в посудині).

Приклад поганого і хорошого абзацу

Для наочності наведу приклад. Синіми крапками позначені прогалини, символ ¶ позначає натискання кнопки Enter (символ кінця абзацу).

Неправильний «абзац»