Електронний цифровий підпис для юридичних осіб - як і де отримати, необхідні документи

Електронний цифровий підпис (ЕЦП) це реквізит цифрового документа для його ідентифікації та підтвердження юридичної значимості. ЕЦП юридичної особи за значимістю порівнянна з підписом власника компанії, але при цьому вона не є відсканованим варіантом цього підпису.

Що собою являє

Як вже було сказано ЕЦП - реквізит електронного документації, що отримується шляхом криптографічного обробки інформації (шифруванням). При цьому ключ шифрування закритий. Така процедура допоможе захистити документ від несанкціонованого доступу і змін, підробок. Він складається з набору бітів (пароль неможливо підібрати) і в рамках ведення електронної документації дає можливість аутентифицировать, перевірити цілісність документа і гарантувати факт підпису конкретних повідомлень. Цифровий підпис оформляється на співробітника фірми, який буде відповідальним за ведення документації в електронному вигляді, і пов'язує в одне ціле зашифровану папір і секретний ключ. Виходить, що без порушення цілісності документа вносити в нього зміни не можна. Ключ зберігає повні реквізити компанії, він знаходиться тільки у особи, яка уповноважується на підписання документацію.

правові основи

Робота з ЕЦП регламентується такими документами:

На основі описаних документів регулюється ведення електронної документації та організація обміну даними.

Закон 63-ФЗ «про електронний підпис» дає таку класифікацію:

Проста, яка створюється без використання криптографічних методів. В такому випадку закон вимагає тільки можливість ідентифікації особи по ЕЦП. Перевірка внесення змін до документа після підпису виконується. Використовується при відправці повідомлень органам влади.
Посилена створюється за допомогою криптографічних змін, дає можливість ідентифікації підпису і зміна в змісті документа після процедури підписання. Еквівалентом такого типу буде папір з печаткою, що дає можливість використання посиленою підписи у внутрішній документації фірми.
Кваліфікована створюється за допомогою криптографічних змін, дає можливість ідентифікації підпису і зміна в змісті документа після процедури підписання. При генерації підпису такого типу використовується ключ, виданий акредитованим центром, що засвідчує. Кваліфікована застосовується для будь-яких документів, крім випадків, коли законом передбачається виключно наявність паперового варіанту.

значимість

Для забезпечення юридичної значимості документа повинні бути виконані наступні умови:

наявність реквізитів про компанію, представлених в певній формі;
наявність права на підпис документів у особи, яка здійснює підпис;
документ повинен проходити перевірку на справжність і цілісність.

Юридична значимість забезпечується завдяки таким аспектам:

ключ підпису містить повні реквізити компанії;
при відправці документа з ЕЦП генерується тимчасова мітка підпису;
принцип роботи ЕЦП дає гарантію збереження цілісності та автентичності документа;
використовувати електронний ключ може виключно особа, яка має право підпису документів компанії.

Сфера використання

Сфера застосування електронних ключів постійно розширюється, але найбільш значущими сферами використання є:

організація податкової звітності підприємства через мережу інтернет;
організація електронних тендерів на отримання держзамовлень;
забезпечення функціонування електронного документообігу, що має повну юридичну значимість;
організація реєстрації нових приватних підприємців через інтернет;
забезпечення доступу до Державного реєстру та послуг інших відомств через інтернет.

Як працює

Принцип роботи доцільно розглядати на прикладі кваліфікованого типу підпису, який є найбільш затребуваним. Такий автограф складається з ключів відкритого і закритого типу. Працювати з ними досить просто:

Копія відкритого ключа розсилається партнерам, з якими передбачається вести обмін електронною документацією, щоб забезпечити можливість перевірки електронного підпису. Також відкритий ключ реєструється Затверджуючому центрі, де буде зберігатися резервна копія. Доступ до закритого ключа тільки у підприємства-власника.
За допомогою програмного продукту (встановлюється при отриманні ключів), користувач може згенерувати електронний підпис, що представляє собою електронний масив з
1. датою підпису документа;
2. даними про особу, яка здійснила підпис;
3. ідентифікатором відкритого ключа.
При отриманні документа з ЕЦП за допомогою відкритого ключа можна виконати дешифрування документа, що дозволяє перевірити справжність і цілісність документа.

Всі операції по роботі з відкритим і закритим ключами виконуються всередині програмного продукту для роботи ЕЦП, дружній інтерфейс яких допомагає легко здійснювати електронний документообіг.

Де і як отримати

Отримати ЕЦП можна в будь-якому регіонеУкаіни. Для цього достатньо звернутися в центр обслуговування населення:

Заповнити електронну заявку на отримання із зазначенням регіону. Далі система автоматично перенаправляє заявку в найближчий Засвідчувальний центр до зазначеного регіону.
Надати повний список документів, необхідних для оформлення ЕЦП.
Оплатити отриманий рахунок.
Забрати оформлену ЕЦП і почати роботу з електронними версіями документації.

Порядок отримання електронного цифрового підпису

Для юридичних осіб алгоритм отримання ЕЦП дещо відрізняється від стандартної процедури:

Визначити особу, на яке буде оформлена ЕЦП (як правило, це директор підприємства).
Зібрати повний комплект документів.
Написати заяву на отримання оформленого сертифіката з ключами.
Оплатити рахунок.
Встановити програмне забезпечення для ведення електронної документації (найчастіше це JAVA додатки).
Пройти обробку заявки на сертифікати у адміністратора Засвідчуючого центру.
Забрати і встановити сертифікат і ключі в програму.

Які документи потрібні для отримання

Пакет документів для оформлення ЕЦП для юридичної особи складається з:

копії документа, що підтверджує існування цієї юридичної особи (завіряється у нотаріуса або на місці при наданні оригіналу);
копії документа, що підтверджує статус платника податків (завіряється у нотаріуса або на місці при наданні оригіналу);
документа, що підтверджує наявність компанії в Держреєстрі юридичних осіб (дійсний 30 днів);
заповненого на місці заяви на отримання сертифікату;
паспорта та копії паспорта особи, на яку оформляється ЕЦП (для керівників підприємства - копія документів про вступ на посаду, завірена у нотаріуса);
для особи, яка уповноважується на підписання документи компанії, довідки, що підтверджує такі повноваження, з підписом керівника і мокрою печаткою компанії;
якщо отримувати ключ буде представник особи, на яке оформлена ЕЦП, необхідна довіреність на отримання і копія паспорта представника;
дозволу обробки персональних даних.

Документи для іноземних юридичних осіб

Для іноземних юридичних осіб список документів на отримання ЕЦП складається з:

заповненого на місці заяви на оформлення та отримання ЕЦП;
копії документа про дозвіл діяльності юридичній іноземній особі (завіряється у нотаріуса або на місці при наданні оригіналу);
копії документа, що підтверджує статус платника податків (завіряється у нотаріуса або на місці при наданні оригіналу);
документа, що підтверджує наявність компанії в Держреєстрі акредитованих іноземних юридичних осіб (дійсний 30 днів);
паспорта та копії паспорта особи, на яку оформляється ЕЦП (для керівників підприємства - довіреність від іноземної організації на главу відділення);
для особи, яка уповноважується на підписання документи компанії, довідки, що підтверджує такі повноваження, з підписом керівника і мокрою печаткою компанії;
якщо отримувати ключ буде представник особи, на яке оформлена ЕЦП, необхідна довіреність на отримання електронного підпису і копія паспорта представника;
згоду на обробку персональних даних.

Висновок: ЕЦП - універсально засіб для забезпечення роботи електронного документообігу, що забезпечує достовірність і справжність електронного документації. Електронний сертифікат видається спеціальними засвідчують центрами і дійсний протягом року. При наданні всього пакету документів процедура отримання ЕЦП вкрай проста, а зручності від її використання складно переоцінити.