Ділові листи, відповідь на листи - корпоративна культура діловий етикет - тимошенко нл бібліотека

35 ДІЛОВІ ЛИСТИ

Як правило, ділові листи пишуться на бланках організації / компанії, для яких слід вибирати папір високої якості, яку дозволяє бюджет установи Не варто використовувати офіційні бланки для персонального їх листів, таким чином ви можете внести непорозуміння, буде проявом непрофессіоналізмау.

Залишаючи ділові листи, пам'ятайте поради фахівців з ділового етикету:

· Використовуйте папір високої якості

· Ніколи не відправляйте лист, написаний під впливом емоцій, раніше, ніж через 24 години з моменту написання (ви будете мати можливість подивитися на написане "свіжими" очима, без емоцій)

· Після обмірковування напишіть текст При цьому використовуйте пряму мову; вживайте активну лексику варіюйте структуру пропозицій; чітко формулюйте думки і викладайте їх в спокійному, дружньому тоні

· Закінчивши лист, уважно перечитайте з тим, щоб при необхідності уточнити або оновити наведені дані, використану інформацію

· Ще раз змініть лист, а тільки потім можете його підписувати і відправляти

· Будь-хто ділові листи мають стандартну структуру:

· Дата відправлення (число, назва місяця повністю, рік)

· Реєстраційний номер (номер відповідного відділу, файлу)

- повне ім'я особи і повна назва посади, яку він займає;

- повна назва компанії / організації / установи;

· Звернення Як правило, це - "Шановний пане", "Шановна" Завжди використовуйте прізвище особи, коли не впевнені в прийнятності використання імені В такому випадку краще бути більш формальним Ви може те використовувати ім'я тільки тоді, коли є дружні відносини з людиною і знаєте , що звернення на ім'я буде сприйнято нею як належне звернення на ім'я можливо і тоді, коли ви отримали відповідний дозвіл безпосередньо від конкретної ліцпосередньо від конкретної особи.

Намагайтеся уникати формулювання "Кого це стосується" Як правило, значна частина, якщо не більшість, листів з подібним зверненням закінчує своє життя в смітнику, їх викидають співробітники, думають ть, що цей лист їх не стосується Навіть якщо лист залишиться для розгляду, пройде багато часу, поки він дійде до відповідного офісідного офісу.

· Початок Як правило, в ньому викладається основна тема / мета листа

· Основна частина В ній обговорюються необхідні положення, наводяться факти або опис, надається відповідне пояснення

· Заключний комплімент Вибирається в залежності від того, наскільки знайомі боку і які у них стосунки ( "На все добре", "Найкращі побажання", "С" і т ін.)

ВІДПОВІДЬ НА ЛИСТИ

Отримавши діловий лист, працюйте з ним як годиться професіоналу Відразу ж прочитайте його, щоб визначити, які дії з вашого боку він передбачає

Вважається ввічливим відповідати на питання, підняті в листі, в тому порядку, в якому вони були поставлені Це полегшує розуміння і тим допомагає зберегти час