Діаграми в microsoft excel поради, хитрощі і прийоми

Деякі поради, хитрощі і прийоми для створення чудових діаграм в Microsoft Excel.

Чорно-білі візерунки

Зберігаємо діаграму в Excel як картинку

Ви можете зберегти діаграму в Excel як картинку і використовувати її в подальшому де завгодно, наприклад, в звіті або для розміщення в інтернеті. Робити це доведеться манівцями, і ось найпростіший з них. Зробіть потрібний розмір діаграми на аркуші. Відкрийте File (Файл)> Save As (Зберегти як), вкажіть куди зберегти файл і в випадаючому списку Save As Type (Тип файлу) виберіть Web Page (* .htm; *. Html) (Веб-сторінка), задайте ім'я та натисніть Save (Зберегти).

В результаті лист Excel перетворюється в файл HTML, а в зв'язку з тим, що HTML-файли не можуть містити малюнки, діаграма буде збережена окремо і пов'язана з файлом HTML. Свою діаграму Ви знайдете в тій же папці, в яку зберегли файл HTML. Якщо Ваш файл був названий Sales.html. то потрібний Вам малюнок буде поміщений у вкладену папку Sales.files. Малюнок буде збережено як самостійний файл PNG.

Звичайно ж, якщо Ви не хочете втратити дані і діаграму, а також продовжити з ними роботу в майбутньому, Вам потрібно попередньо зберегти Вашу книгу Excel.

Ви можете зберегти графік як малюнок в окремому файлі, якщо необхідно використовувати його в іншому проекті.

Налаштовуємо перекриття і дистанцію між стовпцями

Якщо Ви вважаєте, що діаграма буде виглядати краще, коли стовпчики стануть ширше або будуть накладатися один на одного - Ви можете зробити це. Щоб налаштувати перекриття між двома рядами даних графіка або змінити дистанцію між стовпцями, клікніть правою кнопкою миші по будь-якому з даних з діаграми і в контекстному меню виберіть Format Data Series (Формат ряду даних). Налаштування об'єкту Series Overlap (Перекриття рядів):

• щоб віддалити ряди даних один від одного, перетягуйте повзунок в бік Separated (С зазором);
• щоб створити накладення рядів даних, перетягуйте повзунок в бік Overlapped (С перекриттям).

Ви можете зрушити ряди ближче або далі один від одного, змінюючи параметр Gap Width (Бічний зазор). Якщо у Вас є два ряди даних, і Ви хочете розташувати їх з накладенням один на одного, але при цьому другий стовпець графіка повинен ховатися за першим, то Вам доведеться поміняти порядок побудови графіка. Для початку налаштуйте накладення так, як Ви хочете, щоб стовпці накладалися один на одного. Потім клікніть правою кнопкою миші по видимому Вам ряду даних і натисніть Select Data (Вибрати дані). Клацніть по Series 1 (Ряд 1) і натисніть стрілку вниз, щоб помістити його під Series 2 (Ряд 2). Таким чином, буде змінений порядок виведення рядів даних в діаграмі, і Ви зможете побачити менший стовпець попереду більшого.

збільшені графіки

Коли Ви будуєте діаграму на підставі даних, що містять календарні дати, то можете виявити, що стовпці в ній вийшли дуже вузькими. Щоб вирішити цю проблему, потрібно виділити вісь Х графіка, клацнути по ній правою кнопкою миші і натиснути Format Axis (Формат осі). Виберіть Axis Options (Параметри осі), а потім варіант Text Axis (Вісь тексту). Ці дії змінюють спосіб відображення осі, роблячи стовпці діаграми широкими. Надалі, якщо необхідно, ви можете налаштувати зазори між стовпцями і зробити їх ширше.

Побудова на другий осі

Якщо Ви будуєте графік по дуже маленьким значенням, наприклад, за відсотками, то поруч зі значно більшими значеннями (які виражені, наприклад, в мільйонах), ці відсотки загубляться і не буде видно. Проблему можна вирішити, якщо побудувати графік відсотків по іншій осі.

Виділіть діаграму і зайдіть на вкладку Chart Tools (Робота з діаграмами)> Layout (Формат) і в розділі сhart Element (Поточний фрагмент) зліва вгорі виберіть ряд даних, який погано видно. Натисніть кнопку Format Selection (Формат виділеного), яка знаходиться відразу під списком вибору фрагментів, і в розділі Series Option (Параметри ряду) виберіть Secondary Axis (За допоміжної осі) і натисніть Close (Закрити). Не знімаючи виділення, зайдіть на вкладку Chart Tools (Робота з діаграмами)> Design (Конструктор) і натисніть Change Chart Type (Змінити тип діаграми). Тепер Ви можете вибрати інший тип діаграми для другого ряду, наприклад, графік. В результаті у Вас вийде комбінована діаграма - стовпці гістограми з накладеним на них лінійним графіком.

Мені подобається, щоб колір тексту на осях діаграми відповідав кольору елементів графіка, побудованих по цій осі. Тому, якщо мій графік намальований зеленим кольором, то і текст на відповідній осі я зроблю зеленим, а графіку, намальованому червоним кольором, будуть відповідати червоні підписи на осях.

Створюємо комбіновані діаграми

Хоч Microsoft Excel спеціально не виділяє той факт, що можна створювати комбіновані діаграми, це робиться без особливих зусиль. Для цього виберіть дані і побудуйте перший графік (наприклад, гистограмму). Потім скористуйтеся інформацією, які потрібно відобразити в іншому вигляді (наприклад, у вигляді лінійного графіка) і натисніть Chart Tools (Робота з діаграмами)> Design Tab (Конструктор)> Change Chart Type (Змінити тип діаграми) і виберіть тип діаграми для другого графіка. Деякі типи діаграм за своєю суттю не можуть бути поєднані один з одним, наприклад, гістограма і лінійчата діаграма. Якщо ж ми візьмемо гистограмму і лінійний графік, то вони відмінно виглядають разом!

Автоматично зростаючі діаграми в Excel

Якщо кількість Ваших даних з часом буде збільшуватися, то можна побудувати діаграму так, щоб вона розширювалася в міру додавання даних. Для цього отформатируйте дані як таблицю, виділивши їх і натиснувши на вкладці Home (Головна) команду Format as Table (Форматувати як таблицю). Тепер Ваші дані відформатовані як таблиця, а якщо на основі таблиці побудувати діаграму, то збільшення кількості даних в таблиці буде приводити до автоматичного розширення діаграми.

Розумний заголовок діаграми

Кольори на вибір для діаграми Excel

Якщо Ваша діаграма відображає тільки один діапазон даних, Ви виявите, що Excel розфарбовує всі стовпці графіка одним кольором. Це можна виправити, якщо виділити ряд даних, клікнути по ньому правою кнопкою миші, натиснути Format Data Series (Формат ряду даних) і потім Fill (Заливка). Якщо в діаграмі використаний тільки один ряд даних, то буде доступна опція Vary colors by point (Різнокольорові точки).

Звичайно ж, Ви завжди можете вибрати окремий стовпець, клікнути по ньому правою кнопкою миші, вибрати Format Data Point (Формат точки даних) і встановити особливий колір для цієї точки.

Управляємо нулями і порожніми осередками

Якщо в Ваших даних є нульові значення або порожні клітинки, Ви можете управляти тим, як нулі будуть відображатися на графіку. Для цього потрібно виділити ряд даних, відкрити вкладку Chart Tools (Робота з діаграмами)> Design (Конструктор) і клікнути Select Data (Вибрати дані)> Hidden and Empty Cells (Приховані і порожні клітинки). Тут Ви зможете вибрати, чи будуть порожні клітинки відображені як пропуски, як нульові значення або, якщо Ваш графік має лінійний вигляд, замість порожнього значення від точки до точки буде проведена пряма лінія. Натисніть ОК. коли виберете потрібний варіант.

Це працює тільки для пропущених значень, але не для нулів!

Створюємо діаграму з несуміжних даних

Щоб побудувати в Excel графік з даних, які розташовані не в сусідніх стовпцях, виберіть цікавлять Вас діапазони, утримуючи клавішу Ctrl. Коли всі потрібні діапазони будуть виділені, сміливо створюйте діаграму як зазвичай.

Зберігаємо діаграму як шаблон

Щоб зберегти діаграму як шаблон, доступний знову і знову для повторного використання, насамперед потрібно створити цю діаграму і налаштувати її вид по своєму бажанню. Потім виділіть її, відкрийте вкладку Chart Tools (Робота з діаграмами)> Design (Конструктор) і натисніть Save as Template (Зберегти як шаблон). Введіть ім'я шаблону і натисніть Save (Зберегти).

Пізніше Ви зможете застосувати цей шаблон в процесі створення або до вже створеної діаграмі, щоб надати їй точно такий же вид. Для цього клікніть по діаграмі, потім на вкладці Chart Tools (Робота з діаграмами)> Design (Конструктор) виберіть Change Chart Type (Змінити тип діаграми), відкрийте розділ Templates (Шаблони), виберіть потрібний шаблон і натисніть ОК.