Депонування заробітної плати що це простими словами

Термін «депонування» бере витоки від латинського значення depono - «кладу, залишаю». Він сродственнен таким словниковим значенням як «депозит», «депонент". Звідси прояснюється і зміст терміну «депонування» - він відображає процес організованого зберігання чого-небудь. В нашому варіанті - грошових коштів фізичної особи. Виходить, депонована зарплата - це зарплата, яка знаходиться на збереженні в банку у підприємця - роботодавця, і чекає, поки працівник надумає її отримати. Приводи неодержання зароблених коштів трудящими можуть бути різними. Ключовий момент всієї ситуації такий - коли весь колектив перед ріятія є в потрібний час за зарплатою, то працівник N так і не приходить за нею. Така ситуація вимагає ряду дій, спрямованих на вирішення проблеми, і від бухгалтера і від запізнився одержувача.

Коли відбувається депонування вчасно не затребуваних коштів?

Обставини, коли найманому працівнику здійснюються перекази за допомогою банку, нас не цікавлять. У цьому варіанті гроші автоматично перераховуються на карту, і абсолютно все одно, де і що «в годину ікс» робить одержувач. Особливість ситуації криється в тому, що «депонована зарплата» відноситься до касових видами операцій, а роздача людям зароблених коштів через касу відбувається в чітко визначені дні. «Касою» може називатися обгороджена ділянка всередині приміщення, під неї може відводиться і окремий кабінет або кімната. Не має значення. Головне, щоб вони відповідали всім умовам, які потрібні для утримання грошей. І був грамотний фахівець, який усвідомлює свою матеріальну відповідальність і знайомий з касовою дисципліною.

Коли справа стосується заробітної плати, визначений відсоток підприємців не користується банківськими послугами. Але аж ніяк не тому, що вони не хочуть йти «в ногу з часом», а просто ними рухає підприємницький розрахунок і економія. Особливо, якщо це маленька фірма з дуже невеликим штатним набором - при невеликій кількості співробітників, звертатися до банкірів фінансово більш затратно і нерентабельно, ніж просто розрахуватися з працівниками за допомогою каси. Буває, звичайно, що, в силу консерватизму керівника підприємства, всі співробітники отримують зароблене готівковим розрахунком.

Які терміни з видачі зарплати через касу?

Отже, гроші в касу надійшли, однак, після всіх виплат, деяка сума на балансі все ж залишилася не виплаченої, оскільки її ніхто не затребував. В фінансові нормативи прописані жорстко обмежені часові терміни, в які в касі дозволено зберігати залишки грошових коштів. Після роздачі зарплати службовцям, незатребувані гроші, що перевищують ліміт допустимих сум в касі, не повинні зберігатися в ній, їх чекає повернення на банківські рахунки фірми. Гроші для зарплати зберігаються в касі організації, і, відповідно, видаються, протягом трьох-п'яти днів, включаючи день, з якого вони починають виплачуватися.

Зазвичай поУкаіни це все ж три дні, а ось для північних районів нашої країни зроблено виняток - там «живі гроші» для зарплати можуть зберігатися все п'ять днів. Отже, якщо місце розташування фірми не на берегах Північного-льодовитого океану, то касир має право тримати не затребувану вчасно суму на підприємстві три дні - поки видається вся зарплата. Виходить, з одного боку, організація здійснила дії, спрямовані на те, щоб людина не залишився без свого заробітку. З іншого боку - це не дало ніяких результатів, гроші залишилися на фірмі. Така зарплата більше не відбивається як заборгованість фірми співробітникам - вона переходить в розряд депонованих коштів. Треба відзначити, зарплатні кошти, виплату яких затримали з вини підприємства, не можуть бути депоновані.

Як правильно враховувати депонування зарплати?

Людина, який отримав заробітну плату, зобов'язаний розписатися поруч зі своїм прізвищем в платіжній відомості. Обліковий процес може бути складений так, що при розрахунку зарплати бухгалтерія робить розрахункову відомість, а для виплати використовується платіжна. Можливо існування і єдиної розрахунково-платіжної відомості, де видно і розрахунок і отримання коштів. Гроші отримує тільки та людина, яка зазначена у відомості. Буває так, що працівник не може отримати свої гроші особисто, тоді він має право видати довіреність іншій особі. Якщо передача зарплати відбувається за дорученням, то перед розпискою в її отриманні касир зазначає «за дорученням». Особа, яка має довіреність, розписується у відомості, а довіреність залишається у фахівця і додається до документа - відомості. Але ось відпущений час закінчився, а в касі "зайві" гроші - за ними не прийшли навіть за дорученням. Тоді касир робить позначку «депоновано» навпроти прізвищ осіб, які одержали зарплату. Потім заповнюється реєстр депонованих сум і в кінці відомості залишається запис про фактично виданих і підлягають депонуванню сумах. На всі виплачені гроші створюється єдиний видатковий касовий ордер. Сума, що залишилася, а значить потенційно відправляється на зберігання заробітної плати, вважається окремо і реєструється в відомості. Після всіх звірок і перевірки головним бухгалтером, відомість закривається і спрямовані на депонування кошти йдуть в банк на спеціальний рахунок підприємства. На здані суми також складається загальний расходник. Тепер зарплата знаходить новий статус - називається депонованої, а співробітник, який не отримав її - депонент. Якщо касир зволікатиме з відправкою грошей в банк і залишилися кошти не будуть видалені з каси, а осядуть в сейфі підприємства - тоді може виникнути випадок адміністративної відповідальності, і у певних контролюючих служб з'являться претензії до діяльності фірми.

Приклад оформлення депонованої зарплати в програмі 1С Бухгалтерія

Для відображення і структурування всіх депонованих сум, рекомендується складати відповідний реєстр. Зараз він не обов'язковий, але по факту - необхідний. Даний реєстр допомагає оцінити сформовану картину по заборгованостях певним працівникам, якщо вони вже неабияк накопичилися. У подібному реєстрі необхідно позначати:

табельний номер співробітника,
його прізвище та ініціали,
розрахунковий період (за який не видана зарплата),
суму заборгованості
номер платіжної відомості,
підпис відповідальної особи.

Які проводки в бухгалтерському обліку відображають депонування коштів і їх видачу?

Депонування - це бухгалтерська операція по організації зберігання тимчасово затребуваних коштів із зарплати, тому її потрібно відобразити проводкою:

Дебет 70 - Кредит 76, субрахунок 4 (розрахунки по депонованих сум). Рахунок 76 "Розрахунки з різними дебіторами і кредиторами", субрахунок 4 "Розрахунки за депонованих сум" призначений спеціально для цього випадку.

Проводка по поверненню незатребуваною суми в банк на рахунок фірми виглядає так: Дебет 51 - Кредит 50

Вилучення коштів з банку, вже за бажанням працівника, відбувається за видатковим касовим ордером, який виписується на отримання суми, яка дорівнює зарплаті.

Виглядає це так: Дебет 50 - Кредит 51 - отримання фірмою коштів у банку, відповідальному за її обслуговування.

Дебет 76, субрахунок 4 «Розрахунки за депонованих сум» - Кредит 50 (Каса) - безпосередня видача затребуваних засобів.

Це стандартні маніпуляції бухгалтера по депонуванню і видачу коштів. Чи не складний і тривалий процес, а звичайна рутинна бухгалтерська робота. На її виконання не витрачається велика кількість часу, особливо якщо бухгалтерія не була занадто завантажена на той момент, коли працівник подав заяву на виплату по свою зарплату.

Бухгалтер зобов'язаний сповістити працівника, що його грошові кошти підлягають депонуванню. Для повідомлення про депонування співробітнику дається довідка з інформацією про стан його зарплати.

Як отримати депоновану зарплату?

Депонована зарплата видається при наявності витратно-касового ордера. Дії фахівця нам відомі, а що робити людині, своєчасно не отримав виплату? Захворів він, що поробиш, довірених осіб немає. Мало кому можна довірити найпотаємніше. В цьому випадку для її отримання потрібно зробити кілька дій:

Перше - звернутися в бухгалтерію письмово, або з усної проханням про надання не виплаченої суми в певний термін - сьогодні, завтра, через два дні. Термін, протягом якого виходять гроші, може бути прописаний в договорі підприємства, але через брак такого, зацікавлена особа має право отримати свої гроші негайно. Для працівника - це просто його зарплата, яку він хоче все-таки отримати. Це для бухгалтера-касира вона набула такого статус, і її негайна видача може бути пов'язана з деякими труднощами. Наприклад, в касі може не виявитися потрібних сум. Заява обов'язково передається секретарю компанії для реєстрації.
Друге - рекомендується трохи почекати. Бухгалтерія зніме гроші в банку і після цієї операції зробить виплати по зарплаті. Часто це відбувається протягом одного дня або взагалі декількох годин. Однак буває, що на цю операцію йде і кілька днів. На деяких підприємствах прописується встановлений порядок видачі депонованої зарплати. Її можуть виплатити з наступною, з авансом або в день виплати депонованих коштів, якщо він передбачений договором.

У разі, коли депонент бажає отримати заробітну плату раніше, ніж він з'явиться на роботі і зможе забрати її особисто - то можливо перерахування заробітку на розрахунковий рахунок в банку або на картку працівника. Однак, робиться це виключно за письмовою заявою співробітника, при особистому вказівці номера рахунку. Наявність такої заяви обов'язково, але його оформлення може бути довільним.

Чи оподатковується податком депонована зарплата?

Що робити бухгалтеру, якщо зарплата так і залишилася на зберіганні у фірми?

Ситуації неявки депонента рідко, але бувають. Особливо на підприємствах з великим числом співробітників. Не виключено таке явище і в маленьких фірмах. Але на практиці винні не стільки трагічні випадки, смерть або безслідно пропажа людини, скільки прості банальні ситуації. Та й про великі суми мова звичайно йде. Наприклад, коли людина оформлений за зовнішнім сумісництвом, або має декілька трудових книжок. Тоді при його фактичне вивільнення з установи, відділу персоналу важко грамотно все врахувати і провести, а касирам видати гроші.

Коли утворюються депоновані кошти, фірма має кредиторську заборгованість перед працівником. Якщо людина ще працює на підприємстві, йому потрібно нагадати про "завислих" засобах. Можливо, він про них забув, тому що мова йшла про якусь дрібної компенсації. Якщо ж службовець звільнився - не потрібно чекати, коли пройде час і термін давності закінчиться. Термін давності по незатребуваною сумі - три роки і розраховується на загальних підставах. Зрозуміло, що при "байдужості" працівника до своїх грошей по закінченні трьох років, фірмою купується повне право списати заборгованість на абсолютно законних підставах. Тоді сума боргу зараховується до позареалізаційних доходів підприємства. Це побічні доходи, їх отримання ніяк не стосується основної діяльності установи.

Висновок і рекомендації

Депонована зарплата - зарплата, вчасно не отримана співробітником і знову відправлена в банк на зберігання, до її подальшого запитання зацікавленою особою, коли йому буде завгодно. Чи не отримав не зобов'язаний звітувати в бухгалтерії, чому його не було. Депонування (зберігання) - звичайна бухгалтерська операція в рамках чинного закону РФ.

Таку зарплату можна отримати коли завгодно, на вимогу. Не варто надто зволікати з отриманням. Виняток - щось упущено, про щось забуте, а бухгалтерія про це не поінформувала. Якщо протягом трьох років працівник так і не побачив свою зарплату або сума була настільки мала, що він про неї забув, законодавством України визначено загальний строк позовної давності, що дорівнює трьом рокам. Три роки по тому працівник уже не зможе зажадати свої заощадження, тому як в силу вступає дозвіл про списання грошових залишків по зарплаті. Тому тільки протягом трьох років у працівника є час, щоб все-таки отримати зарплату в бухгалтерії, або, при необхідності, в якості позивача вимагати її в судовому порядку.

Бухгалтерів та керівників:

Якщо в касі фігурує не виплачено грошова сума, бажано поцікавитися, чому її не забрали ні в установлений строк, ні пізніше, як депонованої. І виплатити за першим запитом. Намагатися не пускати на самоплив випадки, коли на рахунках фірми довго «висить чиясь невідома», вже втратила свого власника сума. Існує ймовірність виникнення спору з працівником, коли він все-таки «пізно, але схаменеться». Та й взагалі у роботодавця в подальшому гіпотетично можуть бути проблеми судового характеру з цього приводу. Врешті-решт йому доведеться призначити і заплатити компенсацію співробітнику. Необхідна компенсація до виплати складається з розміру ставки БанкаУкаіни.

Приклад ситуації з отриманням депонованої зарплати:

Громадянин Петров Г. А. працює в ТОВ «Еверест» за трудовим договором. Він містить ось такі умови, що стосуються депонованої зарплати: гроші видаються, якщо в касі є необхідна кількість готівки і тільки за письмовою заявою працівника в день звернення. Чи не затримуються більше п'яти днів з моменту звернення, якщо потрібен попереднє замовлення в банку.

Треба сказати, це вкрай рідкісне явище, на практиці багатьом фахівцям воно майже вже не зустрічається. А якщо і стався якийсь разовий прецедент, касир на короткий час, якщо знає, що співробітник скоро з'явиться, може відкласти суму в сейф, хоча це вже не правильно. Або навіть може взяти видатковий ордер і гроші, і поїхати до людини, якщо він в лікарні, наприклад, і віддати йому гроші на місці. Зарплата потрібна всім і швидко. Але навіть якщо це не часте явище, все одно грамотний бухгалтер-касир повинен знати про депонування хоча б в загальних рисах. Ці знання стануть у пригоді в разі смерті людини або інших раптових форс-мажорних ситуаціях на підприємстві. Останнім часом на форумах зустрічала питання фахівців по темі депонування. Наприклад, помер співробітник, які документи повинні надати родичі, щоб отримати його зарплату? І ще, це може бути не тільки солідна зарплатна сума, про яку мало хто із співробітників може забути і не прийти за її отриманням. Це можуть бути маленькі суми, що залишилися від всякого роду компенсацій, за невикористану відпустку і т.д. і їх обов'язково треба враховувати.