Де повинен зберігатися примірник трудового договору який залишається у роботодавця
Добрий день, будь ласка підкажіть де повинен зберігатися примірник трудового договору який залишається у роботодавця? в особовій картці Т-2, в особовій справі або в окремій в папці?
Трудовий договір - основний документ, який регламентує трудові відносини між працівником і роботодавцем, які є сторонами трудового договору.
Законодавство не встановлює певний порядок зберігання трудових договорів, однак на практиці, найчастіше трудові договори зберігають в особовій справі працівника. При цьому, у відділі кадрів зберігайте особисті справи тільки працюючих співробітників. Справи звільнених співробітників передайте на зберігання в архів.
Особові справи співробітників зберігайте 75 років, особисті справи керівників, членів керівних, виконавчих, контрольних органів організації, співробітників, що мають державні та інші звання та нагороди, - постійно.
Також можливі варіанти окремого формування трудових договорів (по кожній формі - в кожну окрему справу).
Таким чином, можна сказати, що законодавством не встановлено певний порядок зберігання трудових договорів співробітників. Отже, порядок зберігання договорів кожна організація визначає самостійно відповідно до свого кадровим діловодством. Однак, на практиці рекомендується керуватися загальним порядком зберігання кадрових документів і найчастіше трудові договори зберігають в особовій справі працівника.
Подробиці в матеріалах Системи:
- Відповідь: Як оформити особисту справу співробітника
Формування особової справи
Особиста справа формуйте в окремій папці на кожного співробітника. Це зручна форма систематизації персональних даних. Як правило, в організаціях особисті справи заводять на керівників, фахівців, матеріально-відповідальних співробітників.
Порядок формування особистих справ співробітників затверджується керівником відділу кадрів (якщо такого підрозділу немає - керівником організації). Даний порядок може бути прописаний в наказі, розпорядженні або в спеціальній інструкції. Як правило, до особової справи включаються наступні документи:
довідки про стан здоров'я;
лист-засвідчувач справи (складається при здачі особової справи в архів).
Розташування документів в особовій справі
Зберігання особистих справ
Ніна Ковязіна
заступник директора департаменту освіти і кадрових ресурсів МінздраваУкаіни
Відповідь: Як зберігати документи в кадровій службі
Документи обов'язкові для зберігання
Терміни зберігання документів
Так, накази про прийом на роботу, переведення, звільнення та інші накази по особовому складу потрібно зберігати не менше 75 років. Виняток з цього правила становлять накази про надання відпусток, направлення у відрядження на терріторііУкаіни (так само як і інші документи про відрядження: завдання, звіти і т. П.), А також накази про стягнення. Їх потрібно зберігати тільки п'ять років.
Трудові договори, особові картки та особисті справи співробітників також потрібно зберігати протягом 75 років, а особисті справи керівників - постійно. Також постійно належить зберігати штатний розклад.
Матеріали по атестації робочих місць слід зберігати 45 років, а при важких, шкідливих або небезпечних умовах праці - 75 років.
Правила трудового розпорядку зберігайте навіть після заміни їх новими. Термін зберігання - один рік. Річний строк зберігання встановлений і для графіків відпусток.
Термін, протягом якого потрібно зберігати документи, що підтверджують, що співробітник отримав освіту за рахунок організації, обумовлений вимогами податкового законодавства. Справа в тому, що пунктом 3 статті 264 Податкового кодексу України встановлено, що для списання цих витрат у зменшення оподатковуваного прибутку організація повинна зберігати всі підтверджуючі навчання документи (договір з освітньою установою, наказ керівника про скерування працівника на навчання, акт про надання послуг, диплом , атестат, сертифікат і т. п.). Їх термін зберігання обмежується терміном дії договору навчання і одним роком роботи співробітника, але не менше чотирьох років.
Умови зберігання документів
Ніна Ковязіна
заступник директора департаменту освіти і кадрових ресурсів МінздраваУкаіни
Петиція від всіх кадровіковУкаіни
У Трудовому кодексі є прикрі прогалини, які ускладнюють роботу кадровикам, хоча нічого не варто їх усунути.
