Артикс - правові системи - консультант плюс - керівництво користувача систем консультант плюс
З попередньої теми відомо, що інформація в системі КонсультантПлюс представлена в розділах, які утворюють єдиний інформаційний масив. Уже з розділів легко визначити, які документи в них містяться.
Великий обсяг інформації гарантує: який би документ ні знадобився, він, найімовірніше, міститься в інформаційному масиві КонсультантПлюс і його досить просто знайти.
Наскрізний пошук з головного розділу Законодавство проводиться одночасно по всіх розділах. Заздалегідь не потрібно визначати, до якого типу інформації відноситься документ. У цьому полягає перевага, яке при постійній роботі з документами зна ве економить ваш час.
Щоб легко отримати документ, досить знати навіть мінімальні відомості про нього (реквізити документа). Наприклад, номер, приблизне назву або період часу, коли документ був прийнятий.
Про що піде розмова
Там, де необхідно знайти конкретний документ, теоретично може скластися одна з двох ситуацій:
- Відомі точні реквізити документа.
- Точні реквізити документа невідомі.
Ось, наприклад, як це може виглядати на практиці:
- Точно відомий номер документа.
- Точно відома дата прийняття документа. Приблизно відома назва.
- Відома суть, про що йдеться в документі. Приблизно відомо, якщо Ви приймете документ.
- Точно відомий вид документа і його назва.
Дотримуючись простих інструкцій, ви навчитеся знаходити документи в самих різних ситуаціях.
практичні приклади
Пошук документа в КонсультантПлюс набагато простіше, ніж пошук книги в бібліотеці. У той же час він нагадує звичний для багатьох пошук в Інтернеті або інших базах даних.
Щоб знайти документ, необхідно вказати в Картці пошуку відомі реквізити або інформацію, якої ви маєте в своєму розпорядженні. Загальний вигляд Картки пошуку описаний в темі 1.
ситуація 1
Пошук документа, коли відомий його номер
Як знайти документ N 126н?
Коли номер точно відомий, знайти документ дуже легко. Необхідно вказати номер документа в Картці пошуку в поле Номер (в даному випадку - N 126н). Нижче наводяться докладні інструкції, які в подальшому будуть корисні вам при пошуку документів і в інших ситуаціях.
Приготуйте Картку пошуку для роботи
Запустіть систему КонсультантПлюс і відкрийте розділ Законодавство (рис. 2.1).
Очистіть Картку пошуку, якщо будь-які її поля заповнені. Для цього натисніть кнопку.
Можна очистити тільки деякі поля Картки пошуку. Для цього поставте курсор на потрібне поле і натисніть кнопку Очистити поле.
Поки невідомо, в якому розділі інформаційного масиву знаходиться документ N 126н. Тому
Переконайтеся, що в Картці пошуку встановлена опція.
Якщо опція Додатково шукати в інших розділах не встановлена, то пошук буде проводитися тільки в розділі Законодавство.
Переконайтеся, що встановлена опція.
Зверніть увагу! У нижній частині Картки пошуку завжди вказується інформація про те, які розділи доступні і скільки в них міститься документів. Серед документів цих розділів КонсультантПлюс і буде проводити пошук.
Якщо інформація в нижній частині Картки не вмістилася, за допомогою миші збільште розмір цієї частини.
Картка пошуку готова до роботи. Запам'ятайте ваші дії: їх ви будете проробляти кожен раз, щоб приготуватися до пошуку документів. Однак найчастіше вам не буде потрібно виконувати цю підготовку самостійно. Як ви помітили, частина операцій система виробляє автоматично.
Вкажіть номер документа - 126н - в Картці пошуку в поле Номер
Встановивши курсор на поле Номер. наберіть: 126н.
Як тільки ви почнете набирати номер, відкриється словник (список) номерів документів. Теоретично ви можете вибрати з цього списку номер вручну, переміщаючись за допомогою стрілок вгору / вниз, але набрати його з клавіатури буде набагато швидше.
Символи відзначаються червоним кольором, якщо ви набираєте неіснуючий номер. Якщо ви помилилися при введенні, натисніть клавішу. щоб стерти останній набраний символ.
Що робити в разі, коли ви точно не знаєте номер? Наприклад, номер документа відомий на слух, а саме написання номера незрозуміло: 126н, 126н або 126 / н. А може бути, 126м. У подібних ситуаціях допомагає так званий Фільтр словника.
Ви можете застосувати фільтр словника. щоб залишити як починаються з певних символів номера, так і містять їх в будь-якому місці слова. Наберіть номер до кінця, в якій ви впевнені, і вкажіть, що потрібно відфільтрувати - номера, до я их починаються з введеного рядка (Початок слова) або просто містять її (Будь-яке входження).
Натисніть кнопку, щоб введений номер 126н з'явився в Картці пошуку.
Система повідомляє, що знайдений 1 документ (зверніть увагу на нижню частину Картки пошуку). Знайдений документ знаходиться в розділі Законодавство.
Результат пошуку отриманий!
За допомогою клавіші поверніться до Картки пошуку, щоб перейти до наступного прикладу.
Якщо ви неточно вказали реквізити документа (наприклад, вибрали кілька різних номерів, слів з назви і т.д.), може бути знайдено кілька документів з різних розділів інформаційного масиву. У цьому випадку вони будуть представлені у вигляді структурованого списку (дерева-списку). Детальніше див. Тему 4.
ситуація 2
Пошук документа, коли відомі точна дата його прийняття та приблизне назву
Отже, про документ відомі:
- точна дата прийняття;
- приблизне назву.
Для того щоб знайти документ, вкажіть в полі Дата відому дату, а в поле Назва документа - деякі слова з назви.
Приготуйте Картку пошуку, як було описано в попередній ситуації
Очистіть Картку пошуку. Не забудьте перевірити, що пошук знову піде по всіх розділах.
Набравши дату, натисніть кнопку або клавішу.
Вкажіть в поле Назва документа деякі слова з назви документа
Дуже часто буває, що назви документів, що відтворюються по пам'яті, в точності не збігаються з реальними. Система шукає документи на основі даних, зазначених у Картці пошуку. Тоді які слова з назви вказати?
Ось прості рекомендації:
- Вказуйте ті слова з назви, за якими можна судити, про що йдеться в документі (які відображають його суть).
- Вказуйте по можливості два або три слова, цього найчастіше буває достатньо.
Слова положення і в даному випадку суть документа не передають. Швидше за все, є багато. Пошук по таким загальним словами (якщо не вказувати дату) іноді дає сотні документів з різних розділів.
З іншого боку, в документі йдеться про безготівкові розрахунки, що здійснюються фізичними особами. Недостатньо вказати тільки одне з цих слів - можна отримати дуже багато документів. Отже, краще використовувати два або три слова з назви.
В поле Назва документа. як і в інших, є Словник. Він містить всі слова, що зустрічаються в назвах усіх доступних документів. За допомогою словника значно полегшується вибір слів, так як їх не потрібно повністю набирати з клавіатури.
Щоб система знайшла всі документи, в назвах яких зустрічаються відмічені вами слова з будь-якими закінченнями (в різних граматичних формах), замість закінчення вказується зірочка *.
В поле Назва документа наберіть: безготівковий * (рис. 2.4).
Відзначте слово безготівкових *, натиснувши клавішу. Воно з'явиться нижче, в списку відзначених слів.
Якщо потрібно вказати тільки одне слово, не потрібно відзначати його. Досить натиснути клавішу [Enter] або кнопку Вибрати.
У міру того як ви набираєте слово буква за буквою, курсор переміщується по словнику до слів, відповідним вже набраної частини. З якогось моменту можна не набирати слово далі, а перейти до нього за допомогою клавіш або.
Знайдіть і відзначте таким же чином два інших слова: фі * і розр *.
Порядок вибору слів не має значення для пошуку документів.
Якщо ви випадково відзначили не те слово, яке потрібно, видаліть його зі списку відзначених слів. Для цього поставте на нього курсор і натисніть клавішу [Del].
Нарешті, вкажіть умова, з урахуванням якого ці слова повинні зустрічатися в назві: неодмінно все три (умова І), хоча б одне з них (умова АБО), або жодного (КРІМ). Умова І встановлено за замовчуванням.
Натисніть кнопку, щоб повернутися до Картки пошуку. Знайдений 1 документ!
Результат пошуку отриманий!
Побудуйте список документів, натиснувши клавішу, і погляньте на повну назву знайденого документа. Хоча ця назва не було відомо точно, ви знайшли документ і переконалися, що пошук і в цьому випадку залишається легким і зрозумілим.
Щоб розібрати ще один приклад, поверніться до Картки пошуку.
ситуація 3
Така ситуація досить часто зустрічається на практиці. Коли здається, що реквізити документа відомі точно, але знайти документ за ним не вдається, логічно припустити, що ваші відомості про документ помилкові. Нижче описаний прийом, як знайти документ навіть тоді, коли точні дані про нього невідомі.
Приготуйте Картку пошуку
Дійте, як було описано в попередніх прикладах. Очистіть Картку пошуку. Переконайтеся, що пошук буде проводитися по всіх майданчиках інформаційного масив а.
Вкажіть в поле Назва документа: ПБО
Наберіть в полі Назва документа: ПБО (рис. 2.5).
Це специфічна абревіатура: фахівцям відомо, що вона вживається в назвах документів. Вказуючи її, можна грамотно обмежити коло документів. Це особливо полегшить пошук, коли ніякий інший інформацією ви не володієте.
Будьте вкрай уважні з іншими абревіатурами! Вони далеко не завжди вжив-ляють в назвах документів, уникайте їх вказувати при відсутності впевненості. Це невиправдано звузить коло документів. Наприклад, не рекомендується шукати по або. У цих випадках краще використовувати або повні слова, або поле Тематика (ілюструється в темі 4).
Отже, знайдений цілий ряд документів в декількох розділах (про це повідомляється в нижній частині Картки пошуку). У кожного з цих документів в назві зустрічається ПБО. Коли виникне питання про ПБО в цілому, варто з цими документами познайомитися. А зараз, щоб знайти конкретний документ, уточніть умови пошуку за допомогою дати.
Оптимально вказати невеликий період часу, наприклад місяць. Якщо документ не буде знайдений, часовий проміжок можна розширити до двох-трьох місяців.
Вказувати тривалий період часу, такий, як півроку або рік, недоцільно, особливо якщо немає інформації про інших реквізитах.
Щоб повернутися до Картки пошуку, натисніть кнопку.
Знайдено кілька документів, в тому числі в розділі Законодавство.
Результат пошуку отриманий!
Побудуйте список документів.
Знайдений Наказ Мінфіну № 126н ПБО 19/02>, який ви вже шукали в інший спосіб - тільки за номером (див. Ситуацію 1).
Поверніться до Картки пошуку за допомогою клавіші.
ситуація 4
Пошук документа, коли відомі вид документа і його назва
Як знайти Податковий кодекс України (Частину другу)?
Це дуже типова для практики ситуація, оскільки мова йде про основному документі. Специфіка цього прикладу полягає в тому, що в даному випадку пошук за назвою дає багато документів. Дійсно, адже НК Україна згадується в назвах щонайменше сотень документів. Це і федеральні закони про внесення змін або доповнень, і інструкції по застосуванню, і роз'яснення і т.д. Тому, щоб обмежити список знайдених документів, що необхідно дати ще одну умову: Вид документа - кодекс.
Приготуйте Картку пошуку
Дійте, як описано вище. Очистіть Картку пошуку.
Вкажіть в поле Назва документа: податок * (рис. 2.6)
Наберіть в полі Назва документа слово податок *, а потім натисніть клавішу або кнопку.
За назвою знайдений цілий ряд документів в декількох розділах (про це повідомляється в нижній частині Картки пошуку).
Вкажіть в поле Вид документа: кодекс
В поле Вид документа вкажіть: кодекс. Щоб повернутися до Картки пошуку, натисніть кнопку.
Набираючи слово кодекс. ви помітите, як працює фільтр в цьому словнику. У міру того як ви набираєте літеру за літерою, в списку залишаються тільки ті рядки, які містять набраний вами фрагмент. Так, вам достатньо набрати лише частина слова - код. щоб в списку залишився тільки один вид документа, а потім вибрати його.
Навіть коли ви неточно знаєте вид документа, ви зможете, вказавши кілька видів, легко знайти необхідний документ.
Результат пошуку отриманий!
Побудуйте список документів, з якого виберіть другу частину НК РФ.