Алгоритм планування дня 1

Алгоритм планування дня - схема і принципи планування виходячи з типу завдань, запропонований гуру українського тайм-менеджменту Глібом Ніжині.

актуальність

У наші дні можна дуже часто зустріти скарги на те, що дуже часто час на планування витрачається безглуздо, тому що життя змінюється швидше, ніж встигаєш здійснювати плани. Дійсно, діяльність будь-якої сфери повинна бути дуже гнучкою, оскільки плани доводиться переносити, змінювати і коригувати. Однак це не означає, що планувати абсолютно марно. Просто потрібно робити це з урахуванням типу завдань, чому на з вчить Гліб Ніжині в своїй книзі «Тайм-драйв».

типи завдань

Гліб Ніжин виділяє три типи завдань - жорсткі, гнучкі і бюджетіруемих. Жорсткі завдання - це призначені зустрічі, початок якихось заходів (наприклад, конференція, презентація) і т.д. Гнучкі завдання - це завдання, виконання яких ви можете планувати самі. Наприклад, скласти план статей. «Бюджетіруемих» завдання - це великі важливі завдання, у яких немає жорсткого терміну виконання, однак вони вимагають досить великого ресурсу часу (наприклад, написати 2 статті про двох нових об'єктах будівництва).

як планувати

Зрозуміло, в першу чергу плануються жорсткі завдання - зустрічі, заходи, події. Гнучкі завдання запишіть списком, першими повинні йти завдання, у яких найбільш високий пріоритет. Для завдань, які вимагають значного часу, потрібно зарезервувати час. Це час до, між і після жорстких задач. Однак робити це занадто конкретно не варто. І далі ми пояснимо чому.

Гліб Ніжин рекомендує розділити сторінку щоденника на дві колонки. Перша колонка - це жорсткі завдання з прив'язкою до часу. Друга колонка - це список гнучких завдань, серед яких виділені найважливіші (наприклад, маркером).

Гліб Ніжин рекомендує не розписувати завдання за часом. І ось чому ...

• Можуть виникнути додаткові жорсткі завдання, і тоді весь план полетить в тартарари.
• Можуть виникнути і додаткові гнучкі завдання, які виявляться більш пріоритетними, ніж ті, що вже є в плані. І тоді план дій теж доведеться міняти.
• Жорсткі завдання (наприклад, зустрічі або наради) можуть займати більше часу, і зірватися з наради, бо «горить» ваш особистий план ви не зможете при всьому бажанні. Щоб не нервувати, не варто планувати по годинах гнучкі завдання.

Корисні поради

• Будьте обережні з довгою списку справ. Такі списки виглядають лякаюче. Краще скласти два списки - пріоритетних завдань дня і додаткових, не надто термінових завдань, від невиконання яких не настане ніяких негативних наслідків.
• Плануйте найважливіші справи на початок дня, тому що ніхто не може передбачити, що буде потім. Можуть спливти якісь питання по вже узгодженим проектам, можуть з'явитися несподівані справи, що вимагають вашого втручання.
• Доведено, що офісного працівника в середньому «смикають» кожні 11 хвилин. Використовуйте будь-який «затишшя», щоб попрацювати над великої завданням. Воно може виявитися недовгим.