9 Рад тайм-менеджменту - блог системи управління проектами worksection
Кажуть, що тим, хто володіє здатністю ефективно розпоряджатися часом, вдається заощадити пів-життя. Брешуть піди)
У цьому можна переконатися самостійно років через 20-30, але вже сьогодні ці навички можуть допомогти кожному:
- працювати над проектами швидше без шкоди для якості;
- виконувати завдання без напруги;
- бути більш продуктивними;
- залишати час для себе і радіти життю, і нарешті.
- встигати все. (Гаразд, це неможливо)
Сьогодні кожен може навчитися оптимально використовувати свій час. Для цього слід взяти на озброєння кілька простих правил.
1. Робити тільки важливе.
Рішення: усвідомте, що важливо для вас. визначте ваші цінності. Якщо завдання - не підпадає під ваші цінності - відразу говорите їй «ні». Безжально прибирайте все погане. Зайве під ніж. Ви відмінно проживете кажучи «ні» для 90% ваших звичайних завдань. (Гарне читання на цю тему Essentialism)
2. Працюйте менше в правильний час
Якщо деякий час поспостерігати за своїм організмом, кожна людина зможе визначити власні біоритми, в тому числі і годинник, на які припадає пік активності. Саме в цей час можна працювати з максимальною ефективністю. Таким чином вдасться встигнути багато за невеликий проміжок часу.
Кожне завдання - пожирає нашу силу волі. Сила волі зазвичай максимальна з ранку і поступово витрачається протягом дня, але бувають винятки. Брайан Трейсі, один з найуспішніших бізнес-консультантів, називає «жабою» - найважливіше і зазвичай складна справа, яку треба виконати протягом дня.
Тому і особисто для мене оптимально вирішувати найважливішу і складне завдання - прямо з ранку. Без відволікання на неважливі «приємні» завдання. (Гарне читання на цю тему 4-hours workweek)
3. Фільтрація інформації.
4. Відмовитися від пошти і соц.сетей.
5. Концентрація на одному завданню.
Зараз круто бути людиною, здатним вирішувати одночасно купу справ. Але є дуже багато досліджень, які все стверджують що мультизадачність знижує вашу продуктівноcть. Тому вирішуйте одну важливу для вас завдання.
6. Планування.
Брайан Трейсі наполегливо рекомендує витратити 20 хвилин на початку дня на планування ваших дій. І наполегливо рекомендує перед сном подумати - що ви будете робити завтра. Нібито, ваша підсвідомість уві сні продумає, як максимально ефективно вирішити задачу завтра. Не впевнений, що це саме так, але звичку цю я про всяк випадок набув :), в цілому зручно.
Складне завдання краще розділити на дрібні підзадачі, за принципом дерева рішень. основне завдання - стовбур дерева, а підзадачі - його гілки. Це називається декомпозиція. «Д екомпозіціей» можна займатися до тих пір, поки реалізація плану не стане простою і прозорою.
7. Слово «ні» економить час.
Важливо навчитися відмовляти і говорити «ні» завданням (і людям). які не входять до числа обраних. Це досить некомфортно, але дуже скоро ви зрозумієте, що нічого поганого не трапляється, а ваше життя ставати комфортніше. (Гарне читання на цю тему Start with NO)
8. Відпочивати.
Це досить по «Капітанська» звучить. Але для мене особисто дуже важливо спати і вставати рано і займатися спортом. Це дає енергію, необхідну для роботи.
9. Використовувати правильні інструменти.
Розвантажити голову. Перше, що рекомендує Девід Ален в Getting things done - розвантажити голову. У вас повинен бути інструмент, який зберігає ваші завдання і нагадує вам про терміни і пріоритети. Це може бути блокнот або електронний to-do list.
Для роботи з завданнями є відмінні зручні сервіси:
- Для створення особистих to-do списків підійдуть системи Remember the milk. Wunderlist.com. Todoist і інші, які можна підібрати на свій розсуд зі списку.
- А для командної роботи над завданнями можна і потрібно використовувати звичайно ж Worksection. Basecamp. Trello. Teamlab. або підібрати щось своє серед схожих систем.
C повагою, Баринов Чингіз