22) Реєстрація нотаріальних дій

Скоєних нотаріусом нотаріальні дії повинні бути зареєстровані в реєстрі. Реєстр - це спеціальна книга для запису в ній складаються при вчиненні нотаріальних дій документів. Всі нотаріальні дії (крім двох - про них піде мова нижче) реєструються в одному реєстрі: "реєстрі для реєстрації нотаріальних дій" в хронологічній послідовності. Одне нотаріальну дію - "накладання та зняття заборони відчуження майна" - реєструється окремо в "реєстрі для реєстрації заборон відчуження рухомого і недвідімого майна, а також арештів, накладених судовими та слідчими органами". А ще одне нотаріальну дію - "прийняття в депозит грошових сум і цінних паперів" - до реєстру не записується, а реєструється в книзі обліку депозитних операцій і в книзі особових рахунків депонентов1.

Реєстр, перш ніж в ньому будуть реєструватися нотаріальні дії, повинен бути належним чином оформлений. По-перше, листи реєстрової книги повинні бути пронумеровані, по-друге, прошнуровані, по-третє, на зворотному боці останнього аркуша уповноваженим па це працівником управління юстиції (міністерства юстиції республіки в складі Укаїни) або нотаріальної палати проводиться запис про кількість пронумерованих і прошнурованих аркушів в книзі. Ця запис скріплюється підписом уповноваженої особи та печаткою органу юстиції (нотаріальної палати). Такі вимоги до оформлення реєстрових книг покликані забезпечити неможливість заміни в них окремих листів. Реєстрової книзі, в якій проводиться перший запис з початку нового календарного року, присвоюється номер 1. Після того як реєстрова книга під номером 1 буде повністю заповнена, нотаріус заводить нову реєстрову книгу і привласнює їй вже номер 2 і т.д. до кінця року. При цьому залишати недописаними сторінки або частину їх в реєстрах не можна. В останній за календарний рік реєстрової книзі, якщо вона виявиться не до кінця заповненої, нотаріус зобов'язаний прочеркнуть залишилися незаповненими рядки після останнього запису і всі наступні сторінки. Реєструвати нотаріальні дії, що здійснюються вже в новому календарному році, в цій реєстраційній книзі не допускається.

Для всіх нотаріусовУкаіни встановлений однаковий порядок заповнення реєстрів для реєстрації нотаріальних дій та реєстрів для реєстрації заборон відчуження майна. Форми реєстрів відповідно до ст. 51 Основ законодавства про нотаріат встановлюються Міністерством юстиції Укаіни1. Так, в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій (форма № 1) вказуються:

в графі 1 - номер нотаріальної дії;

в графі 2 - дата вчинення нотаріальної дії;

в графі 3 - прізвища, імена, по батькові; місце проживання фізичних осіб, їх представників, які звернулися за вчиненням нотаріальної дії; свідків, які були присутні при передачі нотаріусу закритого заповіту або посвідченні заповіту; найменування юридичної особи, її місцезнаходження, прізвища, імена, по батькові, посади представників юридичної особи (в цій же графі зазначаються прізвища, імена, по батькові рукоприкладчика, розписується в нотаріальних документах але прохання звернулися, їх місце проживання; якщо для вчинення нотаріальної дії притягувався перекладач - його прізвище, ім'я, по батькові та місце проживання);

в графі 4 - реквізити документа, на підставі якого нотаріусом встановлено особи, що звернулися, для вчинення нотаріальної дії (серія, номер, дата видачі паспорта, дані про те, ким він виданий, або назву іншого документа, але з яким встановлено особу кожного, хто звернувся, і основні дані цього документа); дата народження звернувся вказується в тих випадках, коли для вчинення нотаріальної дії необхідно перевірити його дієздатність. У цій же графі зазначаються реквізити документів, на підставі яких перевірена правоздатність юридичних осіб;

в графі 6 - загальна сума стягнутої державного мита (оплати за тарифом) або відомості про звільнення від сплати державного мита (оплати за тарифом і підстави звільнення). У випадках, коли державне мито внесена в банк, вказуються і дані квитанції байка (номер, дата видачі);

в графі 7 - особи, які отримали виготовлені нотаріальні документи, підписуються. Якщо документ виданий без справляння державного мита (оплати за тарифом), яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії особа повинна власноручно написати в цій графі "документ отримано безкоштовно".

У реєстрі для реєстрації заборон відчуження рухомого і нерухомого майна, а також арештів, накладених судовими та слідчими органами (форма № 2), вказуються такі дані:

в графі 1 - номер нотаріальної дії;

в графі 2 - найменування юридичної особи, яка видала позику (банку, організації і т. д). Дата повідомлення. Найменування органу, що наклав арешт. Дата ухвали (постанови) про арешт і ін .;

в графі 3 - дата отримання повідомлення або ухвали (постанови) про арешт. Дата посвідчення договору про заставу та ін .;

в графі 4 - дата накладення заборони;

в графі 5 - прізвище, ім'я, по батькові особи, яка отримала позику або заклав майно, на яке накладено арешт. Місцезнаходження майна;

в графі 6 - дата направлення повідомлення в реєструючий орган;

в графі 7 - дата і номер повідомлення про погашення позики. Дата припинення договору про заставу. Дата постанови про зняття арешту;

в графі 8 - дата направлення повідомлення реєструючого органу про зняття заборони;

в графі 9 - розмір стягнутої державного мита (оплати за тарифом) або відмітка про звільнення від оплати.

Порядкові номери, під якими нотаріальні дії реєструються в реєстрі, присвоюються від № 1 з початку календарного року в наростаючій послідовності до кінця календарного року. Номер, під яким нотаріальна дія зареєстрована в реєстрі, обов'язково відтворюється в виготовленому нотаріусом документі - нотаріальному свідоцтві або в посвідчувальному написі на угоді або засвідчуваних документі. При цьому в нотаріальному документі вказується і номер реєстру (реєстрової книги), наприклад, так: "зареєстровано в реєстрі за № 4-1492", де "4" позначає помер реєстрової книги, а "1 492" - порядковий номер нотаріальної дії.

Записи в реєстрі реєстрації нотаріальних дій можуть виробляти як самі нотаріуси, так і їх помічники, консультанти, секретарі та інші співробітники нотаріальної контори. Записи повинні бути акуратні і розбірливі, а виправлення зроблені так, щоб було можливо прочитати первісний текст. Незаповнені рядки в реєстрі мають бути прокреслені. Будь-яке виправлення повинно бути обумовлено і підписано особисто нотаріусом. Якщо в реєстрі пропущені номери або різні нотаріальні дії записані під одним і тим же номером, нотаріус також сам виробляє в реєстрі відповідний запис і скріплює її своїм підписом. Крім того, нотаріус складає акт і долучає його до реєстру, в.котором допущені помилки в нумерації нотаріальних дій. Підчищення і записи олівцем в реєстрах не допускаються. Реєстрація в реєстрі - завершальний етап вчинення нотаріальної дії. Саме при реєстрації оплачується скоєне нотаріальну дію. Згідно ч. 3 ст. 22 Основ нотаріальну дію визнається вчиненим після сплати державного мита або суми згідно з тарифом.

За письмовими заявами осіб, від імені або за дорученням яких вчинялися нотаріальні дії, але вимогу суду, прокуратури, органів слідства у зв'язку з знаходяться у їх провадженні кримінальними або цивільними справами, а також на вимогу арбітражного суду у зв'язку з розташованими в його вирішенні спорами нотаріуси зобов'язані видавати виписки з реєстру. Виписку з реєстру може витребувати від нотаріуса, що займається приватною практикою, і нотаріальна палата. Виписка повинна відтворювати повний текст, що міститься у всіх графах реєстрової книги. При видачі виписки з реєстру особі, від імені або за дорученням якого відбувалося нотаріальну дію, нотаріус засвідчує вірність її шляхом вчинення посвідчувального напису наступного, наприклад, змісту:

Зареєстровано в реєстрі за №4-1945.

Стягнуто державного мита 4 руб. 20 коп. з техработой. печатка Нотаріус

23) Правила зберігання нотаріальних документів. Нотаріальні архіви. Всі нотаріуси, а також уповноважені посадові особи консульських установ Укаїни за кордоном відповідно до ст. 97 Основ зобов'язані у випадках звернення до них з відповідним проханням приймати на зберігання документи. При цьому вони зобов'язані приймати будь-які документи: і видані різними організаціями (наприклад, про освіту, про роботу, про реєстрацію актів цивільного стану, про нагородження тощо), і які виходять від громадян (наприклад, листи, рукописи, креслення, малюнки і т.п.). Однак секретні документи на зберігання не приймаються.

Беручи документи на зберігання, нотаріуси зобов'язані забезпечити їх збереження в тому стані, в якому вони надійшли до нотаріальної контори, а також повернути їх на першу вимогу в установленому законом порядку.

Для вчинення даного нотаріальної дії до нотаріусів і уповноваженим посадовим особам консульських установ можуть звертатися не тільки громадяни, але і юридичні особи. При скоєнні цього нотаріальної дії встановлюється особа звернувся громадянина (представника юридичної особи).

За чинним законодавством документи приймаються на зберігання або з оглядом їх, або в закритій упаковці.

Беручи документи у відкритому вигляді, нотаріус відповідно до вимоги, закріпленим в ч. 1 ст. 97 Основ законодавства про нотаріат, повинен скласти їх опис. В описі вказуються:

- прізвище, ім'я, по батькові особи, яка здала документи на зберігання і його місце проживання;

- стан документа (ступінь збереження);

- термін, па який документи здаються на зберігання.

Опис складається в двох примірниках і підписується особою, яка звернулася для вчинення цієї нотаріальної дії, а також нотаріусом. Свій підпис нотаріус скріплює печаткою.

На прохання особи, що звернулася нотаріус відповідно до норми, що міститься в ч. 2 ст. 97 Основ, може прийняти документи на зберігання і без опису, якщо вони упаковані належним чином. Беручи упаковку, нотаріус пропонує особі, що здає документи, підписати її, а потім сам підписується на упаковці і скріплює її своєю печаткою. У випадках прийняття документів в упаковці і без опису нотаріус песет відповідальність за збереження упаковки.

Згідно ч. 3 ст. 97 Основ особі, яка здала документи на зберігання, видається свідоцтво за встановленою Міністерством юстиції України формою:

Місце видачі свідоцтва (село, селище, район, місто, край, область, республіка повністю).

Дата (число, місяць, рік) видачі свідоцтва прописом.

Особистість здала на зберігання документи встановлена.

Зареєстровано в реєстрі за № ___

Стягнуто держмита (за тарифом) ____

Нотаріус (підпис нотаріуса)

Прийняті нотаріусом па хропіння документи повертаються тільки самому громадянину або юридичній особі, яка здала їх на зберігання, або законно уповноваженій особі. Для отримання документів необхідно пред'явити нотаріусу свідоцтво і опис або тільки свідоцтво, якщо документи були прийняті на зберігання в закритій упаковці. У разі, коли особа, яка здала документи па зберігання, або його законно уповноважений представник не може пред'явити свідоцтво і опис (наприклад, з огляду на їх втрати), нотаріус зобов'язаний роз'яснити вимогу ст. 98 Основ, згідно з якою при відсутності свідоцтва і опису прийняті па зберігання документи можуть бути повернуті лише за рішенням суду.