Життєвий цикл вхідного документа в системі електронного документообігу

Часи змінюються, і на зміну класичному «паперового» діловодства »приходить електронний документообіг, який ведеться з використанням особливого класу інформаційних систем - систем електронного документообігу.

На ринку зараз представлений досить широкий спектр таких програмних рішень, кожне з який чимось, але відрізняється від інших. Як розібратися в цій строкатості? Одна з характеристик, особливо важлива для секретаря або діловода, який буде працювати в такій системі - які етап життєвого циклу документа автоматизує конкретна система.

Що таке - життєвий цикл документа? Будь-який документ незалежно від його структури або змісту проходить ряд стадій, які в цілому називаються «життєвим циклом документа». Взагалі кажучи, всі документи проходять через п'ять основних етапів життєвого циклу (деякі етапи можуть повторюватися, а деякі мають місце тільки один раз):

документи створюються;
вони рецензуються і виправляються;
формально або неформально затверджуються;
поширюються або публікуються для ширшої аудиторії;
вони виконують свою основну функцію і потрапляють в архів;
при необхідності витягуються з архіву, а потім знову архівуються.

Але в підручниках з діловодства такого поняття немає. Є поняття «документообіг» - рух документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення. Виділяють наступні етапи технологічного ланцюжка обробки документів:

прийом і первинна обробка;
попередній розгляд і розподіл;
реєстрація документів;
напрямок на виконання і виконання документів;
оформлення та засвідчення документів;
відправка.

Окремо як завдання діловодства розглядаються питання контролю виконання та зберігання документів. Виходить, що діловодство описує тільки частина етапів життєвого циклу документа: ту, в рамках якої з ним працює діловод.

У системах електронного документообігу з документами працюють всі співробітники, кому за родом діяльності це необхідно. Це керівники, яким потрібно прочитати лист і вирішити, що робити з ним далі, виконавці, які працюють по виконанню резолюції, готують відповідні листи. В цілому це може бути будь-який співробітник організації, якій потрібна інформація по документам, по їх змісту, призначеним виконавцям, термінів виконання і т.д.

У діловодстві прийнято виділяти групи документів - вхідні, вихідні, внутрішні, організаційно-розпорядчі. При роботі в системі електронного документообігу такий розподіл, як правило, залишається. Як приклад зробимо опис роботи в системі електронного документообігу з яким-небудь типом документа, наприклад - входять.
Документ створюється (щоб документ став входять, він, звичайно, повинен бути створений, але відбувається це десь там, в іншій організації), рецензується, затверджується і поширюється (на цьому етапі документ потрапляє в організацію).

На етапі створення (в даному випадку отримання документа системою електронного документообігу із зовнішніх систем) слід дотримуватися найбільш трудомісткою частини роботи по занесенню інформації про документ в систему електронного документообігу.
Робота ця складається з двох частин:

введення реквізитів документа;
введення образу документа.

звіт самого виконавця;
відмітка керівника про те, що результат виконання його влаштовує.

Наступ етапу «передача в архів» зовсім не означає, що документ став непотрібним. Необхідно організувати зберігання так, щоб документ можна було легко знайти і отримати потрібну інформацію. Як правило, для цього використовують номенклатуру справ.
При вивченні системи електронного документообігу слід звернути увагу, як саме виробляється класифікація. Набагато зручніше, якщо система дозволяє впорядкувати документи, віднесені до однієї справи, а не просто зберігати номенклатурний індекс справи, до якого віднесли даний документ.

На цьому етапі можуть знадобитися операції контролю виконання документів. Чи дозволяє система складати звіти за статистикою виконання документа, наскільки це зручно, чи є можливість створювати власні звіти - на все це слід звернути увагу при вивченні системи. Операції, що входять в життєвий цикл вихідного документа, набагато більш різноманітні. Їх більш детально розберемо в наступній статті.

Ольга Подолина,
Консультант Центру консалтингових послуг і впроваджень,
компанія «ІнтерТраст»

Камасутра для оратора - Радислав Гандапас