Зберігання первинних документів - статті про архівну справу, документообіг, діловодстві -

Діяльність будь-якої організації незмінно пов'язана з урахуванням бухгалтерської документації, яку важливо вміти не тільки грамотно оформляти, але і правильно зберігати. Про те, що являє собою первинна документація і як законодавчо регламентується порядок зберігання первинних документів.

Первинні документи є основною частиною бухгалтерського обліку в організації, які необхідно безперервно вести з моменту її виникнення відповідно до українського законодавства.

Що таке первинні документи

Федеральний закон про бухгалтерський облік (ч. 1, ст. 9 і п. 1.2 Положення 88) виділяє два основних типи документації:

• облікові регістри містять відомості, які вносять в них на підставі первинної документації;
• первинні документи, що підтверджують здійснення господарської або фінансової операції.

Первинні документи організації складають платіжні доручення, господарські акти, видаткові накладні, акти скоєних підприємством робіт, квитанції і касові ордери. Однак товарний рахунок на плановану покупку товару не є первинної документації, оскільки він лише припускає здійснення покупки, але не сам факт її здійснення.

Терміни зберігання первинних документів

Зберігання первинних документів повинно здійснюватися незалежно від того, чи зберігається інформація на папері або в електронному вигляді.

Важливо: якщо бухоблік ведеться в електронному форматі, то на вимогу представників податкових служб потрібно зробити паперові копії первинних документів (п. 7 ст. 9 Федерального закону від 21.11.96 № 129-ФЗ «Про бухгалтерський облік»).

Податковий кодекс встановлює інші терміни. Наприклад, статтею 23 НК Україна визначається ту обставину, що відомості бухгалтерського обліку та інші документи, необхідні для обчислення і сплати податків, потрібно зберігати 4 роки. Документи, що підтверджують збиток, стерпний на майбутнє, необхідно зберігати до тих пір, поки організація не зменшить оподатковуваний прибуток на суму раніше отриманого збитку (ст. 283 НК РФ).

Проблема в даному випадку полягає в тому, що дуже складно розділити документи строго бухгалтерські та податкові. Тому найкращим виходом з ситуації, що склалася є зберігання обох видів документів протягом 5 років.

Як зберігати первинні документи

Встановлення порядку зберігання первинних документів встановлюється головним бухгалтером організації. Як правило оброблені первинні документи одного облікового регістру підшиваються в хронологічному порядку в окремі папки.

При цьому кожен бухгалтер самостійно приймає рішення про те, як йому зручніше сортувати документи. Одні підшивають рахунку організації до договорів, інші прикріплюють їх до платіжних документів або в окрему папку. Головне, щоб бухгалтер при необхідності завжди швидко зміг відшукати необхідний документ.

Важливо: існує особливий порядок зберігання рахунків-фактур. Рахунки-фактури. отримані від постачальників, а також другі екземпляри, видані покупцям, потрібно зберігати в спеціальному журналі.