Зберігання договірної документації

У нас є договори без зазначення строку їх дії. Є й такі, пролонгація яких здійснюється автоматично (на рік або більше), якщо жодна зі сторін не стане ініціатором їх припинення. Є договори, укладені, наприклад, на рік, але додатковими угодами ми вже кілька років продовжуємо їх дію на тих же умовах або з незначними змінами. Буває, що додаткові угоди до договору полягають і для зміни інших його умов, але без коригування терміну дії.

У нас виникли наступні питання:

Як підшивати додаткові угоди до договорів?
Які ще документи, окрім додаткових угод і додатків, варто підшивати до основного договору і зберігати разом з ним?
Як обчислювати термін зберігання основного договору і його «додаткових документів»? Чи вважати з дати підписання або дати закінчення терміну дії договору? І як тоді бути з нині діючими договорами, які продовжуються, і не зрозуміло, скільки ще вони будуть діяти?
В опис справ за який рік вносити договір і його наступні додаткові угоди, додатки та інші додаткові документи, до нього підшиті?

Така кількість питань свідчить про те, що в організації необхідно в плановому порядку і якомога швидше приступити до розробки регламенту договірної роботи. До робочої групи з підготовки даного документа включаються представники юридичної служби, служби діловодства, бухгалтерії і підрозділів, чия діяльність, здійснювана на основі договорів, приносить найбільший прибуток організації. А з іншими підрозділами проект регламенту необхідно буде погоджувати, причому кадрова служба може розробити самостійний розділ регламенту про трудові договори і договори возмездного надання послуг, що укладаються з фізичними особами.

У регламенти договірної роботи зазвичай включають (це зона відповідальності керівника організації і юридичної служби):

визначення та класифікацію видів угод, які здійснює організація за напрямками своєї діяльності,
поняття про «крупності» угод і ліміти на їх вчинення відповідно до статуту організації і системою управління ризиками,
порядок делегування прав на укладення угод,
схеми узгодження проектів договорів і лімітів угоди.

Служба діловодства в рамках підготовки регламенту:

відразу розробляє і погоджує проекти типових форм договорів за видами угод або контролює, що в регламент включено положення про пріоритетне застосування типових форм даної організації, порядку їх розроблення, погодження та затвердження;
конкретизує класифікацію і встановлює індексацію договорів з урахуванням напрямків і питань діяльності організації і зон відповідальності структурних підрозділів і найменувань контрагентів. Це дозволить уточнити або розробити заново класифікатор для попереднього розгляду документів, яким користується служба діловодства при попередньому розгляді документів, що надходять, в частині маршрутизації документопотоков договорів і документів по їх виконанню, в тому числі і в СЕД або іншої інформаційної або розрахункової системі;
і, нарешті, регламентує порядок формування справ з договорами і документами, що виникають в процесі їх виконання, терміни зберігання, відповідальність за забезпечення безпеки в підрозділах і порядок передачі в архів.

Таким чином, розробка регламенту договірної роботи дозволить встановити єдиний порядок роботи з даними документами і розподілити відповідальність за правильне формування справ з договорами і забезпечення їх використання та збереження.

Зверніть увагу, що «кращі практики» останніх років виявили зручність формування справ з договорами за принципом досьє. тобто всі документи, які відносяться до даного виду угоди або до конкретної угоді (одному об'єкту) і одному юридичній або фізичній особі (контрагенту) формуються разом, являють собою один комплекс документів, що забезпечують докази законності угоди.

Тому спочатку потрібно визначити найпростішу схему систематизації договорів:

напрямок діяльності організації - структурні підрозділи, які мають право укладати договори, - види угод (договорів) - контрагенти (може бути багато або кілька, необхідно розташувати назви в алфавітному порядку) або
напрямок діяльності організації - структурні підрозділи, які мають право укладати договори - контрагенти (може бути багато або кілька, необхідно розташувати назви в алфавітному порядку) - види укладених з ними угод (договорів). В даній схемі систематизації працює управлінський аспект, тому що всі знають число Паретто 80:20, яке говорить про те, що 20% клієнтів приносять (повинні приносити) 80% прибутку організації. Тому і служба діловодства контролює правильність формування досьє в структурних підрозділах спочатку по клієнтам / контрагентам, а потім за видами угод по кожному з них.

Досьє з відповідними заголовками можуть бути включені в номенклатуру справ як перехідні справи. якщо договори продовжуються відповідно до їх умовами протягом декількох років. Єдина обов'язкова правило - до досьє ведеться внутрішній опис документів, причому в ній послідовно і оперативно, у міру виникнення / отримання конкретних документів по виконанню договору, здійснюється облік (ідентифікація) сформованих в досьє документів.

Таким чином, всі додаткові угоди можуть бути сформовані разом з основним договором в одну справу-досьє. Крім основного договору, додаткових угод, додатків, угод про конфіденційність / нерозголошення інформації, акта про виконання / прийомі робіт і послуг, в досьє можуть бути підшиті екземпляри виставленого рахунку або рахунку-фактури і платіжного доручення (системи 1С: «Бухгалтерія» і «банк -клієнт »дозволяють виготовляти 3 оригінальних примірника), звіти про виконання робіт і послуг (якщо вони багатосторінкові, то можливе формування окремого тому додатків) та інші документи, які можуть бути доказом, що товар и, роботи, послуги прийняті і надані. Перш за все це стосується, звичайно ж, до договорів, які мають довготривалий або постійний термін зберігання.

Термін зберігання такої справи-досьє обчислюється не з дати договору або додаткової угоди, а з року, наступного за роком завершення угоди і створення останнього документа, сформованого в цю справу-досьє (наприклад, акта про приймання робіт і платіжного доручення). Принцип тут такий: всі документи, що підтверджують законність договірної діяльності організації, повинні зберігатися разом і повинні бути представлені протягом встановленого нормативного терміну зберігання. Крім того, договори про придбання основних засобів і розрахункові документи, що підтверджують законність придбання, є активом організації, який вона зберігає. Тому при встановленні терміну зберігання на всі документи, сформовані в досьє даного типу, поширюється самий «старший» термін зберігання, яким є, як правило, термін зберігання договору після закінчення терміну його дії.