Заповнення ттн супровідні документи при перевезеннях товарів автомобільним транспортом по

В даний час значна частина вантажоперевезень виконується комерційними підприємствами, причому чимале місце в цій діяльності належить невеликим автотранспортним фірмам та індивідуальним підприємцям.

Саме невеликі автотранспортні підприємства, які ще не мають такого великого досвіду роботи на ринку транспортних послуг, як великі автокомбіната (колишні державні), частіше за все стикаються з проблемами недостатньо коректного оформлення документів, супроводжуючих вантаж, що викликає складнощі у взаєминах з державними контролюючими органами.

Правильне оформлення товарно-супровідних документів важливо і для підприємств, що користуються послугами транспортних організацій.

Тому ми вважаємо корисним нагадати основні правила оформлення товарно-транспортних документів.

Відносини з перевезення вантажів автомобільним транспортом регламентуються нормами Цивільного кодексу РФ.

Крім того, продовжує діяти зі змінами і доповненнями Статут автомобільного транспорту УРСР (УАТ), затверджений Постановою Ради Міністрів Української РСР від 08.01.69 N 12.

На підставі УАТ прийняті Загальні правила перевезень вантажів автомобільним транспортом (затверджені Мінавтотрансом РРФСР 30.07.71), а також правила виконання окремих видів перевезень, обов'язкові для застосування всіма перевізниками на території РФ.

Організації (виробники товарів, а також торгують) можуть перевозити вантажі як власним транспортом, так і користуючись послугами організацій-перевізників, з якими повинен бути укладений договір перевезення.

За договором перевезення вантажу перевізник зобов'язується доставити переданий йому відправником вантаж до пункту призначення і видати його одержувачу, а відправник зобов'язується сплатити за перевезення встановлену договором плату.

Умови перевезення товарів та відповідальність сторін за перевезенням визначаються угодою сторін, якщо інше не встановлено законодавством.

З транспортною організацією може бути укладений не тільки разовий, але і довгостроковий договір на перевезення на будь-який термін, наприклад на місяць, квартал, рік, або ж сторони домовляються подавати разові замовлення (по будь-яких каналах зв'язку), що приймаються перевізником до виконання.

Загальні правила оформлення товарно-транспортної накладної

Для організації (підприємця), який здійснює перевезення вантажу, оформлення і наявність у водія дорожнього листа і перевізних документів є обов'язковим.

До перевізних документів відноситься перш за все товарно-транспортна накладна (ТТН) за формою N 1-Т. яка затверджена Постановою Держкомстату України від 28.11.97 N 78 "Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку роботи будівельних машин і механізмів, робіт в автомобільному транспорті".

ТТН призначена для обліку руху товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ) і розрахунків за їх перевезення на території України і, як правило, оформляється вантажовідправником.

Однак за погодженням сторін документ може складатися і перевізником.

Товарно-транспортна накладна складається з двох розділів - товарного і транспортного (див. Приклад заповнення товарно-транспортної накладної).

Товарний розділ визначає відносини між відправником і отримувачем вантажу і служить для списання ТМЦ зі складу у вантажовідправника і оприбуткування їх на склад вантажоодержувача.

Транспортний розділ відображає відносини між вантажовідправником - замовником автотранспортних послуг з організацією - власником цього транспорту, який виконує перевезення вантажів, і служить для обліку транспортних робіт і розрахунків за надані послуги з перевезення вантажів та інших супутніх робіт.

Таким чином, ТТН виконує одночасно декілька функцій.

Правильне оформлення товарно-транспортної накладної важливо і для відправника, і для одержувача вантажу, оскільки ТТН є документом, що підтверджує виконання вантажовідправником своїх обов'язків перед вантажоодержувачем відповідно до укладеного між ними договором.

Як правило, ТТН виписується в чотирьох примірниках.

Перший примірник залишається у вантажовідправника і призначений для списання ТМЦ зі складу.

Другий, третій і четвертий екземпляри завіряються підписами і печатками (штампами) вантажовідправника, підписом водія і вручаються водієві.

Другий примірник здається водієм вантажоодержувачу для оприбуткування ТМЦ.

Третій і четвертий екземпляри, що завіряються підписами і печатками (штампами) вантажоодержувача, здаються в бухгалтерію транспортної організації.

Третій примірник, який є підставою для розрахунку плати за перевезення, транспортна організація докладає до рахунку за перевезення і висилає платнику-замовнику.

Четвертий примірник додається до подорожнього листа і є підставою для обліку транспортної роботи та нарахування заробітної плати водієві.

Вантажовідправник може виписувати додаткові екземпляри ТТН, кількість яких встановлюється учасниками договору.

Залежно від особливостей товарів до ТТН можуть додаватися інші документи, що прямують з вантажем.

Заповнення ТТН вантажовідправником

Розглянемо загальний випадок оформлення ТТН, коли товар перевозить спеціалізована організація, що надає транспортні послуги.

Спочатку частина реквізитів ТТН заповнюється вантажовідправником до прибуття автомобіля під навантаження.

У головній частині ТТН вантажовідправник проставляє дату її складання і привласнює їй номер.

Крім цього заповнюються такі дані:

- найменування вантажовідправника, вантажоодержувача і платника транспортних послуг (в нашому прикладі платником виступає вантажовідправник);

Далі переходимо до товарного розділу, в якому заповнюється таблиця даних про товар (коди, номенклатура, кількість, ціна, найменування, одиниці виміру, упаковка, кількість місць і маса, сума, пр.).

У тих випадках, коли для списання ТМЦ у вантажовідправника і оприбуткування їх у вантажоодержувача потрібні крім зазначених у ТТН додаткові характеристики товарів, що відвантажуються, до ТТН можуть додаватися спеціалізовані форми, наприклад товарна накладна за формою ТОРГ-12. затверджена Постановою ГоскомстатаУкаіни від 25.12.98 N 132 "Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку торгових операцій".

В цьому випадку в таблиці товарного розділу ТТН вказується, що в якості товарного розділу прикладена спеціалізована форма, без якої ТТН вважається недійсною і не повинна застосовуватися для розрахунків між вантажовідправником і вантажоодержувачем і для обліку транспортної роботи.

При видачі вантажовідправником документів, що визначають якість вантажу і взаємовідносини постачальника і покупця (наприклад, сертифікати, рахунки, рахунки-фактури, рахунки-проформи, посвідчення, свідоцтва і т.д.), які перераховуються в рядку "Додаток", водій зобов'язаний прийняти ці документи і передати їх разом з вантажем вантажоодержувачу.

Слід також мати на увазі, що при прийманні вантажу, що перевозиться навалом, насипом, наливом або в контейнерах, в ТТН повинна бути вказана маса такого вантажу в тоннах (з точністю до 0,01). При прийомі до перевезення тарно-штучних вантажів у ТТН слід обов'язково вказувати тільки загальна кількість і маркування вантажних місць.

Якщо накладна складається більш ніж з одного аркуша, то зазначається кількість аркушів продовження, номери їх бланків та номери записів. Вказують також загальна кількість найменувань товару, кількість місць, масу вантажу, націнку, суму складських витрат і загальну суму "Всього до оплати".

У рядку "Всього на суму" прописом записують загальну вартість відвантажених товарів, а в рядку "Відпуск дозволив" вказується посада особи, відповідальної за відвантаження товарно-матеріальних цінностей, яке своїм підписом засвідчує правильність зроблених записів і дозволяє зробити відправку вантажу вантажоодержувачу.

У відповідному полі ставить свій підпис і головний бухгалтер.

У таблиці "Відомості про вантаж" вантажовідправник до прибуття автомобіля під навантаження може:

- в графі 1 "Короткий опис вантажу" - вказати найменування вантажу;

- в графі 2 "З вантажем слідують документи" - вписати найменування і номери документів, які додаються до ТТН (сертифікатів, посвідчень, свідоцтв тощо). Зазначені документи водій-експедитор зобов'язаний прийняти і передати разом з вантажем вантажоодержувачу;

- в графі 3 "Вид упаковки" - записати скорочено вид тари, в якій перевозиться вантаж (наприклад: "ящики", "коробки", пр.). При пред'явленні до перевезення неупакованого вантажу вказується скорочено "н / у";

- в графі 4 "Кількість місць" - вказати кількість місць окремо по кожному з наведених у графі 1 найменуванню вантажу і за кожним видом упаковки. При перевезенні вантажів пакетами на піддонах вказується кількість пакетів, при перевезенні вантажів навалом, насипом або наливом вноситься відповідний запис і кількість місць не вказується.

Після прибуття автомобіля на підставі пред'явленого водієм подорожнього листа і інших необхідних документів вантажовідправник заповнює інші реквізити ТТН.

У транспортному розділі вписуються дата і номер подорожнього листа і всі необхідні реквізити прибув під навантаження автомобіля, такі, як прізвище, ім'я та по батькові водія, реквізити ліцензійної картки, яка підтверджує право займатися вантажоперевезеннями, марка автомобіля і його державний номерний знак та ін. Якщо будь або реквізит відсутній, то ставиться прочерк.

У таблиці "Відомості про вантаж" вказуються:

- в графі 5 - спосіб, яким визначена маса вантажу. При зважуванні вантажу на вагах повинен бути зазначений тип ваг (товарні ваги, автомобільні ваги і ін.). Якщо вага вантажу визначено за стандартом, заміром або розрахунковим шляхом, в графі робиться відповідний запис. Маса вантажу і кількість вантажних місць визначаються спільно вантажовідправником і перевізником технічними засобами вантажовідправника.

(Графи 6 "Код вантажу" і 8 "Клас вантажу" заповнює організація-перевізник.);

- в графі 9 "Маса брутто" - маса вантажу в тоннах з точністю до 0,01 за видами найменувань перевезених вантажів і загальна маса вантажу.

При оформленні кількох поїздок з вантажем по одній ТТН в рядку "Кількість їздець, заїздів" вказується загальна кількість виконаних їздець.

Якщо перевезення вантажів здійснюється під пломбою вантажовідправника (криті фургони, контейнери, цистерни тощо), то в ТТН у відповідних полях під таблицею "Відомості про вантаж" ставляться відбитки пломби.

Якщо під час приймання вантажу одержувачем виявиться, що пломба була пошкоджена, то складається акт і в ТТН у розділі "Відмітки про складені акти" робиться відповідний запис.

У рядку "Здав" нижче таблиці "Відомості про вантаж" матеріально-відповідальна особа вантажовідправника своїм підписом засвідчує здачу вантажу водієві, а в наступному рядку за прийом товару до перевезення розписується водій.

У розділі "Вантажно-розвантажувальні операції" вантажовідправник заповнює реквізити по вантажним роботам: найменування організації, яка виконує вантажні операції (в нашому прикладі це сам вантажовідправник), спосіб навантаження (ручний, механізований і т.д.), найменування механізму, яким виконані навантажувальні роботи , і його характеристики (вантажопідйомність, місткість ковша і т.д.), потім проставляє час прибуття автомобіля під навантаження і вибуття після її закінчення.

Часом прибуття під навантаження вважається час пред'явлення водієм подорожнього листа біля в'їзних воріт (контрольно-пропускного пункту).

Часом вибуття автомобіля з-під навантаження вважається час підписання і передачі ТТН водієві.

Якщо в однієї їздки вантаж відвантажується за кількома ТТН, то час прибуття під навантаження записується в першій з них, а в інших у відповідних графах ставляться прочерки.

У товарному розділі в рядку "Відпуск вантажу справив" записуються посаду і ПІБ представника вантажовідправника, який видав вантаж до перевезення, ставиться його підпис і штамп (печатку) і, таким чином, перевіряється правильність усіх даних в ТТН, а також видача вантажу до перевезення.

У рядку "Вантаж до перевезення прийняв" записується ПІБ водія (експедитора), який своїм підписом завіряє прийом вантажів до перевезення, а в поле "За дорученням N" - номер довіреності, дата і назва організації-перевізника, яка її видала.

Вантаж вважається прийнятим до перевезення після передачі водієм вантажовідправнику підписаного ним примірника ТТН.

Заповнення ТТН вантажоодержувачем

Вантажоодержувач після доставки і приймання вантажу від водія в трьох примірниках ТТН заповнює наступні реквізити.

У транспортному розділі вантажоодержувачем заповнюються:

- реквізити по розвантажувальних операцій: найменування організації, яка виконує розвантаження (в нашому прикладі - це вантажоодержувач), спосіб розвантаження, час прибуття автомобіля під розвантаження і вибуття після її закінчення;

- в рядку "Здав водій-експедитор" водій-експедитор своїм підписом засвідчує здачу вантажу вантажоодержувачу;

- в рядку "Прийняв" (нижче таблиці "Відомості про вантаж") проставляються посада, ПІБ особи, яка прийняла вантаж, підпис цієї особи, а також штамп вантажоодержувача, ніж та засвідчується прийом вантажу.

Матеріально відповідальна особа, яка здійснює приймання товару, ставить свій підпис також і на інших товаросупровідних документах, які подорожують із вантажем, і завіряє її круглою печаткою організації.

Після прийому товару за кількістю та якістю вантажоодержувач в товарному розділі ставить свій підпис в рядку "Вантаж одержав вантажоодержувач".

У разі невідповідності фактичної наявності товарів або відхилення за якістю, встановленим у договорі, даним, зазначеним у супровідних документах, повинен складатися акт, який є юридичною підставою для пред'явлення претензій постачальнику.

У ТТН слід зробити відмітку про складання акта.

Вантажовідправник і вантажоодержувач несуть відповідальність за всі наслідки неправильності чи неповноти відомостей, зазначених ними в ТТН.

Автотранспортні підприємства мають право перевіряти правильність цих відомостей.

Другий примірник ТТН залишається у вантажоодержувача і служить підставою для оприбуткування товарів та проведення взаєморозрахунків з вантажовідправником.

Третій і четвертий екземпляри ТТН. завірені підписами і печатками вантажовідправника, вантажоодержувача і водія, разом з подорожнім листом водій здає диспетчеру (або в бухгалтерію) організації-перевізника.

Заповнення ТТН організацією-перевізником

Після доставки вантажу за призначенням на зданих водієм диспетчеру (або в бухгалтерію) примірниках ТТН в розділі "Інші відомості" записуються:

- в графах 20-24 - відстань перевезення вантажу;

- в графі 25 - код експедирування вантажу;

- в графах 26 і 27 - суми, нараховані водієві за виконану транспортну роботу;

- в графах 29 і 30 - поправочні коефіцієнти до зарплати водія (для зміни розцінок водієві) і до основного тарифу.

Розділ "Інші відомості" заповнюється для того, щоб розрахувати вартість послуги з перевезення та пред'явити рахунок замовнику транспортної послуги.

Оскільки в даній статті розглядається заповнення ТТН вантажовідправником і вантажоодержувачем, а розрахунок вартості транспортних послуг входить в компетенцію перевізника відповідно до укладеного договору на надання транспортних послуг, в нашому прикладі поля "Таксування і Розрахунок вартості" за надання послуг з перевезення не заповнювалися.

В угоді перевізника з вантажовідправником і вантажоодержувачем може передбачатися участь водія в навантаження та розвантаження вантажів з відповідною оплатою його праці.

Навантаження й розвантаження вважаються закінченими після вручення водієві правильно оформлених товарно-транспортних документів на навантажений або вивантажений вантаж.

АКДИ "Економіка і життя"

Зразок заповнення накладної за формою N 1-Т (ТТН) в графічному форматі

Типова форма N 1-Т