Витрати на канцтовари - як правильно витратитися на офісну «дріб’язок»

Що відноситься до канцтоварам

У бухгалтерському законодавстві і Податковому кодексі поняття канцелярського приладдя не розкривається. З точки зору товарознавства до них відносять такі групи і види товарів:

1) приналежності для письма: олівці, ручки, пір'я, набори приладдя для письма, чорнило;

2) приналежності для креслення: креслярські інструменти і набори, готовальні, креслярські дошки, рейсшини, креслярські приналежності (лінійки, косинці), стірательние гумки, кнопки;

3) приладдя для малювання: фарби, пензлі, картон

4) мелкоофісное обладнання: скріпки, дироколи, степлери, коректори, затискачі, гумки, клей;

5) шкільні товари: точила, зошити;

6) засоби оргтехніки: калькулятори.

Бухгалтерський облік канцтоварів

Канцтовари в бухгалтерському обліку відносяться до матеріалів і враховуються за рахунком 10 «Матеріали», субрахунок 10-9 «Інвентар і господарські речі».

Ставлячись до такого виду активів як матеріально-виробничі запаси, канцтовари приймаються до обліку за фактичною собівартістю, яка дорівнює сумі фактичних витрат на їх покупку (крім ПДВ, якщо організація - платник ПДВ, а якщо організація не є платником ПДВ, то він входить до первісної вартість канцтоварів) (пп.2,5,6 ПБО 5/01)

Придбання у постачальника за безготівковим розрахунком

Придбання канцелярських товарів можливо як за безготівковим розрахунком, так і в порядку розрахунків готівкою через підзвітних осіб. У першому випадку проводки з придбання будуть такі:

1. Якщо матеріали враховуються на рахунку 10 по фактичної собівартості:

Дебет 10 - Кредит 60 - оприбутковані канцтовари, що надійшли від постачальника

Дебет 19 - Кредит 60 - врахований ПДВ по оприбуткованих канцтоварам

Дебет 68 - Кредит 19 - ПДВ прийнятий до відрахування

Дебет 60 - Кредит 51 - проведена оплата постачальнику з розрахункового рахунку

2. Якщо придбання матеріалів враховується з використанням рахунку 15 «Заготівля та придбання матеріальних цінностей»:

Дебет 10 - Кредит 15 - надійшли товари від постачальника за обліковими цінами

Дебет 15 - Кредит 60 - надійшли розрахункові документи від постачальника від постачальника (фактичні витрати)

Дебет 19 - Кредит 60 - врахований ПДВ по канцтоварам

Дебет 15 (16) - Кредит 16 (15) - списана різниця між обліковою і фактичною собівартістю

Дебет 68 - Кредит 19 - ПДВ прийнятий до відрахування

Дебет 60 - Кредит 51 - проведена оплата постачальнику з розрахункового рахунку

Придбання через підзвітних осіб

Найбільш поширеним випадком є ​​придбання канцтоварів через підзвітних осіб. Порядок видачі коштів під звіт прочитайте докладніше в написано тут.

Тут же ми назвемо проводки, які робляться при покупці канцтоварів через підзвітних осіб:

Дебет 71 - Кредит 50 - видано з каси грошові кошти в підзвіт

Дебет 10 - Кредит 71 - затверджений авансовий звіт, канцтовари оприбутковані на склад.

Дебет 19 - Кредит 71 - врахований «вхідний» ПДВ

Документальне оформлення

Найбільше утруднення, яке виникає в процесі придбання канцелярського приладдя через підзвітних осіб, - це наявність необхідні виправдувальних документів (п.56 Методичних вказівок з бухгалтерського обліку МПЗ). Крім складання авансового звіту, підзвітна особа повинна надати документи, що підтверджують оплату і документи, які дозволяють визначити конкретний перелік придбаних товарів:

- касові чеки, квитанції до прибуткового касового ордеру, товарні чеки (підтверджують оплату);

- товарні чеки, накладні, рахунки магазинів (підтверджують асортимент товарів).

Особливу увагу потрібно звернути на товарні чеки, які повинні містити всі реквізити первинних облікових документів, наведених в законі №402-ФЗ «Про бухгалтерський облік» і містити розшифровку придбаних товарів за найменуваннями: ручки, папір офісний, блокнот, степлер і т.п. Загальна назва «канцтовари» в товарному чеку неприпустимо!

При відпустці канцтоварів користувачам зі складу складається вимога-накладна (форма №М-11). Рятувати в витрати канцтовари при їх відпуску можна одним із способів:

- за собівартістю кожної одиниці;

- по середньої собівартості;

- за собівартістю перших за часом придбання МПЗ (спосіб ФІФО);

- за вартістю останніх за часом придбань (ЛІФО) - цей спосіб можна використовувати тільки в податковому обліку.

Витрати на канцтовари в податковому обліку

Для цілей оподаткування прибутку витрати на канцтовари є іншими витратами, пов'язаними з виробництвом і реалізацією (пп.24 п.1 ст.264 НК), приймаються до обліку за вартістю їх придбання без включення ПДВ.

Ніяких норм витрачання канцтоварів на підприємстві законодавство не встановлює. Втім, підприємство може розробити і свої норми. Головне пам'ятати, що витрати на канцтовари повинні бути обгрунтованими, спрямованими на отримання доходу і документально підтверджуватися (п.1 ст.252 НК).

Підприємства на ССО також можуть врахувати витрати на канцтовари як інші витрати - пп.17 п.1 ст.346.16 НК. Вони записуються в КУДіР після оприбуткування та оплати.