Вилучення документів контрольний, адміністративний і кримінальний процеси
Документи є основою діяльності будь-якої організації, оскільки саме вони містять дані про кожну значущою операції. Однак, як показує практика, така інформація може стати об'єктом пошуку не тільки співробітників організації, а й деяких органів, які мають право санкціонованого вилучення документів.
Серед заходів, в рамках яких можливе легальне вилучення документів, можна виділити процедури, які здійснюються в ході адміністративного і кримінального процесів. а також роботу контрольних органів, зокрема податкових, митних та деяких інших.
Вилучення документів податковими органами
Вилучення документів в порядку податкового контролю називається виїмкою (ст. 94 НК РФ). Виїмка не може бути проведена поза рамками виїзної податкової перевірки (п. 1 ст. 94 НК РФ). Вона можлива, якщо платник податків в рамках виїзної податкової перевірки не надав податковому органу витребувані посадовою особою податкового органу документи в п'ятиденний термін. Крім того, податковий орган повинен пред'явити постанову про проведення виїмки, підписана керівником або його заступником.
Порядок проведення виїмки документів:
до початку виїмки посадова особа податкового органу пред'являє постанову про проведення виїмки і роз'яснює присутнім особам їх права і обов'язки; посадова особа податкового органу пропонує особі, яка має виробляється виїмка документів і предметів, добровільно видати їх, а в разі відмови виробляє виїмку примусово; при відмові особи, яка має виробляється виїмка, розкрити приміщення чи інші місця, де можуть перебувати підлягають виїмці документи і предмети, посадова особа податкового органу має право зробити це самостійно, уникаючи заподіяння не викликані необхідністю пошкоджень запорів, дверей та інших предметів; вилучені документи і предмети перераховуються і описуються в протоколі виїмки або у доданих до нього описах з точним зазначенням найменування, кількості та індивідуальних ознак предметів, а по можливості - вартості предметів.
Крім цього, існує ряд спеціальних правил. що стосуються проведення виїмки:
не допускається виробництво виїмки документів і предметів у нічний час; виїмка документів і предметів проводиться в присутності понятих та осіб, у яких проводиться виїмка документів і предметів. У необхідних випадках для участі у виробництві виїмки запрошується фахівець; не підлягають вилученню документи і об'єкти, що не мають відношення до предмету податкової перевірки.
Про виробництво виїмки, вилучення документів і предметів складається протокол (ст. 99 НК РФ).
Копії або оригінали?
Важливо відзначити, що вилучатися повинні копії документів. Оригінали вилучаються, якщо у податкових органів є достатні підстави вважати, що оригінали документів будуть знищені, приховані, виправлені або замінені (п. 8 ст. 94 НК РФ).
Якщо вилучаються оригінали, при вилученні таких документів з них виготовляють копії, які завіряються посадовою особою уповноваженого органу та передаються особі, у якого вони вилучаються. При неможливості виготовити чи передати виготовлені копії одночасно з вилученням документів податковий орган передає їх особі, яка має документи були вилучені, протягом п'яти днів після вилучення (п. 8 ст. 94 НК РФ).
У разі якщо після закінчення п'яти днів після вилучення документів завірені копії документів не були передані особі, яка має вилучено документи, завірені копії документів протягом трьох днів повинні бути надіслані поштою рекомендованим поштовим відправленням, про що робиться запис у протоколі із зазначенням номера поштового відправлення .
Недотримання посадовими особами державної податкової інспекції порядку виїмки (вилучення) документів або оформлення протоколу може послужити приводом до оскарження в суді. У судовій практиці існують випадки, коли суд ставав на бік платників податків.
Вилучення документів митними та іншими органами
Відповідно до п. 1 ст. 34 НК Україна митні органи при проведенні перевірок щодо податків, що підлягають сплаті у зв'язку з переміщенням товарів через митний кордон РФ, мають права податкових органів.
При виявленні в ході перевірки фактів вчинення підробки документів, при наявності достатніх підстав вважати, що документи, які свідчать про вчинення правопорушень, можуть бути знищені, приховані, змінені або замінені, перевіряючі зобов'язані вилучити зазначені документи. Про вилучення документів складається акт вилучення документів.
В акті вилучення документів при необхідності дається докладніша характеристика вилучається документа: дата складання, номер, ким виданий, кількість аркушів та інші дані на розсуд перевіряючого, які дозволили б надалі точно ідентифікувати вилучений документ і його приналежність до фінансово-господарським операціям економічного суб'єкта .
Перевіряється особі повинна бути надана можливість зробити копії документів, що вилучаються. які повинні бути поміщені в справи економічного суб'єкта замість вилучених оригіналів документів. про що робиться відмітка в акті вилучення документів.
Перевіряти особу має право при виїмці документів робити зауваження, які на його вимогу повинні бути внесені в акт. Вилучені документи повинні бути пронумеровані і прошнуровані.
Акт вилучення документів підписується керівником групи і посадовою особою, що перевіряється економічного суб'єкта. У разі відмови посадової особи від підписання акта вилучення документів про це робиться відповідний запис.
Акт вилучення документів складається в двох примірниках. з яких перший примірник долучається до матеріалів перевірки, а другий примірник вручається представнику економічного суб'єкта.
Вилучення документів відповідно до виробництвом виїмки здійснюється правоохоронними органами в якості речових доказів у порядку, передбаченому ст. ст. 182, 183 Кримінально-процесуального кодексу РФ, ст. 94 Податкового кодексу РФ.
Видача документів, що вилучаються проводиться з повідомленням начальника митного органу на підставі мотивованої постанови уповноваженої посадової особи компетентного органу або судового рішення в присутності понятих і зі складанням протоколу виїмки. Вилучені документи перераховуються в протоколі виїмки.
Копія (або другий примірник) протоколу виїмки документів формується в справу митного органу відповідно до номенклатури справ.
Протоколи виїмки документів зберігаються до закінчення терміну зберігання документів, внесених в протокол, після чого на засіданні експертної комісії митного органу приймається рішення про включення справ з протоколами виїмки в акт про знищення.
Вимоги інструкції з діловодства та роботи архіву в митних органах
У внутрішні описи цих справ і в листи-засвідчувач вносяться доповнення, що відображають заміну справжніх документів копіями з посиланням на відповідний акт (протокол виїмки документів) (п. 9.2.13 Типової інструкції).
При поверненні документів і справ, вилучених правоохоронними органами в якості речових доказів, посадовою особою митного органу, відповідальним за роботу архіву. здійснюється перевірка стану повертаються справ і документів та їх відповідність документам, зазначеним у протоколі виїмки, в присутності особи, що повертає документи (п. 11.5.9 Типової інструкції).
При виявленні недостачі справ або окремих аркушів в них, а також пошкоджень справ і документів посадовою особою митного органу, відповідальним за роботу архіву, складається акт відповідно до п. 11.5.9 Типової інструкції. Повернуті документи підшиваються в справи з одночасним вилученням копій. У книзі видачі справ, у внутрішній опису справи і в листі-засвідчувач справи робиться відмітка про повернення документів.
Інші органи при виконанні контрольної діяльності
Виконання бюджету
безперешкодно відвідувати державні органи, підприємства, установи та організації, банки та інші кредитно-фінансові установи незалежно від форм власності, військові частини і підрозділи; входити в будь-які виробничі, складські, торговельні та канцелярські приміщення, якщо інше не передбачено законодавством Укаїни; опечатувати каси, касові і службові приміщення, склади та архіви, а при виявленні підробок, фальсифікацій, розкрадань і зловживань вилучати необхідні документи, залишаючи у справах акт вилучення і копії або опис вилучених документів.
Дорогоцінні метали і камені
Об'єкти культурної спадщини
У разі якщо власник об'єкта культурної спадщини, включеного до реєстру, або земельної ділянки, в межах якого розташовується об'єкт археологічної спадщини, не виконує вимог до збереження об'єкта культурної спадщини або вчиняє дії, які загрожують безпеці даного об'єкта і тягнуть втрату ним свого значення, на нього може бути поданий позов про вилучення у власника безгосподарно вмісту об'єкта культурної спадщини, включеного до реєстру, або земельної ділянки, в межах якого розташовується об'єктивним археологічної спадщини.
Відповідно до глави 4 ГК України захист виключних прав може бути забезпечена вилученням матеріального носія у виробника, імпортера, зберігача, перевізника, продавця, іншого розповсюджувача, несумлінного набувача.
Вилучення в ході адміністративного процесу
В рамках провадження у справі про адміністративне правопорушення документи можуть бути вилучені відповідно до пп. 4 п. 1 ст 27.1 КоАП РФ. Вилучення документів в цьому випадку проводиться посадовою особою, уповноваженою складати протоколи про адміністративне правопорушення в порядку, визначеному ст. 27.10 КоАП РФ.
Вилучення документів розглядається як міра забезпечення провадження у справі про адміністративне правопорушення для забезпечення своєчасного і правильного розгляду справи про адміністративне правопорушення і виконання прийнятого у справі постанови.
Шкода, заподіяна незаконним застосуванням заходів забезпечення провадження у справі про адміністративне правопорушення, підлягає відшкодуванню в порядку, передбаченому цивільним законодавством.
Перелік осіб, уповноважених складати протоколи про адміністративні правопорушення, включає близько 90 пунктів. Однак повинні бути присутніми двоє понятих. Про вилучення речей і документів складається протокол. Протокол про вилучення речей і документів підписується посадовою особою, яка його склала, особою, у якого вилучено речі і документи, понятими.
Ситуацію вилучення зберігаються у вас документів як забезпечувальний захід при провадженні у справах про адміністративне правопорушення можна розглядати як кілька екзотичну, оскільки такі документи повинні бути виявлені на місці вчинення адміністративного правопорушення або при здійсненні особистого огляду, огляду речей, що знаходяться на фізичну особу, і огляду транспортного засобу.
Вилучення в ході кримінального процесу
При провадженні у кримінальній справі в рамках дізнання або попереднього слідства (разом - попереднє розслідування) документи можуть бути вилучені в рамках обшуку (ст. 182 КПК України), виїмки (ст. 183 КПК України), особистого обшуку (ст. 1В4 КПК РФ) .
Попереднє розслідування проводиться слідчими і дізнавачами в рамках попереднього слідства або дізнання.
До органів дізнання відносяться:
органи внутрішніх справ Укаїни; органи Федеральної служби безпеки; федеральні органи державної охорони; митні органи; Служба зовнішньої розвідки; Федеральна служба виконання покарань; Головний судовий пристав Укаїни, головний військовий судовий пристав, головний судовий пристав суб'єкта Укаїни, їх заступники, старший судовий пристав, старший військовий судовий пристав, а також старші судові пристави Конституційного Суду Укаїни, Верховного Суду Укаїни і Вищого Арбітражного Суду Укаїни; командири військових частин, з'єднань, начальники військових установ або гарнізонів; органи державного пожежного нагляду федеральної протипожежної служби.
До початку обшуку слідчий пред'являє постанову про його виробництві або судове рішення, яке дозволяє його виробництво. Слідчий пропонує добровільно видати підлягають вилученню предмети, документи і цінності, які можуть мати значення для кримінальної справи. Якщо вони видані добровільно і немає підстав побоюватися їх приховування, то слідчий має право не проводити обшук.
При проведенні обшуку можуть розкриватися будь-які приміщення, якщо власник відмовляється добровільно їх відкрити. При цьому не повинно допускатися не викликається необхідністю пошкодження майна.
Слідчий має право заборонити особам, присутнім в місці, де проводиться обшук, покидати його, а також спілкуватися один з одним або іншими особами до закінчення обшуку.
Вилучені предмети, документи і цінності пред'являються понятим та іншим особам, присутнім під час обшуку, і в разі необхідності упаковуються і опечатуються на місці обшуку, що засвідчується підписами зазначених осіб.
При проведенні обшуку мають право бути присутніми захисник, а також адвокат тієї особи, в приміщенні якого проводиться обшук.
При проведенні обшуку складається протокол. Якщо в ході обшуку були зроблені спроби знищити або заховати підлягають вилученню предмети, документи або цінності, то про це в протоколі робиться відповідний запис і вказуються вжиті заходи.
До початку виїмки слідчий пропонує видати предмети і документи, що підлягають вилученню, а в разі відмови виробляє виїмку примусово.
Якщо постанова про проведення виїмки пред'являється слідчим або дізнавачем, документи будуть вилучені.
Підстави і порядок виробництва виїмки КПК РФ
При необхідності вилучення певних предметів і документів, що мають значення для кримінальної справи, і якщо точно відомо, де і в кого вони знаходяться, проводиться їх виїмка. Виїмка проводиться в порядку, встановленому статтею 182 цього Кодексу, з винятками, передбаченими цією статтею. Виїмка предметів і документів, що містять державну або іншу охоронювану федеральним законом таємницю, проводиться слідчим з санкції прокурора. Виїмка документів, що містять інформацію про вклади і рахунки громадян в банках і інших кредитних організаціях, проводиться на підставі судового рішення, що приймається в порядку, встановленому статтею 165 цього Кодексу.
Вилучення оригіналів документів (у тому числі журнальної стрічки банкомата) здійснюється в рамках слідчих дій - обшуку і (найчастіше) виїмки, порядок проведення яких регламентовано ст. ст. 29, 165, 182 і 183 КПК РФ.
За загальним правилом виїмка документів здійснюється на підставі постанови слідчого про її проведення. Винятки з цього правила встановлені законодавством з метою захисту інтересів громадян.
Згідно п. 7 ч. 2 ст. 29 КПК України тільки суд (в тому числі в ході досудового провадження) має право приймати рішення про проведення виїмки предметів і документів, що містять державну або іншу охоронювану федеральним законом таємницю, а також предметів і документів, що містять інформацію про вклади і рахунки громадян в банках і інших кредитних організаціях.
Додаткову інформацію про те, які заходи проводяться при вилученні документів у рамках контрольної і оперативно-розшукової діяльності, ви можете дізнатися, ознайомившись з повним текстом доповіді "Вилучення документів: порядок і совети.pdf".
Тетяна Войцехович
Провідний експерт компанії «Деліс Архів»
- Вилучення документов_порядок і совети.pdf Завантажити