Відповіді на - питання підтвердження витрат на відрядження, журнал «головна книга», № 13 за 2018 р
Підзвітні суми, в т.ч. на покупку бензину, можна видати працівникові не тільки готівкою, але і перевести по безналу на його «зарплатну» картку.
Так, в рахунку-фактурі з'явилася нова графа 1а «Код виду товару». Вона призначена для експортерів, що реалізують товари в країни ЄАЕС.
Первинні облікові документи, необхідні для обчислення і сплати податків, потрібно зберігати як мінімум чотири роки. Мінфін роз'яснив, з якого моменту вести відлік цього терміну.
Мінпраці роз'яснив порядок виплати заробітної плати за першу половину місяця.
Сьогодні ми розглянемо складні питання, що стосуються підтвердження витрат на відрядження.
Для виплати добових одного посвідчення недостатньо
Чи можна враховувати у витратах добові, виплачені співробітнику, який направлений у відрядження на території України за посвідченням про відрядження?
Ознайомитися з іншими матеріалами інтернет-конференції ви можете: сайт видавництва «Головна книга»
- термін відрядження;
- її мета (службове доручення);
- місце відрядження.
Якщо не буде наказу керівника на направлення працівника у відрядження, то перевіряючі можуть вважати ваші витрати на відрядження документально не підтвердженими і вам доведеться відстоювати їх у судовому порядку.
У разі якщо у вашій організації застосовується і посвідчення про відрядження, саме по собі воно перешкодою для обліку витрат не буде. І може служити додатковим підтвердженням числа днів відрядження, якщо в такому посвідченні будуть проставлені відмітки про прибуття в місце відрядження і вибуття з нього.
Законодавство не вимагає документального підтвердження добових витрат
Віра Олексіївна Балабіна
Щоб врахувати у витратах компенсацію, яка виплачується кур'єру для відшкодування витрат на проїзд, треба включити його посаду в перелік співробітників з роз'їзним характером роботи
Добові працівникам, чия робота має роз'їзний характер, передбачені ТК ст. 168.1 ТК РФ. А розмір добових і порядок їх відшкодування роботодавець повинен встановити самостійно (колективним або трудовим договором або локальним нормативним акто м) ст. 168.1 ТК РФ. Крім того, він повинен встановити перелік робіт, професій, посад працівників, чия робота має роз'їзний характер. Будь-яких інших вимог щодо добових в ТК немає.
Якщо, наприклад, локальний акт передбачає оплату добових за фактичними витратами, підтверджених документами, то працівник повинен підтверджувати всі свої денні витрати - харчування, проїзд і т. Д.
Якщо ж в локальному акті передбачена виплата добових у твердій сумі без надання документів, то нічого підтверджувати не потрібно.
Оплата проживання особистої карткою - не привід для відмови у визнанні витрат
Відряджений працівник бронював готель на інтернет-сайті. Онлайн-платіж за послуги проживання зробив з особистої банківської карти. До авансового звіту він докладає рахунок готелю (не є БСО) і виписку з рахунку своєї картки. Чи можна визнати витрати в податковому обліку?
- при розрахунках готівкою;
- при розрахунках з використанням платіжних карт.
При оплаті через Інтернет наше законодавство не зобов'язує готель застосовувати ККТ (виписувати БСО).
- рахунком з готелю, оформленим належним чином;
- банківською випискою операцій по карті, з якої були списані гроші за проживання в готелі.
Сліп може підтвердити витрати на готель
Послуги готелю оплачені підзвітною особою з використанням банківської карти. Продавець в такому випадку зобов'язаний був видати касовий чек і чек POS-терміналу. Але співробітник доклав до авансового звіту тільки рахунок готелю (не є БСО) і чек POS-терміналу. Касового чека немає. Чи можна прийняти витрати в цілях податку на прибуток?
: Дійсно, покупцеві, розплатитися платіжною карткою, в загальному порядку повинен бути виданий касовий чек, а також документ по операціях з використанням платіжної картки (видається POS-терміналом).
БУЛАНЦЕВА Валентина Олександрівна
Державний радник України 2 класу, заслужений економістУкаіни
"Касовий чек є первинним документом, який продавець зобов'язаний видати покупцеві, в тому числі і при оплаті банківською картою. Таким чином, він повинен бути у працівника.
Однак якщо він загублений, можна, звичайно, взяти рахунок готелю з печаткою і позначкою «Оплачено» плюс чек POS-терміналу. На підставі цих документів і затвердженого авансового звіту витрати на оплату послуг готелю можна врахувати в складі витрат на відрядження в ".
Підтверджуємо термін відрядження, коли немає проїзних квитків
Як підтвердити фактичний термін перебування працівника у відрядженні в разі відсутності проїзних документів, документів по найму житлового приміщення і документа від приймаючої сторони про термін прибуття працівника до місця відрядження (вибуття з нього), так як працівник направлений у відрядження для надання технічної допомоги (ремонт іншого нашого автомобіля) на трасі М2 (м.Бровари)?
: У випадку проїзду на службовому чи особистому транспорті термін перебування у відрядженні може бути визначений на підставі Указу Президента України та п. 7 Положення.
- службової записки;
- документів, що підтверджують використання службового транспорту (автомобіля працівника) для проїзду до місця відрядження і назад. Це можуть бути, наприклад, шляховий лист, маршрутний лист. А також, скажімо, різні рахунки, квитанції, чеки АЗС і інші документи, що підтверджують маршрут прямування транспорту.
Як ми зрозуміли, ваш працівник був відряджений для допомоги в ремонті автомобіля вашої компанії. Тобто приймаючою стороною виступала ваша ж організація. У такій ситуації підтвердженням приймаючої сторони може послужити, наприклад, службова записка водія зламаного автомобіля з інформацією про дату прибуття (вибуття) відрядженого працівника.
Пізній приїзд з відрядження ПДФО не обкладається
Співробітник, спрямований у відрядження в Москву терміном на 5 днів, залишився там на вихідні. Як правильно в такому разі врахувати витрати на зворотну дорогу?
Підтверджуємо термін відрядження без зворотного квитка
Відряджений до місцеві відрядження на поїзді, квиток є, а назад приїхав на попутному транспорті. Чим підтвердити термін його відрядження?
: Якщо у працівника немає проїзних документів на зворотну дорогу, визначити термін фактичного перебування у відрядженні можна на підставі Указу Президента України та п. 7 Положення.
- <или> документів по найму житлового приміщення в місці відрядження (готельної квитанції);
- <или> документа, що містить підтвердження приймаючої сторони про термін прибуття (вибуття) працівника до місця відрядження (з місця відрядження). Такий документ може супроводжуватися службовою запискою.
розповідає керівник
Працівник може затриматися в місці відрядження на 2 3 дня. Якщо керівник згоден з цим, то витрати на зворотний проїзд без проблем можна врахувати при розрахунку податку на прибуток.
Оренду автомобіля у відрядженні краще оформляти повноцінно
Співробітник у відрядженні орендував автомобіль. До звіту доклав тільки квитанцію ПКО. У наказі про направлення у відрядження оренда транспорту не прописана. Чи можна прийняти такі витрати? І чи треба утримувати ПДФО?
Але незалежно від того, врахуєте ви ці витрати при розрахунку податку на прибуток, має бути вирішено питання про відшкодування цих витрат працівникові.
Саме по собі відсутність договору оренди та актів прийому-передачі орендованого авто не може бути причиною відмови працівникові у відшкодуванні цих витрат. Адже він представив підтверджуючий документ - ПКО, з якого видно, скільки і за що (текст в рядку «Підстава») він заплатив.
Однак якщо оренда машини у відрядженні заздалегідь не була узгоджена з керівництвом і не вказана в локальних документах організаці і ст. 168 ТК України; п. 11 Положення. працівникові потрібно написати заяву директору про відшкодування витрат на оренду (воно буде додатком до авансового звіту). Директор повинен вирішити, відшкодовувати ці витрати. Якщо він вирішить відшкодувати і затвердить авансовий звіт, то тим самим схвалить угоду з оренди авто від імені фірм и ст. 183 ГК РФ.
ПОПЕРЕДЖАЄМО ПРАЦІВНИКА
Якщо у відрядженні працівник планує взяти автомобіль напрокат, потрібно до від'їзду узгодити такі витрати з керівником.
В автобусному квитку маршрут не обов'язковий
Для проїзду до місця відрядження працівник скористався автобусом приміського сполучення. В автобусному квитку немає інформації про маршрут, дати виїзду та приїзду, вказані тільки серія, номер і назва документа, найменування перевізника і вартість. Чи можна врахувати такі витрати на проїзд в податковому обліку?
Один за всіх платить, один за всіх і звітує
У відрядження їде керівник. Квитки і проживання в готелі оплачує секретар зі своєї банківської картки. В такому випадку звітувати за керівника теж повинен секретар?
Незважаючи на те, що в автобусному квитку міститься мінімум потрібної інформації, це не перешкода для обліку витрат на проїзд у відрядженні
: Так, якщо секретар теж направлений у відрядження і там він оплачує витрати на проїзд та проживання за керівництво. Кожен працівник за підсумками відрядження повинен звітувати тільки про свої витрати. Секретар в витратах відобразить оплату проживання в готелі за себе і керівництво, а також витрати на квитки. У звіті керівника таких витрат взагалі не буде. І це нормально. Адже витрати секретаря обгрунтовані - вони зроблені не для особистих цілей, а для потреб компанії.
Якщо хочете додатково підстрахуватися, можна попросити секретаря написати пояснювальну записку з описом ситуації.
Якщо ж секретар не їздив у відрядження, а оплатив витрати на квитки та проживання в готелі зі своєї банківської картки до початку відрядження керівника, потрібно:
- скласти авансовий звіт про витрати секретаря, приклавши до нього підтверджуючі документи (придбані квитки, підтвердження з готелю про оплату, виписку з банківської карти). Якщо аванс не видавався, потрібно написати заяву на ім'я керівника на відшкодування витрат;
- затвердити цей авансовий звіт у керівника або отримати його схвалює візу на заяві. Після чого треба відшкодувати витрати секретарю. Чекати початку / закінчення відрядження керівника для цього не потрібно.
А ось для цілей оподаткування прибутку витрати на проїзд та проживання у відрядженні треба буде врахувати після закінчення самої відрядження і затвердження авансового звіту по ній подп. 12 п. 1 ст. 264. подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ.
Квиток для відрядженого працівника може купити і сторонній
Співробітникові перерахували на карту гроші на покупку авіаквитка. Але безпосередньо сам квиток був куплений його другом (не є співробітником компанії). Чи можемо ми врахувати у витратах вартість авіаквитка?