Відображення відпустки в табелі обліку робочого часу

Новини по тематиці

Відпустка в табелі обліку робочого часу - образецзаполненія цього документа часто потрібно багатьом співробітникам кадрових служб - може відображатися з використанням різних кодів. Розберемося ж, як заповнюється табель обліку в таких випадках і як в ньому відображаються відпустку і деякі інші неоднозначні моменти.

Скорочення, які використовуються в табелі обліку робочого часу

Для заповнення табеля використовується стандартна таблиця скорочень, що дозволяє за допомогою 1-2 букв або цифр описати конкретну ситуацію.

Наприклад, ось частина скорочень, що використовуються при заповненні табелів за формами Т-12 і Т-13:

• «01» або «Я» - тривалість робочої зміни в денний час;
• «02» або «Н» - тривалість роботи вночі;
• «04» або «С» - тривалість понаднормової роботи;
• «06» або «К» - час службового відрядження.

Всього таблиця скорочень, що використовуються при заповненні стандартних форм табеля, налічує 36 позицій, що відбивають найрізноманітніші ситуації - від звичайної роботи до припинення її через невиплату роботодавцем зарплати. Від того, що саме вказано в табелі, залежить розмір зарплати, яка буде нарахована працівнику за підсумками періоду роботи. Саме тому до заповнення табеля потрібно підходити якомога уважніше.

Як відбивається відгул в табелі обліку робочого часу?

Наприклад, відгул надається, коли працівника залучають до виконання трудових обов'язків під час вихідних чи інших неробочих днів. У цьому випадку він має право на такі компенсації:

• оплату праці в подвійному розмірі за фактично відпрацьований в цей день час;
• оплату в звичайних обсягах з наданням додаткового дня відпочинку в будь-який час (саме це і можна називати отгулом).

При цьому законодавство передбачає, що форму компенсації визначає сам працівник і керівництво не має права йому вказувати, що вибрати - підвищену оплату або додатковий вихідний. Єдиний виняток стосується тих, хто працює за строковим договором тривалістю менше 2 місяців: їм відгули не надаються, тому тут можлива тільки підвищена оплата.

Крім того, відгул надається при донорської здачі крові, понаднормової роботи і деяких інших випадках, при цьому вони можуть бути як оплачуваними, так і неоплачуваними. У зв'язку з цим в табель форми Т-12 або Т-13 вони вносяться під різними кодами:

• робота у вихідні чи свята - «РВ», «03»;
• вимушений прогул при відновленні на колишній роботі - «ПВ», «22»;
• відгули, які підлягають сплаті, - «ОВ», «27»;
• відгули, що не оплачувані роботодавцем, - «НВ», «28».

Прогул в табелі обліку робочого часу форми Т-12 або Т-13

Прогулом вважається час, коли співробітник фактично був відсутній на своєму робочому місці. Залежно від причин прогулу використовуються наступні коди:

• «ПР» або «24» - відсутність на робочому місці без поважних причин;
• «НН» або «30» - відсутність з невідомих причин.

Коди «НН» або «30» ставляться в табель тимчасово, до отримання відомостей про причини прогулу. Якщо згодом відсутність визнається поважних (наприклад, при здачі крові донор не зобов'язаний попереджати роботодавця, що відправляється на медогляд або здачу крові), складається коригувальний табель, де в відповідний день буде стояти інший код.

Крім того, якщо прогул тривав не весь робочий день, використовується особливий метод заповнення, згідно з яким у відповідній клітинці графіка через дріб ставляться 2 коду: неявки і фактичної роботи. Пов'язано це з тим, що фактично відпрацьований час, навіть якщо працівник був відсутній довше ніж 4 години і може бути за це звільнений за п. «А» ч. 6 ст. 81, має бути оплачено. У цьому випадку вказується тривалість як прогулу, так і фактично відпрацьованого часу.

Нарешті, необхідно згадати типову помилку, яку здійснюють багато кадровики, відзначаючи кодом прогулу час, коли працівник не з'явився, тому що був затриманий поліцією. Адміністративне затримання або перебування під вартою відбувається поза волею працівника - значить, це час, хоча і не оплачується в силу ст. 129 ТК РФ, прогулом іменуватися не може і коди «ПР» та «24» тут неприйнятні. Використовуватися тут повинен або код «НН» (або «30»), або інший код, затверджений для таких випадків внутрішніми документами організації. Застосування коду «НН» в загальному випадку пов'язане з тим, що в таблиці скорочень для форм Т-12 і Т-13 такої підстави, як арешт або затримання, не передбачено, тому «невідомі причини» тут будуть найкращим варіантом.

Як зазначаються нічні години в табелі обліку робочого часу?

Нічні години роботи теж повинні бути відображені в табелі. Згідно ст. 96 ТК РФ, нічний вважається робота в період з 22 до 6 години за місцевим часом. При цьому робота в нічний час може бути як звичайною (наприклад, коли працівник виходить за графіком в нічну зміну або працює в режимі «доба через три»), так і понаднормової. Залежно від цього в табелі будуть вказані різні коди.

За загальним правилом робота в нічний час кодується позначеннями «Н» або «02». Якщо при цьому вона була понаднормової, то через дріб вказується час саме понаднормової роботи (крім дробу, допускається використання додаткового рядка). Правила ведення табелів за формами Т-12 і Т-13 забороняють виключення обов'язкової інформації, але при цьому дозволяють роботодавцям вводити в зразок табеля додаткові пункти.

Як відобразити звільнення в табелі обліку робочого часу?

До числа ситуацій, що викликають сумніви у табельників, відноситься і звільнення працівника посеред місяця. Як відзначати день звільнення і наступні дні, коли співробітник вже не числиться в штаті?

Як бути з наступними днями? Очевидно, що в цей час ніякі позначки просто не ставляться: працівник ніяк більше не пов'язаний з підприємством, тому вести облік його робочого часу ніхто з табельників вже не зобов'язаний. Проте рекомендується в наступні дні, щоб уникнути сумнівів щодо можливості підробок або підчисток у відповідних осередках ставити не коди і час роботи, а прочерки, що виключають можливість заповнення відповідних граф.

Які коди використовуються для відображення відпустки?

У тому випадку, якщо в табелі потрібно відобразити час відпустки, використовуються наступні коди:

• «09» або «ВІД» - щорічна відпустка, що підлягає оплаті;
• «10» або «ОД» - додаткова відпустка, що підлягає оплаті;
• «11» або «У» - відпустка працівнику, що сполучає працю з навчанням;
• «13» або «УД» - відпустку навчається, який не підлягає оплаті;
• «14» або «Р» - відпустку за родами і вагітності або у зв'язку з усиновленням новонародженої дитини;
• «15» або «ОЖ» - відпустку до досягнення дитиною віку 3 років;
• «16» або «ДО» - відпустку за свій рахунок з дозволу керівництва;
• «17» або «ОЗ» - відпустку без оплати у випадках, передбачених законом;
• «18» або «ДВ» - додаткова відпустка, щорічно надається без оплати.

Зразок табеля, що відображає час перебування у відпустці, ви можете знайти на нашому сайті.