Відновлюємо трудову книжку

У яких випадках потрібно видавати працівникові дублікат

Це ситуації, коли трудова книжка:

- була втрачена (в тому числі в результаті надзвичайної ситуації) колишнім працівником, який ще не влаштувався на нову роботу;

- була втрачена роботодавцем, в тому числі в результаті надзвичайної ситуації;

- прийшла в непридатність (обгоріла, порвана, забруднена і ін.).

Правила підтвердження стажу працівника і оформлення дубліката книжки в кожному з названих випадків мають свої особливості.

Якщо книжка втрачена колишнім працівником

До вас може звернутися колишній працівник, який поки ще не влаштувався на нове місце роботи, з проханням видати йому дублікат трудової книжки у зв'язку з її втратою. І ви зобов'язані видати йому дублікат трудової книжки не пізніше 15 днів з дня подання ним заяви.

Видача дубліката замість втраченої трудової книжки передбачає відновлення всіх записів, що містилися в ній. Тому, якщо у працівника до приходу на роботу в вашу організацію була інша робота, йому необхідно документально підтвердити стаж попередньої роботи.

Зауважте, якщо до вас на роботу влаштувався новий працівник, який до цього втратив свою трудову книжку, то ви не повинні її йому відновлювати. У такій ситуації за його заявою ви просто оформляєте йому нову трудову книжку, в якій першим записом про роботу вказуєте роботу у вашій організації.

Це нам підтвердили в МінздравсоцразвітіяУкаіни.

"У разі якщо у особи, що надходить на роботу, відсутній трудова книжка з причини її втрати, то роботодавець, приймаючи його на роботу, може оформити йому тільки нову трудову книжку. Тобто вказувати загальний трудовий стаж до надходження на роботу до цього роботодавцю і відновлювати записи про попередні місця роботи в новій трудовій книжці, на відміну від дубліката, не є обов'язком роботодавця ".

Які документи підтверджують стаж

До таких документів, зокрема, відносяться:

- письмові трудові договори;

- довідки, що видаються роботодавцями з попередніх місць роботи;

- довідки з державного або муніципального архіву, що підтверджують періоди роботи у попередніх роботодавців;

- виписки з наказів про прийом на роботу (звільнення) або їх копії;

- особові рахунки та відомості на видачу заробітної плати;

- рішення суду про встановлення трудового стажу.

Чи можуть інші документи підтверджувати стаж працівника, нам роз'яснили в МінздравсоцразвітіяУкаіни.

Якщо організації, в якій працював співробітник, більше немає, а кадрові документи вона в архів не передала, можна звернутися в суд за місцем проживання із заявою про встановлення стажу роботи. Для цього потрібно знайти мінімум двох колег по колишній роботі, які підтвердять роботу в тій організації в конкретний період.

Ковязіна Н.З. МінздравсоцразвітіяУкаіни

"Вносити записи про трудовий стаж працівника в дублікат трудової книжки можна тільки на підставі документів, що підтверджують трудові відносини. До таких документів належать: виписки з наказів про прийом на роботу і про звільнення, особові рахунки, відомості на видачу зарплати.

Документи індивідуального (персоніфікованого) обліку (форми СЗВ-К і СЗІ-5), що підтверджують страховий стаж для цілей пенсійного забезпечення, а також копія або виписка з трудової книжки не є документами, що підтверджують трудові відносини. Тому на їх підставі робити записи про трудовий стаж в трудовій книжці працівника не можна ".

Після представлення колишнім працівником підтверджують його стаж документів вам потрібно внести ці дані в дублікат.

оформляємо дублікат

Крок 1 . Просимо колишнього працівника написати заяву про видачу дубліката в довільній формі і беремо у нього документи, що підтверджують періоди роботи у попередніх роботодавців (якщо така робота була).

Генеральному директору ТОВ "Блиск"

від Абрамової Ірини Олександрівни

У зв'язку з втратою трудової книжки в результаті пожежі прошу видати мені дублікат трудової книжки.

Стаж роботи до надходження на роботу в ТОВ "Блиск" підтверджую доданими документами:

Крок 2. З усіх представлених документів про стаж знімаємо копії, запевняємо їх, залишаємо у себе. На копії повинна стояти напис "З оригіналом згідно", посада і П.І.Б. особи, яка засвідчує копію, його особистий підпис, а також дата засвідчення. А оригінали документів поверніть працівникові.

Крок 3. Оформляємо дублікат трудової книжки. Він заповнюється за тими ж правилами, що і сама трудова книжка, але з певними особливостями.

На першій сторінці у верхньому правому куті трудової книжки ви пишете "Дублікат".

Відомості про працівника на першій сторінці дубліката вказуються на дату його видачі.

Хоча видача дубліката замість втраченої книжки і передбачає відновлення всіх записів, що були в ній, це не відноситься до титульного аркушу. Інформацію про працівника на титульному аркуші вам потрібно вписати за наявними даними на момент видачі дубліката, а не на момент видачі первинної трудової книжки. Наприклад, якщо до моменту видачі дубліката працівник змінив прізвище або отримав професійну освіту вищого рівня, то в дублікаті потрібно відразу вказати змінену прізвище і зробити запис про вищу освіту на підставі пред'явленого диплома.

Якщо представлені працівником документи про роботу у попередніх роботодавців містять неповні дані, то доповнювати їх при заповненні дубліката вам не потрібно.

Відомості про роботу у вашій організації на підставі даних особової справи працівника ви вносите в дублікат після записів про попередні місця роботи (якщо вони були).

Крок 4. Після того як дублікат заповнений, вносимо відомості про його видачу в книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.

Крок 5.Видаем дублікат колишньому працівнику і отримуємо з нього гроші за бланк трудової книжки.

Також робимо запис про видачу дубліката в прибутково-видатковій книзі з обліку бланків трудової книжки, а працівник розписується в ній в отриманні дубліката.

"Стихійна" втрата трудових книжок роботодавцем

Якщо трудові книжки були втрачені роботодавцем в результаті надзвичайних обставин (в тому числі через пожежу), організація також повинна оформити працівникам дублікати.

Які ще ситуації, що призвели до масової втрати трудових книжок роботодавцем, відносяться до надзвичайних, нам роз'яснили в МінздравсоцразвітіяУкаіни.

Ковязіна Н.З. МінздравсоцразвітіяУкаіни

У всіх випадках масової втрати трудових книжок вам потрібно оформити і підписати у керівника заяву із зверненням до комісії по відновленню трудового стажу в довільній формі.

Його можна оформити, наприклад, так.

До Комісії по встановленню трудового стажу

працівників при масової втрати роботодавцем трудових

книжок працівників в результаті надзвичайних ситуацій,

Від: Товариства з обмеженою відповідальністю "Крокус"

вул. Свободи, д. 19

Прошу встановити трудовий стаж таким працівникам ТОВ "Крокус":

1) Баранову Івану Івановичу, 1975 року народження;

2) Смоліної Ользі Миколаївні, 1970 року народження;

3) Соколової Тетяні Петрівні, 1980 року народження.

Прошу включити до складу комісії Савельєву Ірину Миколаївну, бухгалтера ТОВ "Крокус".

ТОВ "Крокус" Волков І.І. Волков

"Комісія встановлює факт роботи, відомості про професії (посади) і тривалість трудового стажу працівників у даного роботодавця. Якщо працівник до надходження до цього роботодавцю вже працював, комісія вживає заходів до отримання документів, що підтверджують цей факт. За результатами роботи комісії складається акт, в якому зазначаються конкретні періоди роботи, професії (посади) і тривалість трудового стажу у кожного роботодавця.

При цьому загальний трудовий стаж комісія встановлює на дату складання акта (або на дату масової втрати трудових книжок, тобто на дату надзвичайної події) ".

Чи може роботодавець, у якого сталася масова втрата трудових книжок, самостійно встановити працівникам стаж за останнім місцем роботи, якщо у нього збереглися накази про прийом на роботу, не звертаючись до регіональної комісії по встановленню трудового стажу працівників?

Ось що нам роз'яснила з цього приводу голова такої комісії в Коростенської області.

"Виключне право на встановлення трудового стажу працівників при масової втрати роботодавцем трудових книжок в результаті надзвичайних ситуацій, згідно з Правилами, має комісія зі встановлення трудового стажу, створювана органами виконавчої влади суб'єктів РФ. Роботодавці не мають права навіть при наявності документів, що підтверджують факти трудової діяльності працівників, встановлювати їм трудовий стаж ".

Отже, комісія на підставі документів, наявних у працівника (довідок, копій наказів і т.п.), а при їх відсутності - на підставі показань двох і більше свідків, які працювали з ним у одного роботодавця, і відповідей на запити з попередніх місць роботи складе акт із зазначенням тривалості загального трудового стажу на момент складання акту, періодів роботи, посад щодо кожного працівника.

На підставі цього акту ви внесете записи в дублікат трудової книжки.

При видачі дубліката в такій ситуації з працівника не потрібно стягувати плату за бланк трудової книжки. Витрати на придбання бланків трудових книжок (включно з ПДВ) ви можете віднести на витрати для цілей оподаткування прибутку.

Якщо трудова книжка зіпсована

Може трапитися так, що трудова книжка в повному обсязі втрачена, а лише прийшла в непридатність (порвана, обгоріла і т.п.). В цьому випадку вам теж потрібно оформити працівнику дублікат.

Якщо в зіпсованої трудовій книжці всі записи Новомосковскеми, то працівникові не потрібно збирати документи, що підтверджують стаж роботи. Ви просто оформите йому дублікат на підставі цієї трудової книжки. А на першій сторінці зіпсованої трудової книжки зробите запис: "Замість видано дублікат трудової книжки N __________".

Якщо в зіпсованої трудовій книжці, виданій на руки працівнику, деякі записи через обгорання, обриву сторінок стали нечитабельним, то працівник повинен представити вам документи, що підтверджують ці періоди роботи. Після чого ви внесете відповідні записи в дублікат.

Записи в трудовій книжці підтверджують також і стаж для обчислення допомоги по тимчасовій непрацездатності. Щоб отримувати виплати за лікарняним в максимально можливому розмірі, в інтересах працівника при оформленні дубліката зібрати документи з усіх попередніх місць роботи.

Якщо ж трудова книжка стала непридатною при масової втрати трудових книжок роботодавцем в результаті надзвичайної ситуації, то в цьому випадку такі періоди роботи потрібно встановлювати через комісію по встановленню стажу.

Цього підходу дотримуються і в МінздравсоцразвітіяУкаіни.

Ковязіна Н.З. МінздравсоцразвітіяУкаіни

"Якщо трудова книжка стала непридатною (порвана, обгоріла і т.п.), то в ній робиться запис про видачу дубліката та замість неї видається дублікат, в який переносяться записи з яка прийшла в непридатність трудової книжки. У цьому випадку працівникові не потрібно представляти підтверджують стаж роботи документи. якщо ж деякі записи через обгорання, обриву сторінок стали нечитабельним і трудова книжка стала непридатною з вини працівника, йому доведеться збирати документи за попередніми місцями роботи. А якщо сталася масова втрата трудових книжок ра ботодателем, то роботодавцю доведеться звертатися в регіональну комісію з відновлення трудового стажу ".

Відновлення трудової книжки - справа клопітка часом не тільки для працівника, але і для компанії. Якщо сталася масова втрата трудових книжок в компанії, то, щоб видати працівникам їх дублікати, вам доведеться звернутися в спеціально створену в вашому регіоні комісію по встановленню стажу. Якщо ж трудову книжку втратив працівник, то вам залишиться тільки перенести в дублікат відомості про попередню роботу, представлені працівником.

Компенсація за невикористану відпустку: розрахунок, облік та оподаткування