Відмітка «до відпадання потреби» означає, що документація має лише практичне значення

Органи місцевого самоврядування та інформаційно-документаційне забезпечення

Відмітка «до відпадання потреби» означає, що документація має лише практичне значення. Термін її зберігання визначається самою організацією, але не може бути менше 1-го року.

Зниження термінів зберігання, встановлених Переліком, забороняється. Збільшення термінів зберігання може мати місце в тих випадках, коли це викликано специфічними особливостями роботи організації.

Примітка «За умови завершення перевірки (ревізії). У разі виникнення суперечок, спорів, слідчих і судових справ - зберігаються до винесення остаточного рішення »конкретизує терміни зберігання бухгалтерської документації.

Примітки «Після закінчення терміну дії договору», «Після заміни новими» вказують, що обчислення строку, зазначеного в графі 3 Переліку, здійснюється з певного моменту.

Зведена номенклатура справ Виконавчого комітету узгоджується один раз в 5 років з Центральним державним архівом Республіки Татарстан (ЦДА РТ), щорічно затверджується керівником апарату Виконавчого комітету.

У структурних підрозділах Виконавчого комітету документи формуються в справи відповідно до затвердженої номенклатури.

При оформленні справ:

- документи постійного зберігання групуються в справи окремо від документів тимчасового зберігання;

- перевіряється правильність віднесення документа в конкретну справу, а також наявність на документах номерів, підписів, віз, дат, довідок про виконання і т.д. Зайві екземпляри, копії, чернетки документів вилучаються і знищуються;

- встановлюється послідовність розташування документів всередині справи по тематиці, хронології, кореспонденту, не допускається роз'єднаність документів у справі по одному і тому ж питанню;

- на обкладинці справи зазначаються: «Виконавчий комітет міста Казані», назва управління, комітету, відділу, індекс справи, його заголовок, дати початку справи і його закінчення, кількість аркушів. Якщо справа складається з кількох томів, то всім томів дається загальний заголовок і кожному присвоюється порядковий номер. Обсяг формованого справи не повинен перевищувати 250 аркушів. У підрозділах Виконавчого комітету справи зберігаються в шафах. У кожній шафі повинен знаходитися перелік зберігаються в ньому справ, а на корінцях обкладинок повинні бути вказані умовні позначення (індекс і порядковий номер) справ. (Додаток №2)

Закінчені діловодством справи постійного і тимчасового зберігання після закінчення календарного року підлягають оформленню їх для передачі в Управління муніципального архіву Виконавчого комітету (далі - Управління архіву).

В Управлінні архіву документи зберігаються як в електронному вигляді, так і в паперовому варіанті.

Видача документів з поточного архіву по службовій необхідності проводиться за заявами керівників підрозділів Виконавчого комітету. Заяви скануються і прикладаються до контрольній картці в електронному вигляді. Документи видаються під розпис і підлягають поверненню у встановлені архівом терміни. Вилучати документи постійного зберігання з архівних справ забороняється.

Прийом документів в Управління архіву від відділу документообігу, протокольного відділу, Організаційного управління, профкому, відділу бухгалтерського обліку та звітності апарату Виконавчого комітету проводиться за актами. Кожна справа перевіряється полистно, нумерується посторінково, переподшівается, якщо це необхідно, справі присвоюється номер постійного зберігання. У лівому нижньому і правому верхньому куті обкладинки кожного справи постійного зберігання справ з грифом «ОЦ» (особливо цінні) проставляється штамп з номерами фонду, опису і порядковим номером. Опис складається в 4-х примірниках. Кожен примірник опису зшивається в окрему справу, 2 примірника здаються в Головне архівне управління при Кабінеті Міністрів Республіки Татарстан, 2 примірника постійно зберігаються в архіві Виконавчого комітету.

Прийом в Управління архіву документів для тимчасового зберігання (3 роки, 5 років) від відділу документообігу здійснюється за актом. Постанови і розпорядження вищестоящих організацій, підшиті томами і пронумеровані, складаються по роках разом з книгою реєстрації, зберігаються постійно і скануються. (Додаток №3)

На підставі Переліку відібрані до знищення як не мають науково-історичної цінності та втратили практичне значення документи фонду № (назва фонду).

Заголовок справи або груповий заголовок справ

Разом _ справ за _ роки

(цифрами та прописом)

Найменування посади особи, яка проводила експертизу цінності документів

підпис розшифровка підпису

Управління архіву приймає на зберігання документи з особового складу від ліквідованих, реорганізованих муніципальних підприємств, організацій та інших комерційних структур. На кожне підприємство складається опис документів з особового складу. Опис складається в 3-х примірниках. Перший примірник віддається підприємству, що ліквідується (особи, відповідальної за здачу документів з особового складу в архів), два примірники зберігаються в Управлінні архіву. Після закінчення календарного року всі описи підшиваються в окрему справу.

Після прийняття документів з особового складу від ліквідованих, реорганізованих підприємств, організацій та ін. Комерційних структур складається акт прийому-передачі документів в електронному та паперовому варіанті. Акт складається в 2-х примірниках. Перший примірник віддається особі, відповідальній за здачу документів до архіву, 2-й примірник залишається в Управлінні архіву. Після закінчення календарного року всі акти підшиваються в окрему справу і заносяться в електронний каталог.