Вхідні і вихідні форми документів

Вхідні і вихідні форми документів - розділ Інформатика, Інформаційні процеси в економіці і об'єктивна необхідність їх автоматизації Основними Носіями Інформації При Автоматизованої Обробці є ВХО.

Основними носіями інформації при автоматизованій обробці є вхідні і вихідні документи, т. Е. Ут-вержденію форми носії інформації, що мають юридиче-ську силу. Вхідна документація містить первинну, не про-працює інформацію, яка відображатиме стан об'єкта управління; заповнюється вручну або за допомогою техниче-ських засобів. Вихідна документація включає зведено-групувальні дані, отримані в результаті автоматизованої обробки і виготовляється на друкуючих пристроях машини. У бухгалтерському обліку і фінансово-кредитній системі прийняті форми документації регулюють-ся чинними єдиними нормативними актами, правилами та інструкціями, що розробляються Міністерством фінансів України та Центробанком РФ.

Документи можна класифікувати за рядом ознак, наприклад:

• за сферою діяльності - планові, облікові, статистичні, банківські, фінансові, бухгалтерські та ін .;

• по відношенню до об'єкта управління - вхідні (привчає-ні), які виходять (зведені), проміжні, архівні;

• за змістом господарських операцій - матеріальні, грошові, розрахункові;

• за призначенням - розпорядчі, виконавчі, комбіновані;

• за обсягом розкритих операцій - поодинокі і зведені;

• за способом використання - разові та накопичувальні;

• по числу врахованих позицій - однорядкові і багаторядкові;

• за способом заповнення - заповнюються вручну або за допомогою засобів автоматизації обліку.

Розвиток систем автоматизованої обробки економічної інформації, які передбачають обмін інформацією, зажадало уніфікації та стандартизації всієї документації, призначеної для відображення економічної інформації. Уніфікація документації була проведена в державному масштабі в 1970-х роках.

Піддокументами розуміється інформаційне повідомлення на есте-ному мовою, зафіксоване ручним або друкованим способом на бланку встановленої форми і що має юридичну силу. До складу уніфікованої системи документації (УСД) входить облікова, звітно-статистична, фінансова, банків-ська, розрахунково-платіжна та інша документація. Кожному доку-менту присвоєно код відповідно до загальнодержавних класифікатором управлінської документації (ОКУД).

Документація, що діє в фінансово-кредитних орга-нах, є повністю уніфікованою для всіх організа-цій. Первинна документація для бухгалтер-ського обліку не уніфікована через різноманіття галузевих форм і мето-дик для деяких ділянок обліку.

Вимоги до уніфікованої документації наказують документам мати стандартну форму побудови, передбачати-вающий виділення в документі трьох частин: заголовній, содер-жательной і оформляє.

Заголовна частина містить наступні характеристики доку-мента і обліковується об'єкта:

• найменування обліковується об'єкта (підприємства, організа-ції, що працює);

• характеристика документа (індекс, код за ОКУД);

• зона для проставляння кодів постійних для документа рек-візитів-ознак.

У головній частині відбивається в основному текстова інфор-мація, яку необхідно закодувати для автоматизованої обробки. Для цього вгорі документа виділяється рамка для про-уявлення кодів. Рамка побудована по зональній формі. Її еле-менти мають по дві реєстраційні клітини: в одній друкар-ським способом надруковано назву ознаки, в іншій - від руки проставляють його коди. В основному це коди тих группіровочнихознак, за якими проводиться зведення.

Змістовна частина будується в вигляді таблиці, де розташовуються кількісно-сумові основа-ня і їх назви, які зазвичай розміщені в лівій частині таблиці. Документи, як правило, є багаторядковими, з по-стояти або змінним складом підмета таблиці. Всі похідні рядки і графи документа мають підказки.

Оформляє частина документа містить підписи юридичних осіб, що відповідають за правильність його складання, а також дату за-нання документа.

При розробці форм первинних документів спочатку складається ескіз. визначає порядок побудови і распо-розкладання реквізитів. Потім затверджені форми документів тиражуються і впроваджуються при перекладі економічної заду-чи на автоматизовану обробку. Процес створення форм первинних документів пов'язаний з подальшим порядком розмі-щення даних цих документів в пам'яті машини.

Результатом обробки економічних задач на ЕОМ є-ються різні зведення, таблиці, згруповані по визна-ленним ознаками. Узагальнені дані можуть бути представ-лені на паперових носіях, візуальним відображенням на дисплеї, а також на машинних носіях. В умовах АРМ все більшого значення набувають табличні форми виведення даних на екран дисплея, а також графічні зображення. Ви-вод зведених даних на машинні носії (магнітні диску-ти) широко використовується в автоматизованій информацион-ної технології при передачі даних на інші рівні АРМ.

Найважливішою формою виведення зведених даних для користувача залишаються паперові носії, одержувані на друк-танучих пристроях. Розробка форм зведених таблиць ведеться в наступній послідовності.

При використанні типових проектних рішень автоматизи-рова обробки вивчається можливість отримання типових зведень, раніше розроблених в проектах. Виробляється в міру необхідності прив'язка типових форм виведення до конкретних ус-ловіям. Визначається склад зведень, необхідних цій органі-зації, складання яких не передбачено типовим проектом. У разі складання індивідуального проекту виконується раз-работка всіх вихідних документів. Для цього визначається склад показників, що виводяться машиною. Далі вони розподіляються по вихідним документам в певній послідовності, вчи-тивая при цьому склад використовуваних інформаційних масивів, що зберігаються в автоматизованому банку даних.

При складанні ескізу вихідного документа рекомендується скласти таблицю за такою формою:

Найменування реквізиту (поля)

Довжина реквізиту, знаків

Послідовність розташування реквізитів

В ході розробки готуються «шапки» вихідних таблиць, т. Е. Найменування зведення. Вони записуються на машинні носи-ки і використовуються при складанні зведених таблиць на ПЕОМ.

Розробка форм первинних і зведених документів виконує-ся на стадії складання робочого проекту автоматизованої обробки економічної інформації і знаходить відображення в проектній документації, пов'язаної з розробкою інформаційного забезпечення.

При розробці форм документа за допомогою ПЕОМ, так само як і при ручному способі, спочатку необхідно на папері со-ставити ескіз документа, встановити склад включаються в нього реквізитів і їх розташування, дати найменування документу, рядкам і графам.

Всі теми даного розділу:

Етапи розвитку ІТ.
В умовах ринкової економіки все більше зростає попит на інформацію та інформаційні послуги. Це призвело до того, що сучасна технологія обробки спрямована на застосування електронних обчислюва

Етапи розвитку АІТ, технічних засобів і розв'язуваних завдань
Рік ЕОМ Завдання, які вирішуються Тип АИТ Кінець 1950-х - початок 1960-х рр. 1,2 покоління Вик

Особливості ІТ в управлінні організацією (підприємством).
Виходячи із сучасних вимог, що пред'являються до якості роботи управлінської ланки на будь-яких підприємствах, потрібно відзначити, що ефективна робота його цілком залежить від рівня оснащення фірми е

Автоматизоване робоче місце (АРМ) як засіб автоматизації робочого місця кінцевого користувача.
Діяльність працівників сфери управління (бухгалтерів, спе-тів кредитно-банківської системи, плановиків і т.д.) в даний час орієнтована на використання розвинутих технологій. тенденція

Структурна і функціональна організація АІС і АІТ
Виробничі та господарські підприємства, фірми, корпо-рації, банки, органи територіального управління, є складними системами. Вони складаються з великого числа елементів-тов, реалізующі

Роль користувача в створенні АІС і АІТ. (Самостійно)
АІС створюється для задоволення інформаційних потреб конкретного користувача, і він бере безпосередню участь в її роботі. Під функціонуванням АІС в даному випадку мається на увазі

Технологія постановки економічних задач.
Постановка завдання - це опис завдання за певними правилами, яке дає вичерпне уявлення про її суті-сти, логіці перетворення інформації для отримання резу

Постановка завдання виконується відповідно до плану.
Організаційно-економічна сутність задачі § найменування завдання, місце її рішення; § мета рішення; § призначення (для яких об'єктів підрозділами

Методологія реінжинірингу бізнес-процесів
Розвиток сучасних інформаційних технологій відкриває широкі можливості для вдосконалення процесу управління. В даний час проблема комплексної автоматизації управлінської діяльно

Documentum 4i (Documentum)
Documentum 4i компанії Documentum є одним з визнаних лідерів ринку засобів управління документами і інформаційним наповненням. Documentum 4i містить засоби для управління структурує

DOCS Open (Hummingbird)
Компанія Hummingbird розробляє рішення масштабу підприємства більше 15 років. Її продукт DOCS Open вважається одним з найвідоміших засобів документообігу. Цей продукт являє собою потужно

Рішення із застосуванням SharePoint Portal Server, Content Management Server і Exchange (Microsoft)
Корпорація Microsoft на сьогоднішній день не пропонує окремого продукту для управління документообігом. Однак подібні рішення з успіхом створюються на базі таких її продуктів, як SharePoint P

інші рішення
рішення на базі GroupWise 6. Цей продукт включає базові засоби документообігу, а також інтегрується із засобом управління бізнес-процесами Metastorm eWork. Крім цього існує

Склад і організація внутримашинного інформаційного забезпечення.
Внутримашинное інформаційне забезпечення (ІС) включає всі види спеціально організованої інформації, представлений-ний у вигляді, зручному для сприйняття технічними засобами. Це файли (масиви), б

Автоматизовані банки даних
Банк даних (БнД) - це автоматизована система, пред-ставлять сукупність інформаційних, програмних, техниче-ських засобів і персоналу, що забезпечують збері

Поняття, цілі, завдання ТО АІС.
Технологічне забезпечення реалізує інформаційні процеси в автоматизованих системах організаційного управ-ня за допомогою ЕОМ та інших технічних засобів. Розробка технологічне

Пакетний, діалоговий, мережевий режими автоматизованої обробки інформації
Користувач і комп'ютер можуть взаємодіяти в пакетному і діалоговому режимах. Пакетний режим був найбільш поширений при централизо-ванною організації вирішення економічних з

Мережевий режим
Мережа - це сукупність програмних, технічних та коммуникаци-ційних засобів, що забезпечують ефективний розподіл обчислювальні-них ресурсів. мережа поз

Інтегровані технології в розподілених системах обробки даних
У розподілених системах використовуються три інтегровані технології. 1. Технологія «клієнт - сервер». 2. Технологія спільного використання ресурсів в рамках глобальних мереж.

Види загроз безпеки АІС і АІТ.
Заходи безпеки направле-ни на запобігання несанкціонованого отримання інформації, фізичного знищення або модифікації інформації, що захищається. Для захисту інформації потрібно н

Методи і засоби захисту інформації в АІС
Сучасні АІТ володіють наступними основними призна-ками: • наявністю інформації різного ступеня КОНФІДЕНЦ-ністю; • необхідністю криптографічного захисту та