Трудові книжки за правилами

Як купити трудову книжку

ТОВ «Монтаж» придбало 10 бланків трудових книжок на загальну суму 1 180 руб. (В т.ч. ПДВ - 180 руб.). Оплата за бланки була проведена через розрахунковий рахунок організації.

У бухгалтерському обліку ТОВ «Монтаж» треба зробити такі проводки:

Дебет 60 Кредит 51 - 1 180 руб. - оплачені бланки трудових книжок;
Дебет 10 Кредит 60 - 1 000 руб. - оприбутковано бланки трудових книжок;
Дебет 19 Кредит 60 - 180 руб. - врахований ПДВ по трудових книжок;
Дебет 68 «Розрахунки по ПДВ» Кредит 19 - 180 руб. - проведений відрахування по ПДВ;
Дебет 006 - 1 000 руб. - враховані бланки трудових книжок на позабалансовому рахунку.

Ведення трудових книжок

Заповнюючи книжку, озбройтеся ручкою чорного, синього або фіолетового кольору. Записи всіх дат виробляють арабськими цифрами (див. Приклад 2): число і місяць - двозначними, рік - чотиризначними (п. 1.1 Інструкції).

Всі записи в межах відповідного розділу мають свій порядковий номер. При цьому не допускаються ніякі скорочення (п. 11 Правил).

Які дані вносять до трудової книжки

Як правило, в трудову книжку вносять такі дані:

про працівника;
про виконувану роботу;
про переведення на іншу постійну роботу;
про час військової служби;
про час навчання на курсах і в школах по підвищенню кваліфікації, по перекваліфікації та підготовці кадрів;
про звільнення;
про нагородження за успіхи в роботі.

За бажанням працівника також можуть бути записані відомості про роботу за сумісництвом. При цьому рішення про стягнення до трудової книжки не записують. Виняток становить дисциплінарне стягнення у вигляді звільнення (ст. 66 ТК РФ).

Не забудьте, що в трудову книжку вносять запис лише на підставі відповідного наказу роботодавця і не пізніше тижневого терміну, а при звільненні - в день звільнення. При цьому всі формулювання повинні в точності відповідати тексту розпорядження (п. 10 Правил).

Відповідно до пункту 7 Правил роботодавець зобов'язаний за письмовою заявою співробітника не пізніше трьох робочих днів з дня його подачі видати йому копію трудової книжки або завірену виписку.

Внесення змін і виправлень

Всі зміни в прізвищі, імені, по батькові, дату народження і освіту працівника виробляються за останнім місцем роботи (п. 26 Правил). Підставою поправок є паспорт, свідоцтво про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу, про зміну прізвища і т.д.

Зазначені зміни роблять на титульному аркуші трудової книжки. При цьому однією рисою закреслюється колишнє прізвище або ім'я, по батькові, дата народження і записуються нові дані. Всі посилання на відповідні документи роблять на внутрішній стороні обкладинки трудової книжки і завіряють підписом роботодавця або спеціально уповноваженої ним особи і печаткою організації або печаткою кадрової служби (п. 2.3 Інструкції). Надалі всі зміни і доповнення записів про отримані нових освіті, професії, спеціальності здійснюють шляхом доповнення наявних записів або заповнення відповідних рядків без закреслення раніше внесених записів (п. 2.4 Інструкції). Виправлення неправильного запису виробляють за місцем роботи, де вона була внесена, або за новим місцем роботи на підставі офіційного документа роботодавця, який допустив помилку (п. 27 Правил). У разі ліквідації роботодавця, який зробив помилку, виправлення за новим місцем роботи роблять також на підставі відповідного документа (п. 28 Правил).

Врахуйте, що в розділах, що містять відомості про роботу, закреслення неправильних записів не допускається. Згідно з пунктом 30 Правил абсолютно всі зміни виробляються шляхом визнання записів недійсними і внесення правильних даних (див. Приклад 3).

підшиваємо вкладиш

Може трапитися і так, що всі сторінки одного з розділів трудової книжки виявляться заповнені. В цьому випадку в книжку вшивається спеціальний вкладиш (п. 38 Правил). При видачі кожного такого вкладиша в трудовій книжці ставиться штамп з написом «Виданий вкладиш» і вказуються його серія та номер (п. 39 Правил).

Врахуйте, що вкладиш без трудової книжки недійсний.

Кому покладено дублікат

Особа, що втратила трудову книжку, повідомляє про цей факт за останнім місцем своєї роботи. Далі не пізніше 15 днів з дня подачі заяви зазначений роботодавець видає працівникові дублікат трудової книжки (п. 31 Правил).

В дублікат трудової книжки вносять такі відомості (п. 32 Правил):

про стаж працівника до надходження до даного роботодавця, підтвердженому відповідними документами (стаж записують сумарно);
про роботу і нагородження, які вносилися до трудової книжки за останнім місцем роботи.

Майте на увазі, що видача дубліката можлива і при наявності в трудовій книжці запису про звільнення або переведення на іншу роботу, що визнана недійсною. В цьому випадку в нову книжку переносять всі зроблені раніше записи, за винятком рядка, який визнано недійсним (п. 33 Правил).

Облік і зберігання трудових книжок

Відзначимо, що книги повинні бути пронумеровані, прошнуровані, завірені підписом керівника організації та печаткою.

Прибутково-видаткова книга

Прибутково-видаткова книга з обліку бланків трудової книжки і вкладиша до неї ведеться бухгалтерією організації (див. Приклад 4). У неї вносять всі відомості, пов'язані з отриманням і витрачанням бланків трудової книжки і вкладишів до неї (п. 41 Правил).

Форма прибутково-видаткової книги по обліку бланків трудової книжки і вкладиша до неї

Книга обліку руху трудових книжок

Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них ведеться підрозділом організації, оформляють прийом і звільнення працівників. У зазначеній книзі реєструють усі трудові книжки, прийняті від осіб, які поступають на роботу, а також видані новим працівникам трудові книжки і вкладиші із зазначенням серії та номера (див. Приклад 5). Не всі знають, що при отриманні трудової книжки у зв'язку зі звільненням працівник повинен розписатися в книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (п. 41 Правил).

Зберігання трудових книжок

Всі бланки трудових книжок і вкладиші зберігають як документи суворої звітності і видають особі, відповідальній за ведення трудових книжок, за його заявкою. Щомісяця відповідальна особа надає в бухгалтерію підприємства звіт про наявність бланків і про суми, отримані за оформлення трудових книжок і вкладиші в них, з додатком прибуткового ордера каси організації. При цьому зіпсовані під час заповнення бланки підлягають знищенню з складанням відповідного акта (п. 42 Правил).

Прийом на роботу

Відповідно до статті 66 Трудового кодексу роботодавець (за винятком роботодавців - фізичних осіб, які є індивідуальними підприємцями) веде трудові книжки на кожного працівника, який пропрацював у нього понад п'ять днів. Зауважимо, що це правило дійсно тільки для тих співробітників, для яких дана робота є основною.

При прийомі на роботу в графі 3 розділу «Відомості про роботу» у вигляді заголовка треба вказати повне та скорочене найменування організації. Під цим заголовком у графі 1 ставлять порядковий номер запису. Далі в графі 2 - дату прийому на роботу. У графі 3 роблять запис про прийняття до відповідного структурного підрозділу, найменування посади (роботи) з зазначенням кваліфікації. У графу 4 заносять дату і номер рішення, згідно з яким працівник прийнятий на роботу (п. 3.1 Інструкції).

Оформлення трудової книжки особі, прийнятому на роботу вперше, має проходити в присутності співробітника і не пізніше тижневого строку з дня прийняття його на роботу (п. 8 Правил).

У трудову книжку вносять такі відомості про працівника (п. 9 Правил):

прізвище, ім'я, по батькові, дату народження (число, місяць, рік) - на підставі паспорта або іншого документа, що посвідчує особу;
освіту, професію, спеціальність - на підставі документів про освіту, про кваліфікацію або наявність спеціальних знань.

Відзначимо, що за бажанням працівника в трудову книжку записують дані про незакінчену освіту. Підставою можуть бути такі документи: студентський квиток, залікова книжка, довідка навчального закладу і т.п. (П. 2.1 Інструкції).

До речі, в разі відсутності у нового співробітника трудової книжки у зв'язку з її втратою або пошкодженням роботодавець зобов'язаний за письмовою заявою цієї особи (із зазначенням причини відсутності книжки) оформити нову трудову книжку (ст. 65 ТК РФ).

При видачі трудової книжки або вкладиша до неї роботодавець стягує з працівника плату, розмір якої визначається розміром витрат на придбання даного бланка (п. 47 Правил).

До речі, при отриманні готівки за бланк трудової книжки або вкладиш доведеться скористатися касовим апаратом. Так що найбільш оптимальним буде відняти вартість книжки із заробітної плати на підставі заяви співробітника (див. Приклад 6).

При звільненні працівника всі записи, внесені в його трудову книжку, завіряються підписом особи, відповідальної за ведення трудових книжок, печаткою роботодавця і підписом самого працівника (п. 35 Правил).

Затримка у видачі книжки

У день припинення трудового договору роботодавець зобов'язаний видати працівникові, що звільняється трудову книжку.

Може статися й так, що в день звільнення видати трудову книжку неможливо в зв'язку з відсутністю працівника або відмовою від її отримання. В цьому випадку треба направити працівнику повідомлення про необхідність з'явитися за трудовою книжкою або дати згоду на відправлення її поштою. З дня відправлення повідомлення роботодавець звільняється від відповідальності за затримку у видачі книжки. Надалі трудова книжка видається працівникові не пізніше трьох робочих днів з дня його письмового звернення (ст. 84.1 ТК РФ).

Врахуйте, що при затримці видачі трудової книжки з вини роботодавця або внесення неправильної формулювання причини звільнення роботодавець зобов'язаний відшкодувати працівникові не одержаний ним за весь час затримки заробіток. При цьому днем припинення трудового договору буде день видачі трудової книжки. Про новий день звільнення працівника треба видати наказ і внести відповідний запис до трудової книжки. При цьому раніше внесений запис визнається недійсною (п. 35 Правил).

У разі смерті працівника трудову книжку видають одному з його родичів під розписку або висилають поштою за письмовою заявою родича (п. 37 Правил).

При звільненні, в зв'язку з переведенням на постійну роботу в іншу організацію, в графі 3 розділу «Відомості про роботу» трудової книжки вказують, в якому порядку здійснюється переклад: «на прохання працівника» або «з його згоди». У свою чергу при прийомі на нове місце роботи в трудовій книжці в графі 3 розділу робиться запис із зазначенням, що працівник прийнятий (призначений) в порядку переведення (п. 6.1 Інструкції).

Запис про сумісництво

Відомості про сумісництво вносяться в трудову книжку за місцем основної роботи на підставі документа, що підтверджує роботу за сумісництвом (п. 20 Правил).