Top retail - договір поставки ключові пункти

У цій статті ми постаралися розглянути ключові пункти і особливості договору поставки товару від виробника в роздрібні мережі з точки зору балансу інтересів сторін.

Узгодження замовлень (Order Confirmation)

Необхідно розділяти технічне підтвердження замовлення і його "політичне" узгодження. Великі постачальники зазвичай наполягають саме на політичному узгодженні, на що отримують резонне відповідь про те, що договір поставки підписується для того, щоб торгувати а не для того, щоб не торгувати. І чим більше замовлення, тим краще. Можливий компроміс може бути знайдений в заміні політичного узгодження на технічне, т. е. в договорі або в додатку з логістики прописується фраза "постачальник повідомляє або повідомляє покупця про отриманий і замовлення і його відвантаження. "

Період узгодження нової ціни (Price Change Period)

Один з найскладніших пунктів у договорі. За замовчуванням торгові мережі використовують 30-45 днів (7-14 днів для швидкопсувних і біржових товарів). Основний принцип закладений в цей пункт, який ігнорується постачальниками, говорить про те, що торговельна мережа має право обговорювати ціну. Це право дає їй Цивільний Кодекс (ЦК). Важливо усвідомлювати цей постулат тому, що всі подальші конфлікти є приватними похідними від нерозуміння цього простого правила.

По-перше, договір між оператором мережі або постачальником - індивідуальний. Це не публічна оферта постачальника, до якої мережа може приєднатися чи ні. Індивідуальний означає те, що всі параметри договору обсуждаеми, включаючи ціни. Публічна оферта - це фірмовий магазин постачальника, куди приходять покупці і не можуть купити товар за іншою ціною ніж вказано на ціннику. У нашому випадку це не так.

По-третє, ви ніколи не змусите кого-небудь що-небудь купити якщо покупець заявляє, що ціна для нього занадто висока. Це основа договірного права.

Також потрібно врахувати, що після узгодження ціни, вона завантажується в систему від 3-х до 7-и днів, тобто Постачальнику потрібно орієнтуватися на "дату вступу ціни в силу", а не на ту дату, яку він запитував в першому повідомленні про підвищення ціни.

Момент фіксації ціни (Price Fixation Date)

Розрізняють 2 види фіксації ціни: на момент складання замовлення і на момент доставки замовлення. Другий тип на даний момент вже практично не застосовується мережами (виняток можуть становити біржові товари, що закуповуються за тендером). Всі мережі усвідомили, що фіксація ціни на момент замовлення набагато вигідніше, оскільки від замовлення до поставки проходить від 3-х до 14-ти днів. Фіксацію ціни виробляє електронна система, - при складанні замовлення вона "підтягує" поточну ціну артикулу і вставляє її в замовлення, або зберігає всередині системи якщо мережа вважає за краще не "світити" ціну закупівлі в транспортних документах.

Збережена в системі зв'язка "номер замовлення - дата замовлення - ціна" далі може бути використана при актах звірки за ціною, коли постачальник виставив рахунок-фактуру на оплату з ціною, яка не відповідала даті замовлення. Багато менеджерів постачальників плутають ці дати і вказують в рахунках -фактури некоректні ціни.

Оборотний бонус (Ретро-Бонус, премія від обороту), (Volume Bonus)

На даний момент законодавством дозволено оборотний бонус в розмірі 10%. Підраховується він або щомісяця, або щокварталу. В даному бонус повинна бути обов'язково прописана шкала, при перевищенні якої він виплачується. Потрібно врахувати, що оборотний бонус є засобом парковки додаткових доходів мережі, які історично були набагато вище 10% (в середньому 25-30%), тому розраховувати на узгодження прийнятної шкали не доводиться, - вона буде дорівнює символічним значенням, яке буде досягнуто в будь-якому випадку. При розрахунку бонусу береться оборот з ПДВ.

Графік замовлень і поставок (Order Scheme Delivery Scheme)

Досить технічний пункт, який не викликає багато суперечок. Складається з дати замовлення і дати поставки. Як правило вказуються в днях тижня із зазначенням частоти поставки. Наприклад, Понеділок - завжди дата виставлення замовлення, Четвер - завжди дата поставки в магазин або на РЦ. При цьому замовлення-поставка можуть бути щотижня, раз на два тижні або раз на місяць. Даний параметр частоти заноситься в систему окремо. Для свіжої продукції замовлення-поставка може відбуватися 3 рази в тиждень або щодня. Відповідно, у таких постачальників день замовлення - щодня, день поставки - щодня із зсувом +1 день від дати замовлення.

Графік замовлення створюється в розрізі об'єктів поставки, т. Е. Він може бути різний на кожен магазин або на кожен РЦ. далі Постачальник разом з відділом логістики можуть групувати об'єкти за маршрутами.

Метод поставки (Delivery Mode)

Постачальник може здійснювати поставки по магазинах, в кожен регіон де знаходиться магазин, або на РЦ (Розподільчий Центр) торгової мережі, який може знаходитися в Москві, або в Регіонах (деякі мережі мають більш ніж 10 РЦ). Даний пункт обговорюється індивідуально і викликає суперечки в тому випадку якщо сторони не можуть домовитися про вартість логістики.

Постачальнику потрібно зрозуміти, що безкоштовної логістики не буває. Або він платить окремий відсоток за логістику, або знижує на цей відсоток ціни, або возить сам по магазинах. Постачальникам, в деяких випадках, корисно прорахувати самим скільки б їм коштувало організувати буферні склади в регіонах і розвезення по магазинах.

У більшості випадків послуги власної логістики мереж коштують дорожче ринку, як втім і всі суміжні послуги, які мережі намагаються організувати. Це пояснюється їх низькою внутрішньої ефективністю (за винятком випадків коли мережі наймають великих логістів на субпідряд).

Мінімальне замовлення на магазин (MOQ - Minimum Order Quantity)

Дуже суперечливий пункт. Мережі розраховують даний показник виходячи з оборотності товару на 1 магазин. Постачальники зі свого боку розраховують його виходячи з мінімізації логістичних витрат. Ці розрахунки ніколи не збігаються. Багато помилок відбувається на етапі аггрегации мінімальних замовлень магазинів в конкретне замовлення постачальнику. Мережі розбивають його на коробки, шари в палеті, напів-палеті і повний палет. Як правило в такий дискретизації об'єм не розбивається і його намагаються округлити вниз. Багато мережі також експериментують з витратами на логістику і намагаються організувати cross-dock (перевантаження товару готового для конкретного магазину) і break-bulk (пересортіровка товару під конкретний магазин на складі). Через це іноді виходить вимога постачальника привезти 1 коробку товару на 1 палеті для конкретного магазину.

Мінімальне замовлення встановлюється в рублях або в одиницях товару. Він повинен бути кратний кількістю штук в транспортному коробі (кванта поставки).

Завдання постачальника на цьому етапі - домогтися зустрічі з логістами, бажано спільно з закупщиком, і обговорити всі параметри спільно.

Квант поставки (вкладення в транспортний короб), (Quant, Transport Box Quantity)

Для великих магазинів цей параметр не представляє нічого цікавого. Дискаунтери і Cash Carry вимагатимуть у постачальника спеціальні упаковки. На даний момент більшої популярності набувають упаковки SRP (Sales Ready Pack), які допомагають мереж, на їхню думку, знизити витрати на викладку товару і на промальовування планограмм. Ідеальний SRP це приблизно те, як продаються батончики Марс і Снікерс (міні коробки). Як правило кількість штук всередині такого короба набагато менше ніж в транспортній коробці, що дозволяє знизити товарний запас. Також дані короба виглядають набагато привабливіше в силу свого цікавого дизайну.

Приймання товару (Goods Reciept)

Складність цього пункту відбувається з того факту, що організація приймання на стороні торгових мереж являє в масі своїй повне неподобство. Склади знаходяться на видаленні від центральних офісів і погано контролюються. На одному РЦ розташовуються логісти, контроль якості та документації, служба безпеки. Всі вони підпорядковуються різним керівникам, і мають різні цілі і бізнес-процеси. На складах процвітає корупція і крадіжка. Самі приймальники - це найчастіше некваліфіковані працівники без освіти і з поганим знанням української мови. Проблема ускладнюється тим, що багато постачальників використовують найману транспорт і найманого водія, який не розбиратиметься і відстоювати інтереси на місці. Йому вигідніше поспати в стороні.

Після того як товар вивантажений на рампу починається його приймання. Вона буває швидка і повна. При швидкої приймання товар приймається за кількістю і вибірково по штрих-коду. Перевіряється комплектність документів та їх відповідність товару. При повній приймання палета перевіряється всередині, звіряються всі документи, етикетки, маркування, терміни придатності, розкриваються деякі коробки. На повну приймання потрапляють як правило постачальники з швидкопсувними продуктами, порушники термінів придатності, документів і маркування, "нахабні" постачальники, помічені в недовкладень товару всередині коробів та ін. Також бувають випадки вимагання, коли постачальнику натякають, що за певну мзду процес приймання можуть прискорити .

Перевірку здійснюють співробітники РЦ і відділу якості. Неподалік знаходиться співробітник безпеки, який вирішує конфлікти. Співробітники РЦ, як правило, перевіряють тільки накладну за кількістю товару. Співробітники відділу якості перевіряють все інше. При прийманні свіжого м'яса, свіжої риби та овочів / фруктів може бути присутнім представник відділу закупівель, який перевіряє калібр, сорт, кольоровість, запах і інші параметри (іноді цю функцію виконує відділ якості).

Можна виділити наступні основні проблеми, що загрожують розворотом всієї машини:

При виявленні проблем, частина товару можуть повернути назад. Для цього складається Акт і підписується представником постачальника. У транспортних документах робиться коригування і ставиться синя печатка приймальника. З найманим водієм тут теж можуть бути проблеми. Багато постачальників наполягають на тому, щоб Покупець дочекався приїзду представника постачальника. У реальності це неможливо через щільний графік розвантаження, - ніхто не буде чекати представника годину або два.

Співробітники приймання можуть використовувати такі махінації для того щоб виховати "недбайливих" постачальників:

забирають документи і пропадають
ставлять машину на розвантаження і пропадають
вивантажують товар на рампу і пропадають
крадуть товар з рампи
не роблять коригування на повернене кількість
не повертають оборотну тару або палети, або повертають стару або пошкоджену
не ставлять на розвантаження (машина чекає за воротами)
зайве прискіпливі (особливо стосується скоропорт)
проколюють вакуумні упаковки (зокрема м'ясо та риба)
з розумним виглядом розповідають про неіснуючі в законодавстві вимоги
використовують зламані або неточні термометри і ваги

Повернення товару після приймання (Goods Return)

Нинішнє законодавство досить лояльно до постачальників в цій галузі. Без письмового підтвердження з боку постачальника повернути товар неможливо в будь-якому випадку. Бувають звичайно "грамотні" директора магазинів, які шантажують тим, що не приймуть товар до тих пір, поки постачальник не прийме повернення.

Не можуть бути повернуті швидкопсувні товари і товари з вичерпаним терміном придатності.

Повернення, як правило, відбувається при виявленні в торговому залі пошкоджених упаковок. Нерідко упаковки пошкоджуються самими співробітниками магазинів, тому в кожному випадку потрібно розбиратися окремо. Якщо можливості розбиратися немає, то можна обговорити з Закупником% компенсації за відсутність повернень. Розраховується він від фактичних списань за останній рік.

Штрафи за недопоставку (Penalties for non-delivery)

Незважаючи на гадану складність це пункт вкрай простий за своєю суттю. Всі торгові мережі мають його з тієї простої причини, що практично всі постачальники недовезення товар. Жодна мережа не ставить перед собою завдання заробити на штрафах, - набагато важливіше отримати сам товар. Іноді зустрічається схема, коли постачальник пропонує компенсувати відсутність штрафів оборотним бонусом, розрахованим за фактичними недопоставок за останні 12 місяців до обороту. Це ніяк не мотивує поставляти краще і не вирішує проблему.

Штрафи за недопоставку діляться на 2 частини: штраф за недовезення за кількістю і штраф за запізнення за часом. Другий різновид застосовується не часто і як правило стягується в разі запізнення машини на 1 день. Основним є штраф за повну або часткову недопоставку конкретного артикулу. Деякі мережі технічно не можуть моніторити замовлення в розрізі артикулів, відповідно якщо з двох артикулів один ви привезли на 120% а інший на 80%, то вам зарахують виконання 100%.

Кордоном застосування штрафу за недовезення за кількістю зазвичай вважається рівень 95-97% виконання конкретного замовлення за конкретний артикул. Постачальник повинен визнати, що виконання замовлення на 100% є його основним завданням. Це те, для чого він прийшов у мережу і довго просив взяти його товар на полицю.

Проблеми починаються, коли йде обговорення причин недопоставки. Як правило, поважними причинами є обставини класичного форс-мажору непереборного характеру. До таких можна віднести пожежа, повінь, ДТП, крадіжка вантажу, арешт вантажу, погодні умови і т. П. Постачальники дуже часто плутають форс-мажор з внутрішніми проблемами в компанії: поломка лінії, затримка вантажу або сировини в дорозі, простої на митниці, відсутність товару на складі, а також причини, розглянуті вище в параграфі Приймання товару. В даних випадках постачальник повинен передбачити всі затримки і забезпечити належний буферний запас товару на складі. У кожної мережі теж є багато проблем з кредитами, відкриттями магазинів і т. Д. Організаційні проблеми повинні бути вирішені Постачальником в обов'язковому порядку.

Існує безліч причин призвели до невиконання замовлення з вини торгової мережі. До них можна віднести наступні:

замовлення в неузгоджений день
замовлення менше мінімально узгодженої кількості
замовлення з датою поставки раніше, ніж узгоджена
замовлення практично не пішов до постачальника
простий на розвантаження більше доби
необ'єктивний відмову в прийманні
анулювання замовлення після його відправки Постачальником в дорогу

Дані випадки вимагають детального розгляду перед застосуванням штрафу з залученням відділу логістики торгової мережі.

Сама процедура обробки штрафів виглядає наступним чином:

Потрібно сказати про те, що деякі мережі можуть штраф взаімозачесть відразу, деякі вважають, що більш безпечно буде дочекатися підтвердження постачальника. Постачальник, як правило, штрафи не підтверджує, тому дане заняття мало перспективно. Законодавство штрафи дозволяє зарахувати з повідомним порядком. На то він власне і штраф. Далі його можна оскаржити в суді.

Недружнє вплив (Complience Rules)

В даному пункті говориться про те, що дарувати подарунки один одному вище певної вартості непристойно. Чи не добре залучати співробітників мережі у відрядження і відпустки за рахунок постачальника, оплачувати їм особисті витрати і т. Д. Також в ньому сказано, що недобре давати хабарі співробітникам мережі. Даний пункт може містити штрафи за "здачу корупціонера" як з однієї так і з іншої сторони.

З часів виходу компаній Metro і Auchan на український ринок цей пункт став досить модним серед вітчизняних мереж. Він дозволяє керівництву мережі думати про те, що хабарництва в його компанії можливо стане менше і показати ринку "чистоту і прозорість". Ніякого практичного значення даний пункт не має, з реальністю пов'язаний слабо. Деякі зареєстровані випадки його використання були пов'язані з внутрікланової боротьбою в мережах .

Розірвання контракту (Contract Break)

В даному пункті вказується період за який сторони зобов'язані повідомити один одного до розірвання контракту. Як правило це від 1-го до 4-х місяців. Наявність цього періоду необхідно у зв'язку з великою інерційність всіх процесів. Сторони повинні встигнути виконати свої зобов'язання перед покупцями.

Часто цей пункт використовується в зв'язці з пунктом про період узгодження ціни. Якщо сторони не можуть домовитися яким чином вони опишуть момент припинення відвантажень в разі неузгоджена ціни, вони можуть використовувати даний пункт для більш швидкого розірвання контракту. У ньому можна прописати 2 тижні, або 1 місяць до розірвання.

Місце арбітражного суду (Court Place)

Як правило Київ, але локальні постачальники можуть наполягати на локальних містах.