Теорія використовування документарної ретроспективної інформації

Використанням документів архіву - комплекс робіт щодо забезпе-чення інформаційних потреб суспільства в ретроспек-нормативної документної інформації.

Форми використання архівних документів - це визначений-ні інформаційні послуги, що виконуються архівами за кожним-дому напрямку використання. По кожній формі вико-вання, як правило, складаються певні інфор-ційні документи.

Основними формами використання в архі-ве є:

· Інформаційне забезпечення організацій, структурних під-розділень і громадян відповідно до їх запитами (виконання тематичних запитів);

· Виконання запитів з метою забезпечення прав і законних інтересів громадян;

· Ініціативне інформування установ та організацій, структурних підрозділів про документах архіву за профілем їх діяльності;

· Надання документів користувачам через Новомосковскльний зал для дослідницької роботи;

· Видача оригіналів документів і справ у тимчасове користування;

· Інформаційні заходи в наукових і культурно-просвітницьких цілях (виставки документів, використання документів в засобах масової інформації; організація лекцій, екс-курсу, днів відкритих дверей, уроків та інших просвітницьких заходів).

Інформаційне забезпечення користувачів. Ця форма викорис-тання здійснюється або з ініціативи користувача (ис-конання запитів), або за ініціативою архіву (ініціативне інформування).

Виконання запитів. Найбільш важливою формою використання документів архіву є виконання запитів, в тому числі зі-ціально-правових.

Запит - це лист організації або заява громадянина, в якому сформульована тема, географічні та хронології-етичні рамки необхідної заявникові інформації.

Виконання запиту - пошук і надання споживачеві інформації, що міститься в архівних документах.

Існують наступні види запитів:

· Тематичні (виявлення інформації по конкретній темі або документальне підтвердження будь-якого факту, наприклад освіти установи в такому-то році);

· Персональні, в тому числі біографічні (про життя конкурують-ного особи) і генеалогічні (про історію сім'ї, роду);

O про трудовий стаж;

O розмірі заробітної плати;

O службі в збройних силах;

O участю у Великій Вітчизняній війні 1941 -1945 років. та інших військових конфліктах відповідно до Закону України «Про вітру-нах», про участь в партизанському і підпільному русі, на-ходінні на окупованій території, в блокадному Ленін-граді та ін .;

O перебування в концтаборах, гетто, вивезення на примусові роботи до Німеччини в період Великої Вітчизняної війни;

O роботі в роки Великої Вітчизняної війни;

O знаходженні на лікуванні, стан здоров'я;

O нагородження, присвоєння звань;

O освіті, навчанню;

O репресії, розкуркулювання, реабілітації;

O народження, смерть, шлюби і інших актах цивільного стану;

O майнових і спадкових правах і ін .;

Виконання запиту складається з декількох етапів:

· Прийом запиту і робота з заявником;

· Пошук інформації, яка запитується;

· Складання і видача заявникам відповідей на запити.

Ініціативне інформування установ та організацій, струк-турне підрозділів про документах архіву за профілем їх діяль-ності. На відміну від виконання запитів організацій і громадян така форма використання архівних документів, як ініціати-активне інформування, здійснюється самим архівом без звернення споживача. Виявлення документів проводиться в рас-подружжю на потенційного споживача інформації. Друге отли-чие від виконання запитів полягає в тому, що споживачами інформації при ініціативному інформуванні є ис-ключітельно юридичні особи: для державного архіву - органи державної влади, управління та місцевого самоврядування за-ління, наукові та громадські організації, закордонні наукові і культурні організації; для відомчого архіву - керівництво організації, керівники структурних підрозділів, а також інші організації, документи про діяльність яких відклалися в архіві.

Робота по ініціативному інформування ведеться в соот-повідно до плану. При складанні плану спочатку необхідно виявити коло постійних споживачів інформації або катего-рій споживачів інформації.

У практиці роботи деяких архівів включення теми в план роботи по ініціативному інформування виробляє-ся вже після узгодження з користувачем.

Потім здійснюється виявлення документної інформації, відповідної передбачуваним (згідно з вашими розрахунками) інформаційними запитами потенційного споживача.

В результаті роботи по ініціативному інформування в го-жавної або відомчому архіві, як правило, склад-ся інформаційний лист, в якому вказується перелік інформаційних послуг архіву з вка-пізнанням їх вартості.

Надання документів та науково-довідкового апарату в Новомосковскльном залі архівів здійснюється безкоштовно. У дер-ном архіві плата стягується в тому випадку, якщо дослідник не веде самостійний пошук (як за виконання тематичного запиту).

Розклад роботи Новомосковскльного залу повинно бути вивішено на доступному місці, зазначено в довідниках або розміщено на сай-ті архіву в Інтернет.

При першому відвідуванні державного архіву на кожного користувача заводиться особова справа, в яке підшиваються:

· Всі листи-направлення та заяви даного користувача;

· Анкета дослідника з підпискою про знайомство з правилами роботи Новомосковскльного залу і зобов'язанням їх виконувати;

· Замовлення на видачу описів і справ;

У відомчому архіві на кожного користувача заводиться картка із зазначенням основних відомостей про посаду, місце ра-боти, цілі і теми дослідження, що були замовлені справах і ін.

У разі пошкодження або розкрадання справ, внесення змін в текст документів і т.д. користувач несе відповідальність: від лі-шення права користування Новомосковскльним залом до кримінальної відповідь-ності.

Видача справжніх документів і справ у тимчасове користування.

Справжні справи і доку-менти видаються або фондообразователей, який передав їх на збе-ня (як фізичним, так і юридично особам), або органам суду, прокуратури, Федеральної служби безпеки (ФСБ) або МВС у виняткових випадках, коли в цілях захисту законності або державної безпеки необхідний саме оригінал Документа. Справи видаються у тимчасове користування на підставі запиту (заяви) фондообразователя, а також його спадкоємців або правонаступників, в якому вказується, для яких цілей і які саме документи (бажано, з шифрами) повинні бути видані.

В архіві складається акт видачі справ у вре-тимчасове користування, в якому перераховуються шифри видав ваемих справ, вказується термін повернення документів і закріплюється відповідальність користувача за їх збереження. Після повернення справ ар-хівом проводиться перевірка їх наявності та стану.

Публікація документів. Під публікацією архівних документів розуміють сукупність робіт з підготовки документів до видання.

Публікація готується в кілька етапів:

· Виявлення і відбір документів;

· Вибір і передача тексту документа;

Інформаційні заходи в наукових і культурно-освітніх цілях.

Форми використання документів в наукових і куль-турно-просвітницьких цілях дуже різноманітні:

· Організація виставок документів;

· Використання документів архіву в засобах масової інфор-мації;

вечорів-зустрічей з громадськістю;

екскурсій в архіви;

презентацій, днів відкритих дверей;

лекцій і доповідей;

уроків для студентів і школярів.