Свій бізнес приватний архів

Багато підприємців для спрощення ведення свого бізнесу і скорочення своїх витрат вдаються до послуг аутсорсингових компаній. Найбільш часто стороннім компаніям передають на ведення бухгалтерії або охоронну діяльність. Набагато менше поширення отримав аутсорсинг ведення документообігу, хоча багато компаній змушені приділяти чимало часу цього бізнес-процесу, який не приносить ніякого прибутку і є необхідною побічної діяльністю. Займатися документообігом можуть сторонні компанії, які представлені на ринку приватними архівами.

Вони мають мало відношення до державних установ, тому що працюють з приватними документами і надають послуги населенню, які не можуть прийняти в свої обов'язки громадські організації. Однак приватний архів може займатися і багатьма іншими видами діяльності, які пов'язані з пошуком і структуруванням інформації. Подібне починання може бути вельми перспективним, особливо для людини, яка здобула вищу освіту за цією спеціальністю, але не хоче працювати в державних структурах, що цілком природно, враховуючи розмір заробітної плати на такій посаді.

В даний час дуже невелика кількість компаній займається діяльністю з ведення документообігу та надає послуги приватних архівів. У зв'язку з цим можна розраховувати на те, рівень конкуренції буде мінімальним, а в деяких не дуже великих містах можна опинитися першою компанією на ринку, яка надає архівні послуги. Однак варто зазначити, що не всі компанії поки ще відчуває необхідність в передачі свого документообігу на аутсорсинг, серед приватних осіб і зовсім дуже мала кількість людей відчуває необхідність в зберіганні своїх документів. Тому, перш ніж починати таку діяльність, потрібно ретельно вивчити ринок і попит людей на послуги приватних архівів. Складний документообіг спостерігається зазвичай тільки у великих компаніях, які займаються різноманітною діяльністю. Також потрібно відзначити, що не всі документи фірма може передавати в сторонню компанію, тому що деякі з них необхідні для діяльності і функціонування фірми, а деякі вона зобов'язана зберігати у себе відповідно до законодавства. У будь-якому випадку спочатку не має сенсу відкривати занадто великий архів, краще почати з невеликого підприємства, ноти урахуванням можливостей розвитку і збільшення своїх площ.

Для початку роботи потрібно зареєструватися як суб'єкт підприємницької діяльності. Найпростіше зареєструватися як індивідуальний підприємець, це зажадає трохи коштів і займе трохи часу. Якщо є необхідність в реєстрації юридичної особи, то кращою формою є товариство з обмеженою відповідальністю, тому що в цьому випадку, як і в випадку з індивідуальним підприємництвом, буде доступна спрощена система оподаткування. Це дає можливість перерахувати на користь держави не більше 6 відсотків від доходів або 15 відсотків від операційного прибутку. Також вказується відповідний код КВЕД, і подібна діяльність підпадає під визначення (ОКПД 2) 91.01 Послуги бібліотек і архівів. Однак далі слід отримати ліцензію на здійснення архівної діяльності, а саме на такий перелік послуг як «опис, консервація, реставрація архівних документів». Органом, що ліцензує є Державна архівна службаУкаіни, і в місцеве її відділення передається наступний пакет документів:

Б) копії установчих документів (якщо вони не посвідчені нотаріусом - з пред'явленням оригіналів);

В) копія свідоцтва про державну реєстрацію підприємства;

Г) документ, що підтверджує оплату розгляду заяви;

Д) довідка податкового органу про постановку на облік або свідоцтво про державну реєстрацію фізичної особи як індивідуального підприємця зі штампом податкового органу;

Е) відомості про кваліфікаційний склад (кваліфікації) фахівців (а), в тому числі атестаційні документи (при наявності);

Е) інформація про наявність необхідної технічної бази або можливості використання відповідного устаткування і матеріалів.

Після отримання всіх дозволів можна приступати до пошуків місця для своєї організації. Як вже було зазначено, в перший час буде досить невеликого приміщення для зберігання всіх паперів, однак потрібно розраховувати ще й на те, що буде потрібно робочий простір для багатьох інших видів діяльності. Приватний архів пропонує своїм клієнтам не тільки всі можливі архівні послуги, а й знищення документів, а також їх переведення в електронну форму. Деякі з компаній також займаються збором необхідної інформації з подальшим наданням офіційних довідок і висновків. Також серед населення популярна така послуга, як складання генеалогічних довідників по прізвищах і навіть з'ясування інформації про предків клієнта за запитом; втім, це вже дещо інший вид бізнесу.

Таким чином, приватний архів має спеціальне приміщення для зберігання документів офісний простір для роботи співробітників. Причому, потрібно відзначити, що зберігання документів можливо тільки в спеціально підготовленому для цього приміщенні, який має певний температурний режим і вологість повітря. Папери повинні зберігатися таким чином, щоб вони не псувалися з часом. Для офісних приміщень досить купити меблі і комп'ютери для кожного співробітника, а також периферійні пристрої, в тому числі і для повного знищення документів. Великі архіви можуть займати сотні квадратних метрів, починаючий підприємець підбирає приміщення в залежності від передбачуваного обсягу роботи і зберігання документів. Якщо є у власності будівлі або приміщення, його можна орендувати, при цьому приватний архів не обов'язково повинен розташовуватися в районах міста з найдорожчою орендою, однак розміщення на околиці може бути незручно для багатьох клієнтів. Найкраще спочатку розраховувати на кілька сотень тисяч рублів для організації бізнесу, однак сума може бути дуже різною в залежності від розміру архіву і числа зайнятих працівників.

У приватному архіві клієнти також цінують збереження конфіденційності, ніхто не зможе отримати інформацію через архів, якщо не має на те відповідного дозволу. Приватні особи найчастіше використовують архів як місце зберігання своїх важливих документів, які небезпечно або недоцільно зберігати у себе вдома. Приватний архів займається і відновленням пошкоджених документів (реставрацією), тому в штаті повинен бути відповідний фахівець. В інформаційний вік часто клієнти потребують перекладу паперових документів на електронний носій, і тут потрібні навіть послуги програмістів, які зможуть утримувати велику електронну базу даних архіву. Не варто і забувати про те, що сам архів повинен налагодити свою внутрішню систему, яка дає можливість отримувати інформацію в найкоротші терміни. Це особливо актуально, якщо передбачається відкриття нового архіву як продовження свого підприємства. Нарешті, архів повинен співпрацювати з державними установами, передавати в них необхідні відомості, отримувати інформацію з них і при необхідності переймати на зберігання документи. Також потрібно задуматися і про те, що в разі ліквідації приватного архіву доведеться передати всю наявну документацію в іншу компанію або державний архів.

Вартість послуг такої компанії є дуже малою для кожного документа, тому приватні особи можуть звертатися в приватний архів через невеликі витрат. Великі компанії ведуть великий документообіг, тому і платити їм доводиться за дуже велику купу паперів - звідси і складається дохід організації. Безпосередньо саме зберігання документів навряд чи стане серйозним джерелом доходу, зазвичай архів заробляє на наданні послуг обробки. Ціна роботи за одну справу не перевищує тисячу рублів, але завдяки величезному обсягу щомісяця складається чимала сума. Коли архів отримає достатню кількість клієнтів, він буде забезпечений роботою постійно, що дасть можливість мати значний прибуток. Замовник економить за рахунок того, що позбавляється від необхідності утримувати власного архіваріуса і / або документознавців - в общем-то, на цьому і заснована будь-яка аутсорсингова компанія.

Подібний бізнес добре підходить тим людям, які хочуть пов'язати своє життя з веденням документообігу, але не бажають працювати на когось. Якщо пройти перший складний етап, поки є трохи клієнтів і згодом збільшити їх число, то можна забезпечити себе стабільним і постійним доходом. Надалі можна відкривати нові архіви у різних кінцях міста або навіть почати займатися охопленням інших населених пунктів.

Матіас лауданумом
(C) www.openbusiness.ru - портал бізнес-планів і посібників з відкриття малого бізнесу