Створення проектної команди - методи управління проектами

У практиці проект-менеджменту використовуються два основних види структури проектної команди.

Матрична форма структури команди

Ця форма застосовується, як правило, для малих і середніх проектів, тривалість життєвого циклу яких до двох років (цей критерій в різних країнах варіюється від 0,5 до 2 років). Суть матричної форми полягає в тому, що в проектну команду підбираються фахівці з функціональних відділів фірми на тимчасовій контрактній основі. З точки зору людських аспектів управління проектами, матрична форма має як переваги, так і недоліки.

* Гнучкість в організації та розвитку команди;

* Повноваження функціональних відділів фірми не дублюються;

* Наявність у членів команди «впевненості в завтрашньому дні».

Проект-менеджер має можливість отримати з функціональних відділів стільки фахівців, скільки йому необхідно для виконання обсягу робіт на даний період. При збільшенні або зменшенні обсягу, або при появі нових видів робіт, він може змінити кількісний і якісний склад команди за рахунок функціональних відділів фірми. Це нормальний процес розвитку команди.

У проектній команді не створюються власні функціональні відділи, тому повноваження і функції окремих фахівців, зайнятих виключно в проекті, не перетинаються з повноваженнями постійно діючих функціональних відділів фірми.

Після завершення проекту учасники команди повертаються в свої функціональні відділи і продовжують працювати на фірмі. Закінчення робіт по проекту не пов'язане у них з почуттям занепокоєння, невпевненості і необхідності шукати роботу. Це є дуже важливим позитивним фактором матричної структури.

* Відсутність принципу єдиноначальності;

* Проблеми з розподілом ресурсів в рамках фірми;

* Складність взаємовідносин всередині фірми.

Основний недолік матричної структури команди - це порушення принципу єдиноначальності. Перетин вертикальних і горизонтальних зв'язків викликає труднощі в організації та управлінні командою.

Проектна форма структури команди

Для реалізації великого проекту всередині фірми створюється як би філія фірми, копія зменшеного масштабу. Функціональні відділи цієї нової структури є проектну команду. Ця організаційна форма також має як переваги, так і недоліки.

* Визначеність положення усередині фірми;

* Концентрація зусиль і націленість всієї команди на результат проекту.

Так як команда створюється на тривалий термін (більше 2 років), вона повністю орієнтована на проект і його керівника. Найважливішою перевагою проектної форми є те, що вона концентрує всі зусилля учасників на досягнення головної мети проекту, не відволікаючи їх на виконання інших обов'язків в функціональних відділах фірми.

* Дублювання функцій всередині фірми;

* Відсутність гнучкості в розвитку і реорганізації команди;

* Невпевненість членів команди в отриманні роботи після завершення проекту.

Наявність філій функціональних відділів фірми всередині проектної команди призводить до дублювання функцій. Цей факт пов'язаний з додатковими витратами фірми. У разі менших проектів витрати на дублювання вже існуючих на фірмі відділів стають непосильними.

Етапи створення команди.

Проектна команда зазвичай переживає п'ять стадій:

Головні труднощі і перші «підводні камені» на етапі формування команди можна сформулювати в наступному вигляді:

Взаємовідносини в команді:

Визначення місця тимчасової команди всередині фірми:

Чи користується проект підтримкою керівництва?

На цьому етапі проект-менеджер повинен докладати інтенсивні зусилля з подолання «підводних каменів» і згуртовування команди на основі головної мети проекту.

Рекомендується проводити спільні наради для обговорення наступних питань:

* Працюємо ми як єдина команда?

* У чому наша сила і які у нас недоліки?

* Як складаються наші взаємини?

* Що ми можемо поліпшити і як?

* Які кроки необхідно зробити для досягнення бажаних змін?

* З якими проблемами і труднощами нам швидше за все доведеться зіткнутися в найближчому майбутньому?

2. Період спрацьовування учасників.

Загальні проблеми на етапі спрацьовування команди виглядають наступним чином.

Труднощі в роботі команди:

Помилкові методи звіту:

3. Період нормального функціонування.

Проект-менеджер виробляє зміни в кількісному і якісному складі команди з кількох причин: через зміну обсягів і видів робіт; заміни деяких працівників через їх непридатність; залучення нових фахівців; запрошення тимчасових експертів і т.п. Все це нормальний процес розвитку команди.

5. Розформування команди.

Характеристика ефективної команди та рекомендації проект-менеджеру.

Ефективну команду можна охарактеризувати загальноприйнятими критеріями ефективності будь-якої організаційної структури, однак є специфічні риси, властиві тільки проектній команді:

Перш за все, це націленість всієї команди на кінцевий результат, ініціатива і творчий підхід до вирішення завдань.

Висока продуктивність і орієнтованість на кращий варіант рішення, активне і зацікавлене обговорення виникаючих проблем доповнюють характеристику ефективної команди.

Підбір професійно підготовлених фахівців визначає технічно грамотне рішення виникаючих питань.

У процесі роботи в ефективній команді ясно простежується взаємозв'язок і взаємодія її учасників в атмосфері довіри і участі.

Ентузіазм і творчий підхід у розвитку команди також мають місце.

Деструктивні конфлікти рідко виникають в такій команді, а конструктивні - заохочуються, так як призводять до прийняття кращого рішення.

Всі члени команди відчувають відповідальність за виконання проекту в цілому і за виконання завдань окремими виконавцями. У цьому особливо ясно проявляється висока командне почуття.

Рекомендації, що класифіковані за напрямками, допоможуть проект-менеджеру виконати цю найважливішу функцію.

1. Основні труднощі і бар'єри.

Проект-менеджер повинен розуміти, що його чекають різні перешкоди на шляху становлення команди, і постаратися створити відповідну її потребам довкілля. В першу чергу проект-менеджеру треба уникати таких помилок:

* Неясні цілі, або часта зміна цілей і пріоритетів;

* Недостатні ресурси та фінансування;

* Боротьба за владу і конфлікти в команді;

* Недостатнє технічне оснащення;

* Відсутність зацікавленості і підтримки з боку керівництва.

2. Розподіл обов'язків і повноважень.

Перш за все, повинні бути визначені керівні посади за напрямками діяльності, призначені відповідні фахівці, розподілені між ними функції і обов'язки та делеговані необхідні повноваження. Всі призначення повинні бути обумовлені індивідуально з кожним кандидатом.

3. Планування діяльності команди.

Планування діяльності команди має починатися з самій ранній стадії проекту.

4. Розвиток команди.

Проект-менеджер повинен постійно стежити за змінами в роботі команди. Часто виникають конфлікти, зниження інтенсивності, що повторюються помилки - це сигнал неблагополуччя в команді.

5. Створення сприятливого іміджу команди.

Надзвичайно важливо для проект-менеджера забезпечувати необхідне оточення для ефективної роботи команди проекту.