Стаття тайм-менеджмент управління часом

Ми пропонуємо популярні семінари і тренінги. а також тренінги з управління часом. які допоможуть Вам отримати знання і збільшити ефективність Вашої роботи.

Тайм-менеджмент стає все більш і більш популярним інструментом організації свого особистого, робочого і корпоративного часу. Він включається в себе ряд технік і інструментів, що дозволяють змусити нематеріальний ресурс часу працювати на себе і досягати цілком конкретних результатів. Грамотна настройка ТМ-системи значно спрощує робочий процес і робить його ефективнішим, до того ж вивільняється значний ресурс часу, який раніше витрачався неорганізовано, а отже неефективно.

Плануємо робочий день.

За статистикою, приблизно 95% людей живуть в режимі одного дня, не замислюючись про те, до чого і куди веде їх діяльність. Повсякденне «текучка» поглинає настільки, що думати про перспективу зовсім немає сил, бажання і часу. Тому просто необхідно організувати свій робочий день і процес таким чином, щоб робота залишала сили на відпочинок, особисті інтереси та інші речі. У тайм-менеджменті є ряд перевірених технік, які дозволяють зробити це без особливих зусиль і які дають відчутний результат при мінімальних вкладеннях.

Краще рішення для роботи з такою схемою це щовечора або ранок (вечір все ж краще) складати такий план на завтрашній день. З ранку, коли ви прокидаєтеся і радісно поспішайте на роботу, одного погляду в ваш планувальник буде достатньо для того, щоб зрозуміти картину сьогоднішнього дня і оцінити фронт робіт.

Говорячи про планування дня, не можна не згадати «контекстне» планування. Справа в тому, що існує ряд завдань, виконання яких можливе лише при наявності тих чи інших контекстів. Наприклад, буду проїжджати повз шиномонтажу - поміняти гуму, прийде шеф - задати ось ці три питання, подзвонить клієнт - уточнити такий-то момент (звичайно, у кожної людини можуть бути свої контексти). Але ось уже який день ви не бачите шефа, клієнт вам не дзвонить, а шиномонтаж не трапляється по дорозі, і знову і знову доводиться переписувати завдання з дня на день.

Для планування подібних завдань є просте рішення. Створіть у себе в щоденнику кілька сторінок з типовими для вас контекстами. Кожному контексту - один лист. І при виникненні потрібних вам обставин, просто загляньте туди і вирішите питання. Вам напевно доводилося бачити і чути щось подібне: людина зустрічає начальника і говорить щось на кшталт: о, Іван Іванович, добрий день! Щось я хотів запитати у вас ... Це ... Хм, щось з голови вилетіло.

При використанні контекстного планування у вас подібної проблеми не виникне.

Тепер, коли у нас на руках готовий план дня і безліч «гнучких» завдань, необхідно виділити серед них головне. Існує класична схема розподіл завдань на важливі / неважливі і термінові / нетермінові. Важлива справа може бути терміновим, а може і почекати. Термінове ж справа може бути важливим, а може бути і дріб'язковим. Так як більшість людей живе, як уже згадувалося вище, в режимі сьогоднішнього дня, то їм людям властиво братися, перш за все, за те, що вимагає якнайшвидшого виконання. Якщо доводиться вибирати між двома справами, то вибирається найбільш термінове, а не найбільш важливе. Особливо це актуально в такому режимі робочого дня, де протягом дня постійно надходять розпорядження зверху, або клієнт терміново просить щось зробити. Люди не знають, за що взятися в першу чергу. А в першу чергу потрібно робити головне!

Є два простих принципи, які допомагають в режимі великої кількості завдань виділити головне і не кинутися на «свіже» доручення. Перше, принцип «ППО» - почекай виконувати - скасують. Часто «термінові» завдань не настільки термінові, як їх представляє начальство або клієнт, і вони цілком можуть почекати. Тут вже немає точно рецепта, як визначити, чи може справа почекати чи ні, це потрібно зрозуміти по ситуації.

Другий принцип більш радикальний, але він добре охолоджує голову від палаючих справ: якщо можеш щось не робити (без шкоди роботі, прибутку, клієнту) - не роби.

В цілому ж питання пріоритетів достатню особиста справа. Потрібно для себе визначити ряд критеріїв, на основі яких ви будете визначати важливість завдання. Наприклад, розпорядження від шефа, завжди потрапляє в список важливих, офісні справи - в список непріоритетних і т.д. На основі цих критеріїв ви легко побудуєте свою схему важливих / неважливих і термінових / нетермінових справ.

З чого почати робочий день.

Вчимося нічого не забувати.

Важливо пам'ятати, що одне погляду в планувальник на початку дня недостатньо, щоб утримати весь обсяг інформації в голові, тому заглядати в план на день необхідно кілька разів на дню, а в тижневий план необхідно заглядати раз в день, щоб з тижневих справ щось могло перенестися в план дня. Якщо ваш планувальник у вас перед очима, то ви нічого не забудете. І пам'ятайте наступне: будь-яка думка або ідея повинна мати фізичне вираження - вона повинна бути записана на папері, в комп'ютері або, на худий кінець, на зап'ясті.

Якщо ви користуєтеся електронним планувальником, наприклад Outlook, то в ньому завжди можна встановити «напоминалку», яка повідомить про себе в призначений вами час.

Головний же принцип, який не дозволить вам нічого забувати - все записувати і, бажано, в зручну для вас систему (наприклад, «жорстко-гнучкий» алгоритм планування). Пам'ятайте, що «найгостріша пам'ять тупіше самого тупого олівця».

Як уникнути авралів.

Використовуючи всі перераховані вище техніки, налаштувавши свою зручну для вас ТМ-систему, ви скоро побачите, що ваш час тепер витрачається на головне, на нема на другорядне, що терміни «горять» все менше, а тому з'являється відчуття впевненості і стабільності. Встигайте все!